שימוש במשאבים מובנים ביומן Google

‫Google ממליצה להגדיר את המשאבים ביומן באמצעות פורמט מובנה. משאבים מובְנים כוללים מידע על מיקום המשאב, הקיבולת או הציוד. היומן משתמש בנתונים האלה כדי לספק פרטים נוספים על החדרים ועל המשאבים, וכך לעזור למשתמשים לבחור את המשאב שהכי מתאים לצרכים שלהם. הגדרת משאבים מובנים כדי ליהנות מהתכונות החדשות של יומן Google ומהיכולות המשופרות שלו.

במשאבים לא מובנים (מדורי קודם) משתמשים רק בשדות האלה:

  • מזהה המשאב
  • שם
  • תיאור

אם הגדרתם רק את השדות האלה למשאב, זהו משאב מדור קודם. משאבים שנוצרו לפני 17 באוקטובר 2017 הם כנראה משאבים מדור קודם.

היתרונות של משאבים מובְנים

שינוי הנתונים לפורמט מובנה דורש קצת עבודה נוספת, אבל ההשקעה הזו משתלמת. כשמבנים את המשאבים, המשתמשים יכולים:

מעבר למשאבים מובְנים

כדאי להמיר את המשאבים לפורמט מובנה כדי שתוכלו ליהנות משיפורים עתידיים ביומן Google. כשמשתמשים במשאבים מובְנים, המשתמשים מקבלים את חוויית השימוש הטובה ביותר בהזמנת חדרים ובתכונות אחרות ביומן.

הסבר על השינויים, בדיקה ותקשור

שימוש במידע מובנה על משאבים משנה את האופן שבו המשתמשים מקיימים אינטראקציה עם היומן. כדי להתכונן לשינויים האלה, מומלץ:

  • לנתח את האופן שבו המשאבים הנוכחיים מנוהלים, ולהבין איך מעבר לפורמט מובנה משנה את חוויית המשתמש.
  • כדאי להשתמש במשאבים מובְנים בסביבת בדיקה קודם כדי לראות איך השינויים ייראו. מומלץ לשמור גיבוי של פרטי המשאבים הנוכחיים.
  • עדכון של אפליקציות פנימיות ותוכנות צד שלישי. לדוגמה, אפליקציות שמסתמכות על מוסכמות שמות בהתאמה אישית.
  • חשוב להודיע למשתמשים על ההתנהגות החדשה ועל השינויים, ולנהל את ההשקה של השינויים האלה.

שינויים בחוויית המשתמש

המשתמשים יראו את השינויים הבאים כשתתחילו להשתמש בפורמט המובנה החדש בחברה שלכם.

שינוי תוצאות החיפוש

לפני

המשאבים מוצגים כשם משאב ארוך אחד

אחרי

המשאבים מוצגים עם מידע מסודר

שינוי התצוגה של חדרים ושל פריטים שאינם חדרים

לחדרים (קטגוריה CONFERENCE_ROOM)

1. שם המשאב
2. מבנה
3. קומה ואגף
4. קיבולת
5. ציוד אודיו/וידאו

1. שם המשאב
2. מבנה
3. קומה ואגף
4. קיבולת
5. ציוד אודיו/וידאו

לפריטים שאינם חדרים (קטגוריה OTHER)

1. שם המשאב
2. מבנה
3. קומה ואגף
4. קיבולת
5. סוג מקור המידע
6. ציוד אודיו/וידאו (אם קיים)

1. שם המשאב
2. מבנה
3. קומה ואגף
4. קיבולת
5. סוג מקור המידע
6. ציוד אודיו/וידאו (אם קיים)

שינוי התצוגה של המשאבים

כשמצביעים על משאב, מוצגים פרטים נוספים:

לחדרים (קטגוריה CONFERENCE_ROOM)

לפריטים שאינם חדרים (קטגוריה OTHER)

הסדר של המשאבים השתנה

לפני 17 באוקטובר 2017

בעבר, הקיבוץ ברשימת החדרים התבסס על שמות המשאבים. לדוגמה, החדרים מופיעים לפי הקידומת ולא לפי משהו שיעזור להחליט באיזה משאב להשתמש. אם היו לכם הרבה חדרים עם תחילית מסוימת (לדוגמה: CH-ZRHA), כל החדרים האלה קובצו יחד תחת התחילית הזו.

