Oltre a pianificare le riunioni in Google Calendar, gli utenti della tua organizzazione possono gestire risorse condivise da altri utenti. L'esempio di risorsa più comune è la sala riunioni, ma può trattarsi anche di proiettori, auto aziendali, uffici per gli ospiti, attrezzature ricreative o qualsiasi altra risorsa di cui gli utenti possano programmare l'utilizzo per un determinato lasso di tempo. Affinché gli utenti possano pianificare l'uso di tali risorse, devi prima crearle in Calendar.
Privilegi necessari per gestire le risorse
Per gestire le risorse del calendario devi avere un ruolo di amministratore con privilegi Edifici e risorse > Gestione privilegi. Questi privilegi sono attivati nel ruolo predefinito Amministratore dei servizi . Puoi utilizzare questo ruolo o creare un ruolo amministratore personalizzato. Per le istruzioni, leggi come assegnare ruoli di amministratore a un utente o creare ruoli di amministratore personalizzati.
Nota: solo i super amministratori possono gestire le risorse del calendario dai propri calendari prima che vengano condivise con altri utenti. Prima di poter gestire queste risorse, potrebbero essere necessarie alcune ore affinché le modifiche vengano applicate.
Attività amministrative consigliate
Creare edifici, funzionalità e risorse
Per gestire le risorse del calendario occorre innanzitutto crearle. Per le risorse create prima del 17 ottobre 2017, ti consigliamo di passare alle risorse strutturate per usufruire degli ultimi miglioramenti di Google Calendar.
Aggiungere le risorse all'elenco I miei calendari.
Per gestire una risorsa, devi prima aggiungere il suo indirizzo email al tuo elenco I miei calendari. Successivamente potrai modificarla, condividerla o impostare le notifiche che la riguardano.
Condividere le risorse del calendario
Se non imposti esplicitamente l'opzione di condivisione per la nuova risorsa, questa erediterà l'opzione di condivisione predefinita per i calendari secondari della tua organizzazione.
Aggiungere risorse a un evento
Una volta create e condivise le risorse, è possibile aggiungere risorse agli eventi nello stesso modo in cui si invitano gli ospiti.
Ricevere notifiche sulle risorse
Puoi configurare l'invio di notifiche quando:
- Viene pianificata una risorsa in un nuovo evento.
- Un evento pianificato viene modificato o annullato.
- Persone o risorse invitate rispondono a un evento.
Puoi anche richiedere una pianificazione giornaliera della risorsa.