Strukturierte Informationen zu Ressourcen in Google Kalender

Als Administrator sollten Sie Kalenderressourcen mit strukturierten Informationen definieren. Dazu zählen Angaben zum Standort, zur Kapazität oder zur Ausstattung einer Ressource. Anhand dieser Daten haben Nutzer alle wichtigen Informationen zur Hand und können die Ressource auswählen, die sich am besten für ihre Zwecke eignet. Wenn Sie strukturierte Ressourcen definieren, können Sie neue und erweiterte Funktionen des Kalenders nutzen.

Bei alten unstrukturierten Ressourcen werden nur diese Felder verwendet:

  • Ressourcen-ID
  • Name
  • Beschreibung

Wenn für eine Ressource nur diese Felder festgelegt sind, handelt es sich um eine alte Ressource. Ressourcen, die vor dem 17. Oktober 2017 erstellt wurden, sind wahrscheinlich alte Ressourcen.

Vorteile strukturierter Ressourcen

Es bedeutet zusätzliche Arbeit, Ihre Daten in ein strukturiertes Format zu bringen. Die Mühe lohnt sich allerdings. Wenn Sie die Informationen zu Ihren Ressourcen strukturieren, bieten Sie Ihren Nutzern folgende Vorteile:

Zu strukturierten Ressourcen wechseln

Wenn Sie die Informationen zu Ihren Ressourcen in ein strukturiertes Format umwandeln, profitieren Sie von zukünftigen Funktionen und Verbesserungen von Google Kalender. Mit strukturierten Informationen zu Ressourcen können Ihre Nutzer ganz einfach Räume buchen und andere Kalenderfunktionen verwenden.

Änderungen verstehen, testen und kommunizieren

Mit der Einführung strukturierter Informationen zu Ressourcen ändert sich die Art, wie Nutzer mit Google Kalender interagieren. Wir empfehlen Ihnen, sich so auf diese Veränderungen vorzubereiten:

  • Sehen Sie sich an, wie die Informationen zu Ressourcen derzeit verwaltet werden und wie sich das durch strukturierte Informationen ändert.
  • Verwenden Sie Ressourcen mit strukturierten Informationen zuerst in einer Testumgebung, um zu sehen, wie sich die Änderungen auswirken. Erstellen Sie vorher eine Sicherung Ihrer bestehenden Ressourceninformationen.
  • Aktualisieren Sie interne Anwendungen und Software von Drittanbietern, z. B. Anwendungen, die benutzerdefinierte Namenskonventionen verwenden.
  • Informieren Sie Ihre Nutzer über die Änderungen und kümmern Sie sich um die Umsetzung.

Was ändert sich für die Nutzer?

Mit der Einführung des neuen strukturierten Formats in Ihrem Unternehmen ergeben sich für Ihre Nutzer die folgenden Änderungen.

Geänderte Suchergebnisse

Vorher

Unübersichtlicher, langer Ressourcenname

Nachher

Übersichtliche Informationen zur Ressource

Änderungen bei der Anzeige von Konferenzräumen und sonstigen Ressourcen

Konferenzräume (Kategorie CONFERENCE_ROOM)

1. Ressourcenname
2. Gebäude
3. Stockwerk und Abteilung
4. Kapazität
5. A/V-Funktionen

1. Ressourcenname
2. Gebäude
3. Stockwerk und Abteilung
4. Kapazität
5. A/V-Funktionen

Sonstige Ressourcen (Kategorie OTHER)

1. Ressourcenname
2. Gebäude
3. Stockwerk und Abteilung
4. Kapazität
5. Ressourcentyp
6. A/V-Funktionen (falls vorhanden)

1. Ressourcenname
2. Gebäude
3. Stockwerk und Abteilung
4. Kapazität
5. Ressourcentyp
6. A/V-Funktionen (falls vorhanden)

Änderungen bei der Anzeige von Ressourcen

Wenn Sie den Mauszeiger auf eine Ressource bewegen, werden zusätzliche Informationen angezeigt:

Konferenzräume (Kategorie CONFERENCE_ROOM)

Sonstige Ressourcen (Kategorie OTHER)

Geänderte Reihenfolge der Ressourcen

Vor dem 17. Oktober 2017

Die Gruppierung in der Liste der Räume basierte bisher auf den Ressourcennamen. Räume wurden beispielsweise grundsätzlich nach dem Präfix geordnet, was bei der Auswahl einer Ressource manchmal nicht gerade hilfreich war. Wenn viele Räume mit einem bestimmten Präfix (z. B. CH-ZRHA) versehen waren, dann wurden alle diese Räume unter diesem Präfix gruppiert.