דוגמאות לשמות של משאבים:

CH-ZRHA-FavoriteRoom'1 [Phone, VC]

CH-ZRHA-SecondFavoriteRoom'1 [Phone, VC]

US-SFO-RoominSFO'2 [Phone, VC]

קיבוץ לפי תחילית:

כאשר הבניינים הם ZRH-OfficeA ו-SFO-OfficeB

אחרי 17 באוקטובר 2017

הקיבוץ מבוסס על הבניינים שאתם יוצרים. חדרים וחדרים שאינם חדרים יקובצו בצמתי הבניין שלהם.

דוגמה לשמות חדשים שנוצרו אוטומטית:

ZRH-OfficeA-1-FavoriteRoom (4) [Phone, VC]

ZRH-OfficeA-1-SecondFavoriteRoom (2) [Phone, VC]

SFO-OfficeB-RoominSFO (2) [Phone, VC]

כאשר הבניינים הם ZRH-OfficeA ו-SFO-OfficeB

קיבוץ לפי שם הבניין:

שמות הקומות וסדר התצוגה שלהן:

הקומות בבניינים מוצגות בסדר מספרי. לדוגמה:

  • הקומה '1' מופיעה לפני '2'
  • הקומה '12th' מופיעה לפני '1st', כי '2'< 's'

כדי להציג את הקומות בסדר הנכון, צריך להשתמש במספרים לקומות, למשל: '01', '02', …, '12'

שינוי שמות המשאבים והתצוגה

למשאבים מדור קודם, Google המליצה על פורמט ספציפי לשמות המשאבים. היררכיית משאבים נוצרת באופן אוטומטי כאשר נוספים יותר מעשרה משאבים עם הסימן '-'. אם יש יותר מ-100 משאבים בקבוצת כותרות, הקבוצה תפוצל לכותרות משנה.

בעזרת מידע מובנה על משאבים, מוסכמת השמות של Google הופכת לסטנדרטית ומשמשת ליצירת שמות שנוצרים אוטומטית משדות המשאבים השונים. שמות שנוצרים אוטומטית נוצרים כשמעדכנים שדה משאב כלשהו מלבד שם המשאב, סוג המשאב או התיאור.

  • [שם הבניין]-[שם הקומה] [שם החדר] ([תפוסת החדר]) [מאפייני אודיו ווידאו]
  • [סוג המשאב]–[שם הבניין]–[שם הקומה]–[שם החדר] ([קיבולת החדר]) [מאפייני אודיו ווידאו]

השמות שנוצרו אוטומטית:

  • הפורמט של שמות המשאבים צריך להיות עקבי בכל הארגון.
  • עדכון אוטומטי של פרטי החדר (למשל, כשקיבולת החדר גדלה, או כשמוסיפים או משנים תכונות).
  • כדי להבין בקלות את המאפיינים של כל חדר או משאב, אפשר להסתכל על השם.

השם החדש שנוצר אוטומטית מוצג במיקומים הבאים:

רשימת המשתתפים

ברשימת המשתתפים באירועים ביומן, הפורמט החדש של שם המשאב שנוצר אוטומטית מחליף את שם המשאב הישן.

איפה השדה מופיע באינטרנט ובנייד

בשדה 'איפה' של אירועים ביומן, הפורמט החדש של שם המשאב שנוצר אוטומטית מחליף את שם המשאב הישן.

התראות במכשירים ניידים

בהתראות בנייד או באינטרנט, פורמט השם החדש שנוצר אוטומטית מחליף את שם המשאב הישן.

המרת משאבים, מאפיינים ומבנים

יש 3 דרכים לעדכן את המשאבים:

שינוי משאבים באמצעות קובץ CSV

אם יש לכם תפקיד אדמין עם הרשאות לניהול בניינים ומשאבים שמוקצים לחשבון שלכם, תוכלו לעדכן את המשאבים בארגון באמצעות השלבים הבאים.

שלב 1: הורדה בפורמט CSV ממסוף Admin

מתחילים בהורדת פרטי המשאבים לקובץ CSV.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז הארגון שלי ואז בניינים ומשאבים ואז סקירה כללית.

    כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין בניינים ומשאבים.

  2. פותחים את ניהול המשאבים.
  3. לוחצים על סמל ההורדה ואז הורדה.
  4. שומרים את קובץ ה-CSV.

