Selain menjadwalkan rapat di Google Kalender, pengguna di organisasi Anda dapat mengelola fasilitas yang dibagikan orang. Contoh fasilitas yang paling umum adalah ruangan rapat. Contoh lain meliputi proyektor, mobil armada perusahaan, kantor untuk menerima tamu, perlengkapan rekreasi, atau fasilitas lain yang waktu penggunaannya dapat dijadwalkan oleh orang lain. Anda harus membuat fasilitas di Kalender sebelum pengguna dapat menjadwalkan fasilitas tersebut.
Hak istimewa yang diperlukan untuk mengelola fasilitas
Untuk mengelola fasilitas kalender, Anda memerlukan peran administrator dengan hak istimewa Gedung dan Fasilitas > Kelola. Hak istimewa ini diaktifkan dalam peran bawaan Admin Layanan. Anda dapat menggunakan peran tersebut atau membuat peran administrator khusus. Lihat Menetapkan peran administrator kepada pengguna atau Membuat peran administrator khusus untuk mengetahui petunjuknya.
Catatan: Hanya administrator super yang dapat mengelola fasilitas kalender dari kalender mereka sendiri sebelum fasilitas tersebut dibagikan kepada pengguna lain. Diperlukan waktu beberapa jam agar perubahan ACL diterapkan sebelum Anda dapat mengelola resource ini.
Tugas admin yang direkomendasikan
Membuat gedung, perlengkapan, dan fasilitas
Langkah pertama dalam mengelola fasilitas Kalender adalah membuatnya. Untuk sumber daya yang dibuat sebelum 17 Oktober 2017, sebaiknya beralih ke sumber daya terstruktur agar Anda dapat menggunakan peningkatan terbaru pada Google Kalender.
Menambahkan fasilitas ke daftar Kalender Saya
Untuk mengelola fasilitas, Anda harus menambahkan alamat email fasilitas ke daftar Kalender Saya. Kemudian, Anda dapat mengedit, membagikan, atau mendapatkan notifikasi tentang resource tersebut.
-
Jika Anda tidak menetapkan opsi berbagi secara eksplisit untuk fasilitas baru, fasilitas tersebut akan mewarisi opsi berbagi default untuk kalender sekunder di organisasi Anda.
Menambahkan referensi ke acara
Setelah fasilitas dibuat dan dibagikan, Anda dan pengguna dapat menambahkan fasilitas ke acara dengan cara yang sama seperti saat Anda mengundang tamu ke acara.
Mendapatkan notifikasi sumber daya
Anda dapat menyiapkan notifikasi saat:
- Fasilitas dijadwalkan pada acara baru
- Acara terjadwal diubah atau dibatalkan
- Tamu undangan atau fasilitas membalas acara
Anda juga dapat meminta jadwal harian untuk item tersebut.