Beispiele für Ressourcennamen:

CH-ZRHA-Lieblingsraum'1 [Telefon, VK]

CH-ZRHA-ZweitliebsterRaum'1 [Telefon, VK]

US-SFO-RauminSFO'2 [Telefon, VK]

Gruppierung nach Präfix:

„ZRH-BüroA“ und „SFO-BüroB“ sind die Namen der Gebäude.

Seit dem 17. Oktober 2017

Die Gruppierung basiert auf den Gebäuden, die Sie erstellen. Konferenzräume und sonstige Ressourcen werden in diesen Gebäudeknoten zusammengefasst.

Beispiele für die neuen, automatisch generierten Namen:

ZRH-BüroA-1-Lieblingsraum (4) [Telefon, VK]

ZRH-BüroA-1-ZweitliebsterRaum (2) [Telefon, VK]

SFO-BüroB-RauminSFO (2) [Telefon, VK]

„ZRH-BüroA“ und „SFO-BüroB“ sind die Namen der Gebäude.

Gruppierung nach Gebäudenamen:

Etagenbenennung und Anzeigereihenfolge:

Etagen in Gebäuden werden in numerischer Reihenfolge angezeigt. Beispiel:

  • Etage „1“ kommt vor Etage „2“.
  • Etage „12th“ kommt vor „1st“, da „2“ < „s“.

Nummerieren Sie Etagen mit „01“, „02“, […], „12“, damit sie in der richtigen Reihenfolge angezeigt werden.

Änderungen bei den Ressourcennamen und der Anzeige

Für alte Ressourcen empfahl Google ein bestimmtes Namensformat. Eine Ressourcenhierarchie wird automatisch erstellt, sobald mehr als 10 Ressourcen mit einem „-“ vorhanden sind. Wenn eine Gruppe mit einer bestimmten Bezeichnung mehr als 100 Ressourcen enthält, wird die Gruppe unterteilt. Jede Untergruppe erhält eine eigene Bezeichnung.

Bei strukturierten Informationen zu Ressourcen werden standardmäßig aus den einzelnen Ressourcenfeldern automatisch Namen generiert, die der Namenskonvention von Google entsprechen. Das gilt jedoch nicht für Aktualisierungen der Felder „Ressourcenname“, „Ressourcentyp“ oder „Beschreibung“.

  • [Gebäude]-[Etage] [Raumname] ([Raumkapazität]) [Audio- und Videoequipment]
  • [(Ressourcentyp)]-[Gebäude]-[Etage]-[Raumname] ([Raumkapazität]) [Audio- und Videoequipment]

Automatisch generierte Namen:

  • Das Format der Ressourcennamen in Ihrer Organisation ist einheitlich.
  • Namen werden automatisch aktualisiert, wenn Rauminformationen geändert werden, z. B. bei Erhöhung der Kapazität oder wenn Ausstattung hinzugefügt oder entfernt wird.
  • Informationen zum Raum bzw. zur Ressource sind bereits im Namen enthalten.

Die automatisch generierten Namen werden an folgenden Stellen angezeigt:

Teilnehmerliste

In der Teilnehmerliste für Kalendertermine wird der bisherige Name durch den neuen, automatisch generierten Ressourcennamen ersetzt.

Im Feld „Wo“ (Web und Mobilgeräte)

Im Feld „Wo“ eines Kalendertermins wird der bisherige Name durch den neuen, automatisch generierten Ressourcennamen ersetzt.

Benachrichtigungen auf Mobilgeräten

Bei Benachrichtigungen auf Mobilgeräten oder im Web wird der bisherige Name durch den neuen, automatisch generierten Ressourcennamen ersetzt.

Informationen zu Ressourcen, Ausstattung und Gebäuden konvertieren

Wenn Sie Ihre Ressourcen aktualisieren möchten, stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:

Ressourcen mithilfe einer CSV-Datei ändern

Wenn Sie eine Administratorrolle mit Berechtigungen zum Verwalten von Gebäuden und Ressourcen haben, die Ihrem Konto zugewiesen sind, aktualisieren Sie die Ressourcen in Ihrer Organisation anhand dieser Schritte.

Schritt 1: Informationen aus der Admin-Konsole in eine CSV-Datei herunterladen

Laden Sie zuerst Informationen zu den Ressourcen als CSV-Datei herunter.

  1. Gehen Sie in der Google Admin-Konsole zum Dreistrich-Menü  und dann Verzeichnis und dann Gebäude und Ressourcen und dann Übersicht.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Gebäude und Ressourcen erforderlich.

  2. Öffnen Sie die Ressourcenverwaltung.
  3. Klicken Sie auf „Herunterladen“  und dann Herunterladen.
  4. Speichern Sie die CSV-Datei.