שלב 2: ייבוא נתונים בפורמט CSV לגיליון אלקטרוני

אחרי שמורידים את קובץ ה-CSV, מייבאים אותו לגיליון אלקטרוני.

  1. פותחים גיליון אלקטרוני ריק ב-Google Sheets ועוברים אל קובץ > ייבוא.
  2. עוברים אל קובץ ה-CSV שהורדתם ולוחצים על בחירה.
  3. בחלון הייבוא, בוחרים את האפשרויות הרצויות ולוחצים על ייבוא נתונים.

שלב 3: עריכת משאבים בגיליון אלקטרוני

בודקים את המידע בגיליון האלקטרוני ומציינים שדות ריקים או שדות שלא עומדים בדרישות. לאחר מכן מעדכנים אותם בהתאם להצעות שבטבלה פורמטים לשימוש.

הערה: אסור לשנות את מזהה המשאב. אם משנים, במקום עדכון של משאב קיים נוצר משאב חדש.

עריכת הגיליון האלקטרוני

  1. משתמשים בגיליון האלקטרוני שנוצר בשלבים הקודמים שלמעלה.
  2. עורכים את השדות לפי הצורך.

    חשוב: כדי לזהות תכונות בגיליון האלקטרוני, צריך להוסיף לפני שם התכונה את התו #. לדוגמה, #לוח.

  3. כשמסיימים לערוך, שומרים את הגיליון האלקטרוני כקובץ CSV.

גיליונות אלקטרוניים לדוגמה

מזהה המשאב* שם המשאב* קטגוריית המשאב* סוג המשאב שם הקומה* קיבולת* מזהה המבנה*
123 אודיטוריום CONFERENCE_ROOM 1 40 81
234 James's Hideout אחר טרקלין 4 5 82

* חובה

תיאור שגלוי למשתמש תיאור #Whiteboard #Phone
מנוהל על ידי admins@mycompany.com TRUE TRUE
מבקשים מהעוזר של ג'יימס לבצע הזמנה מנוהל על ידי admins@mycompany.com FALSE FALSE

שלב 4: מעלים קובץ CSV ערוך

אחרי שמסיימים לערוך את הגיליון האלקטרוני, אפשר להעלות את השינויים ליומן.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז הארגון שלי ואז בניינים ומשאבים ואז סקירה כללית.

    כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין בניינים ומשאבים.

  2. פותחים את ניהול המשאבים.
  3. מציבים את הסמן על סמל ההוספה ולוחצים על סמל ההעלאה .
  4. לוחצים על צירוף CSV ופועלים לפי ההנחיות לצירוף קובץ ה-CSV.
  5. לוחצים על העלאה.

פורמטים לשימוש

כשעורכים את הגיליון האלקטרוני, צריך להשתמש בפורמטים האלה.

פורמט לכל המשאבים

השתמשו בפורמט הזה לגבי משאבים שיוצרים ביומן.

שם הנכס תיאור דוגמה
מזהה המשאב*

מזהה החדר הייחודי ש-Google יוצרת בשבילכם כשאתם יוצרים משאב.

(אסור לערוך או להסיר משאבים קיימים)

 28AF38E
שם המשאב*

שם קצר של החדר.

(מומלץ להשתמש ב-45 תווים לכל היותר)

 חדר הכוורת
מזהה המבנה מזהה המבנה הזה צריך להיות זהה בדיוק למזהה המבנה שהוגדר למבנה שבו נמצא המשאב. TA-MAIN
קטגוריית המשאב*

חדר ישיבות: משאבים שמשמשים לפגישות או לישיבות, החל מגודל של חדר לשיחות טלפון.

אחר: משאבים שלא משמשים לפגישות. לדוגמה, Jamboard, אופניים או רכב חברה.

קטגוריה לא ידועה: משאבים שלא תואמים לפורמט המובנה

(למשאבים חדשים, השתמשו באפשרות "חדר ישיבות" או "אחר")

 CONFERENCE_ROOM
סוג המשאב שדה קיים. כשהקטגוריה של המשאב מוגדרת כ"אחר", השדה הזה מתווסף כקידומת לשם שנוצר אוטומטית, ועוזר להבחין בין משאבים שהם לא חדרים לבין חדרים. הוא גם עוזר לסווג את סוג המשאב. לדוגמה: אופניים, רכב, חדר לאימהות או מיקרוסקופ. אופניים
שם הקומה*

שם הקומה חייב להיות זהה לאחד מהשמות של הקומות שהוגדרו במבנה.

