Além de programar reuniões no Google Agenda, os usuários na sua organização podem gerenciar os recursos que as pessoas compartilham. O exemplo mais comum de um recurso é uma sala de reunião. Outros exemplos incluem projetores, automóveis da frota da empresa, escritórios para visitantes, equipamentos para recreação ou qualquer outro recurso que possa ser reservado para uso. É necessário criar recursos na Agenda para que os usuários possam agendá-los.
Privilégios necessários para gerenciar recursos
Para gerenciar recursos no Google Agenda, você precisa ter a função de administrador com os privilégios "Edifícios e recursos" > "Gerenciar". Esses privilégios são ativados na função predefinida de administrador de serviços . Você pode usar essa função ou criar uma função de administrador personalizada. Veja as instruções em Atribuir funções de administrador a um usuário ou Criar funções personalizadas de administrador para instruções.
Observação: só os superadministradores podem gerenciar recursos da própria agenda antes que esses recursos sejam compartilhados com outros usuários. Pode levar algumas horas para as mudanças na lista de controle de acesso entrarem em vigor antes que você possa gerenciar esses recursos.
Tarefas administrativas recomendadas
Criar edifícios, funcionalidades e recursos
A primeira etapa no gerenciamento de recursos da Agenda é a criação deles. Se houver recursos criados antes de 17 de outubro de 2017, recomendamos que você adicione recursos estruturados para que você possa usar as melhorias mais recentes no Google Agenda.
Adicionar recursos à lista "Minha agenda"
Para gerenciar um recurso, é necessário adicionar o endereço de e-mail dele à lista Minhas agendas. Após fazer isso, você poderá editar, compartilhar ou receber notificações sobre o recurso.
Compartilhar recursos da agenda
Se você não definir explicitamente a opção de compartilhamento para o novo recurso, ele herdará a opção de compartilhamento padrãode compartilhamentopara agendas secundárias da organização.
Adicionar recursos a um evento
Depois que os recursos forem criados e compartilhados, você e seus usuários poderão adicionar recursos a eventos da mesma forma que convidam participantes.
Receber notificações de recursos
Você pode configurar notificações quando:
- um recurso é agendado em um novo evento;
- um evento agendado for alterado ou cancelado;
- pessoas convidadas ou recursos responderem a um evento.
Você também pode solicitar um agendamento diário para o recurso.