Schritt 2: CSV-Daten in eine Tabelle importieren

Importieren Sie die CSV-Datei mit den folgenden Schritten in eine Tabelle:

  1. Öffnen Sie ein leeres Tabellenblatt in Google Sheets und klicken Sie auf Datei > Importieren.
  2. Suchen Sie die heruntergeladene CSV-Datei und klicken Sie auf Auswählen.
  3. Treffen Sie im Importfenster Ihre Auswahl und klicken Sie auf Daten importieren.

Schritt 3: Ressourcen in einer Tabelle bearbeiten

Sehen Sie sich die Informationen in der Tabelle an und bearbeiten Sie leere oder falsch formatierte Felder anhand der Beispiele im Abschnitt Formate.

Hinweis: Ändern Sie die Ressourcen-ID nicht. Wenn Sie dies doch tun, wird eine neue Ressource erstellt, anstatt die vorhandene zu aktualisieren.

Tabelle bearbeiten

  1. Verwenden Sie die Tabelle, die Sie in den vorherigen Schritten erstellt haben.
  2. Bearbeiten Sie die Felder nach Bedarf.

    Wichtig: Stellen Sie den Ausstattungsnamen jeweils # voran, um sie in der Tabelle kenntlich zu machen, z. B. #Whiteboard.

  3. Speichern Sie die fertig bearbeitete Tabelle als CSV-Datei.

Beispieltabelle

Ressourcen-ID* Ressourcenname&ast; Ressourcenkategorie&ast; Ressourcentyp Etage&ast; Kapazität&ast; Gebäude-ID&ast;
123 Auditorium CONFERENCE_ROOM 1 40 81
234 Ruheraum von Jan SONSTIGES Lounge 4 5 82

&ast; Erforderlich

Für Nutzer sichtbare Beschreibung Beschreibung #Whiteboard #Phone
Verwaltet von admins@mycompany.com TRUE TRUE
Bitten Sie den Assistenten von Jan um eine Reservierung. Verwaltet von admins@mycompany.com FALSE FALSE

Schritt 4: Bearbeitete CSV-Datei hochladen

Nachdem Sie die Tabelle bearbeitet haben, können Sie die Änderungen in Google Kalender hochladen.

  1. Gehen Sie in der Google Admin-Konsole zum Dreistrich-Menü  und dann Verzeichnis und dann Gebäude und Ressourcen und dann Übersicht.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung Gebäude und Ressourcen erforderlich.

  2. Öffnen Sie die Ressourcenverwaltung.
  3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf „Hinzufügen“  und klicken Sie auf „Hochladen“  .
  4. Klicken Sie auf CSV-Datei anhängen und folgen Sie der Anleitung, um die CSV-Datei anzuhängen.
  5. Klicken Sie auf Hochladen.

Zu verwendende Formate

Verwenden Sie die folgenden Formate zum Bearbeiten Ihrer Tabelle.

Format für alle Ressourcen

Verwenden Sie für Ressourcen, die Sie in Google Kalender erstellen, folgendes Format.

Property-Name Beschreibung Beispiel
Ressourcen-ID&ast;

Die eindeutige Raum-ID, die Google beim Erstellen einer Ressource generiert.

Bearbeiten oder entfernen Sie die ID nicht.

 28AF38E
Ressourcenname&ast;

Kurzer Raumname.

Empfohlene maximale Zeichenanzahl: 45

 Bienenstock
Gebäude-ID&ast; Diese ID muss exakt mit der für das Gebäude definierten ID übereinstimmen, in dem sich die Ressource befindet. B-HAUPT
Ressourcenkategorie&ast;

Konferenzraum: Ressourcen, die für Besprechungen oder Konferenzen verwendet werden können und mindestens die Größe eines Telefonzimmers haben.

Sonstiges: Ressourcen, die nicht für Besprechungen verwendet werden. z. B. Jamboard, Fahrrad oder Firmenwagen.

„CATEGORY_UNKNOWN“ (Keine Kategorie festgelegt): Ressourcen, die nicht dem Format für strukturierte Informationen entsprechen.

Für neue Ressourcen müssen Sie entweder „Konferenzraum“ oder „Sonstiges“ auswählen.

 CONFERENCE_ROOM
Ressourcentyp Vorhandenes Feld. Wenn die Ressourcenkategorie „Sonstiges“ lautet, wird dieses Feld dem automatisch generierten Namen als Präfix hinzugefügt. So lassen sich Räume von anderen Ressourcen unterscheiden. Sie können damit auch die Ressourcenkategorie genauer eingrenzen, Beispiele: Fahrrad, Fahrzeug, Stillzimmer oder Mikroskop. Radfahren
Etage&ast;

Die Etage muss mit einer der für das Gebäude definierten Etagen übereinstimmen.