(מומלץ להשתמש ב-15 תווים לכל היותר)

 10
קיבולת* מספר האנשים המומלץ עבור החדר. חייב להיות מספר שלם חיובי. 4
קטע הקומה

מציין את המיקום של החדר בקומה.

(מומלץ להשתמש ב-15 תווים לכל היותר)

 A
תיאור שגלוי למשתמש תיאור חופשי של החדר שגלוי למשתמשים בפרטי החדר. הערה: התיאור הזה מוצג רק בזמן הזמנת המשאב. אחרי שבוחרים את המשאב או שומרים את האירוע, התיאור הזה לא מוצג יותר. שלוחת טלפון #4119
תיאור תיאור אופציונלי של החדר או המשאב שמוצג לצורך עיון במסוף Admin.

לכל חבר בקבוצה room-admins@example.com יש הרשאת הזמנה של החדר

המבנה המזרחי
#מאפיין

מאפיינים הם תכונות או ציוד של חדר או משאב, כמו:

  • מאפיינים לשיחות קוליות: #טלפון
  • מאפיינים לשיחות וידאו: #VC #יחידה לשיחות ועידה של Cisco.
  • מאפיינים נוספים: #לוח, #נגיש לכיסא גלגלים, #אורחים חיצוניים.
 TRUE
השם שנוצר אוטומטית לקריאה בלבד. הדוח הזה נוצר כשקטגוריית המשאב מוגדרת כ-Conference_room או כ-Other. SF-MAIN-Beehive Room (4) [VC]

* חובה

פורמט לבניינים

השתמשו בפורמט הזה לגבי מבנים שיוצרים ביומן.

שם הנכס תיאור דוגמה
מזהה המבנה מזהה המבנה הזה צריך להיות זהה למזהה המבנה שהוגדר לו. TA-MAIN
שם המבנה השם המוצג של המבנה המשרדים הראשיים בתל אביב
כתובת* פרטי הכתובת של המבנים. פורמט לכתובות של בניינים ‪678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128

雨竜郡秩父別町秩父別4105
קומות* צריך להפריד בין המספרים באמצעות פסיקים ולציין אותם בסדר עולה, מהנמוך לגבוה. Lobby, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
תיאור תיאור אופציונלי של המבנה שמוצג במסוף Admin לעיון. המבנה המזרחי
קואורדינטות

קו הרוחב וקו האורך שבהם נמצא המבנה

 40.730610,
-73.935242

* חובה

ניהול משאבים מדור קודם

אם תחליטו לא להמיר את כל המשאבים למשאבים מובנים, הקפידו להשתמש במוסכמות למתן שמות למשאבים מדור קודם כדי שיהיה קל יותר לזהות אותם ולהשתמש בהם.

משאבים של חדר ישיבות

אחת ההצעות לפורמט לחדר ישיבות היא:

[קיצור שם העיר]-[שם הבניין]-[שם הקומה] [שם החדר] ([קיבולת החדר]) [תכונות אודיו ווידאו]

דוגמה:

NYC-14-12-Boardroom (15) VC

חדר הישיבות הזה נמצא ברמת גן בבניין 3, בקומה ה-12. שם החדר הוא 'ישיבות'. יש בו מקום ל-15 אנשים והוא מכיל ציוד לעריכת שיחות וידאו.

משאבים אחרים

כדי להבדיל בין כל סוגי המשאבים האחרים לבין חדרי ישיבות, מומלץ להשתמש בפורמט הבא:

[(resource type)]-[city abbrev]-[building]-[floor or location]-[Audio and video features]

בפורמט הזה, כל המשאבים שאינם חדרים מתחילים ב-' ( ' כדי שלא יתערבבו עם חדרי הישיבות. מומלץ שכל המשאבים שאינם חדרים יופיעו בתחתית רשימת המשאבים.

דוגמאות למשאבים שאינם חדרים תיאור
(Bike)-London-43-Lobby-Bike-1 האופניים האלה נמצאים בלובי של בניין 3 בירושלים. אלה הם 'אופניים 1' (להבדיל מ'אופניים 2' או 'אופניים 3').
(Vehicle)-LA-Prius-Main-North-4 רכב זה נמצא בפתח תקווה. זהו רכב פריוס שחנה בבניין הראשי בחניון הצפוני במקום חנייה מספר 4.