במבט חטוף ופשוט תוכלו לראות את השימוש בחדרים ובמשאבים ביומן Google. מרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights) מספק מדדים לניתוח השימוש של הארגון במרחבים. המידע הזה יכול לעזור לכם לתכנן את הפעולות שלכם כדי לחסוך זמן ולהפחית עלויות.
תובנות שאפשר לקבל מלוח הבקרה
לוח הבקרה עוזר לענות על שאלות כמו:
- מהם החדרים הכי פופולריים שלך?
- האם החדרים שלכם לא מנוצלים מספיק או מנוצלים יתר על המידה?
- מהם גדלי החדרים הכי פופולריים?
- איזה ציוד משמש לשימוש בחדר?
- מהן השעות הכי טובות לתזמן עבודות תיקון ותחזוקה?
לפני שמתחילים
משתמשים בפורמט מובנה לחדרים – רק מדדים של משאבים מובנים מופיעים במרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights).
מידע נוסף מופיע במאמר בנושא שימוש במשאבים מובנים ביומן Google.
הגדרת קטגוריית החדר כמרחב לפגישות – ההגדרה הזו נדרשת כדי להציג מדדים בלוח הבקרה 'מרכז מדדי השימוש בחדרים (Room Insights)'.
הגדרת אזור הזמן לכל חדר – צריך לעדכן את אזור הזמן המקומי כדי שהנתונים בלוח הבקרה יוצגו בצורה נכונה.
הפעלת זיהוי תפוסה בחדרים עם ציוד ל-Meet.
מידע נוסף מופיע במאמר בנושא הפעלת זיהוי תפוסה.
הגדרת אזורי זמן
יש 2 דרכים לעדכן את אזור הזמן של המשאבים: בכמות גדולה באמצעות API או אחד בכל פעם ביומן Google.
שימוש ב-API לעדכונים של כמה פריטים בו-זמנית
פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא Calendar API.
הגדרה בנפרד ביומן Google
כדי לבצע את המשימה הזו אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.
- נכנסים לחשבון האדמין ופותחים את יומן Google.
- בסרגל הצד שמימין, מעבירים את העכבר מעל יומנים אחרים.
- לוחצים על סמל ההוספה
חיפוש משאבים. - לצד המשאב שרוצים להוסיף, לוחצים על החץ למטה
ומסמנים את התיבה. המשאב יופיע עכשיו ברשימה ההגדרות של היומנים שלי. - בקטע ההגדרות של היומנים שלי, לוחצים על המשאב כדי לפתוח את אפשרויות ההגדרות.
- בהגדרות היומן, בקטע אזור זמן, לוחצים על החץ למטה ובוחרים את אזור הזמן הנכון מהרשימה.
מעבר למרכז הבקרה
כדי לראות את לוח הבקרה, צריך הרשאות גישה למדדים לגבי תפוסת חדרים.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
הארגון שלי
בניינים ומשאבים
מדדים לגבי תפוסת חדרים.כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.
פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא מעקב אחר השימוש בחדרים ובמכשירים של ציוד ל-Meet.
שינוי ההיקף ומסגרת הזמן של לוח הבקרה
אפשר להגדיר מסנן בלוח הבקרה כדי לראות חדר, בניין, קומה, קיבולת או תכונה מסוימים. אפשר גם לשנות את התקופה שמוצגת. לדוגמה, אפשר להגדיר מסנן של יום בשבוע כדי לראות נתונים של ימי השבוע ולא של שבת וראשון.
המסנן ואמצעי הבקרה של טווח התאריכים מוצגים בחלק העליון של מרכז הבקרה. טווח התאריכים מופיע בצד שמאל הרחוק והמסנן של מרכז הבקרה מופיע בצד ימין.
כדי להגדיר מסנן, לוחצים על סמל הוספת מסנן 
, בוחרים את האפשרויות הרצויות ולוחצים על אישור. השינויים שביצעתם יוצגו באופן מיידי.
כדי להגדיר את טווח התאריכים, לוחצים על טווח התאריכים הקיים כדי לפתוח את אמצעי הבקרה. אחרי שבוחרים טווח תאריכים חדש, לוחצים על אישור כדי לעדכן את הדוח.
הערות:
- כדי לראות מידע חשוב על כל תרשים, מעבירים את העכבר מעל 'מידע על התרשים הזה'
בפינה העליונה. - יכול להיות שיעברו לפחות 24 שעות עד שנתוני השימוש בחדרים יופיעו בלוח הבקרה.
- אם מזמינים משאב לתאריך בעבר, הוא לא יתועד בלוח הבקרה. לדוגמה, אם היום הוא 27 בדצמבר 2021 והזמנתם משאב ל-26 בדצמבר 2021, לוח הבקרה יתעלם מההזמנה הזו.
הורדת נתונים ממרכז הבקרה לצורך ניתוח
אדמינים יכולים לצפות בנתונים של לוח הבקרה בפורמט של גיליון אלקטרוני או טבלה כדי לבצע ניתוח נוסף. כדי להוריד את נתוני ההזמנות ושיעורי התפוסה של החדרים, לוחצים על סמל ההורדה 
בפינה השמאלית העליונה של לוח הבקרה 'תובנות'.
הנתונים ממרכז הבקרה מיוצאים לקובץ CSV. הוא מציג את התצוגה הנוכחית שהגדרתם באמצעות אפשרויות הסינון וטווח התאריכים שנבחרו במרכז הבקרה. לפני שמורידים את הנתונים, חשוב להגדיר את האפשרויות של המשאבים ופרקי הזמן שרוצים לנתח.
ציוד ל-Google Meet וזיהוי תפוסה
אם בארגון שלכם משתמשים בציוד ל-Google Meet ויש לכם מכשירים שתומכים בזיהוי תפוסה, תוכלו לראות תרשימים נוספים בלוח הבקרה 'תובנות לגבי חדרים' שיעזרו לכם לקבל החלטות לגבי תכנון המרחב. מידע נוסף מופיע במאמר בנושא מעקב אחרי השימוש בחדרים ובמכשירים של ציוד ל-Meet.