Empfohlene maximale Zeichenanzahl: 15

 10
Kapazität&ast; Empfohlene Höchstzahl von Personen für einen Raum. Muss eine positive Ganzzahl sein. 4
Etagenabschnitt

Gibt an, in welchem Abschnitt der Etage ein Raum zu finden ist.

Empfohlene maximale Zeichenanzahl: 15

 A
Für Nutzer sichtbare Beschreibung Beschreibung des Raums, die Nutzer in den Raumdetails sehen können. Hinweis:Diese Beschreibung wird nur beim Buchen der Ressource angezeigt. Nachdem Sie sie ausgewählt oder einen Termin gespeichert haben, ist diese Beschreibung nicht mehr zu sehen. Durchwahl 4119
Beschreibung Optionale Beschreibung eines Raums oder einer Ressource, die in der Admin-Konsole angezeigt wird.

Jedes Mitglied von raum-admins@beispiel.de kann diesen Raum buchen.

Gebäude auf der Ostseite
#Feature

Die Attribute oder die Einrichtung eines Raums oder einer Ressource, z. B.:

  • Audiofunktionen: #Smartphone
  • Video: #Videokonferenzsystem, #Cisco-Konferenzlösung
  • Sonstiges: #Whiteboard, #Barrierefrei, #Für externe Gäste
 TRUE
Automatisch generierter Name Schreibgeschützt. Der Name wird automatisch generiert, wenn als Ressourcenkategorie der Konferenzraum oder andere Ressourcen festgelegt sind. B-HAUPT Bienenstock (4) [VK]

&ast; Erforderlich

Format für Gebäude

Verwenden Sie für Gebäude, die Sie in Google Kalender erstellen, folgendes Format.

Property-Name Beschreibung Beispiel
Gebäude-ID&ast; Diese ID muss exakt mit der für das Gebäude definierten ID übereinstimmen. B-HAUPT
Gebäudename Anzeigename für das Gebäude San Francisco Hauptsitz
Adresse&ast; Adresse des Gebäudes. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Format für Gebäudeadressen. 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Sylvesterallee 7
Hinterhaus

雨竜郡秩父別町秩父別4105
Etagen&ast; Die Etagen müssen durch Kommas getrennt und von unten nach oben aufgelistet werden. Eingangshalle, EG, 1, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
Beschreibung Optionale Beschreibung des Gebäudes, die in der Admin-Konsole zu Ihrer Information angezeigt wird. Gebäude auf der Ostseite
Koordinaten

Längen- und Breitengrad eines Gebäudes

 40.730610,
-73.935242

&ast; Erforderlich

Alte Ressourcen verwalten

Wenn Sie sich entscheiden, nicht alle Ihre Ressourcen in strukturierte Ressourcen umzuwandeln, sollten Sie für diese alten Ressourcen eine Namenskonvention einhalten, damit sie leichter zu identifizieren und zu verwenden sind.

Konferenzräume

Für Konferenzräume schlagen wir folgendes Format vor:

[Abk. Stadt]-[Gebäude]-[Etage] [Raumname] ([Raumkapazität]) [Audio- und Videoequipment]

Beispiel:

NYC-14-12-Tagungsraum (15) VK

Dieser Konferenzraum befindet sich in New York City in Gebäude 14, in der 12. Etage. Der Name für diesen Raum lautet „Tagungsraum“. Er bietet Platz für 15 Personen und ist für Videokonferenzen ausgestattet.

Weitere Ressourcen

Damit sich andere Ressourcen besser von Konferenzräumen unterscheiden lassen, empfehlen wir zum Beispiel das folgende Format:

[(Ressourcentyp)]-[Abk. Stadt]-[Gebäude]-[Etage oder Ort]-[Audio- und Videoequipment]

Bei diesem Format beginnen alle übrigen Ressourcen mit (. Dadurch sind sie ganz leicht von Konferenzräumen unterscheidbar. Im Idealfall befinden sich alle Ressourcen, die keine Räume sind, ganz unten auf der Ressourcenliste.

Beispiele für Ressourcen, die keine Räume sind Beschreibung
(Bike)-London-43-Lobby-Bike-1 Dieses Fahrrad befindet sich in der Lobby von Gebäude 43 in London. Hierbei handelt es sich um „Fahrrad 1“, im Gegensatz etwa zu „Fahrrad 2“ oder „Fahrrad 3“.
(Vehicle)-LA-Prius-Main-North-4 Dieses Fahrzeug befindet sich in Los Angeles. Es handelt sich um einen Prius, der beim Hauptgebäude auf Stellplatz 4 vom Parkplatz „Nord“ steht.