علاوه بر برنامهریزی جلسات در تقویم گوگل، کاربران سازمان شما میتوانند منابعی را که افراد به اشتراک میگذارند مدیریت کنند. رایجترین نمونه از یک منبع، اتاق جلسه است. نمونههای دیگر شامل پروژکتورها، خودروهای ناوگان شرکت، دفاتر مهمان، تجهیزات تفریحی یا هر منبع دیگری است که افراد ممکن است زمانی را برای استفاده از آن برنامهریزی کنند. قبل از اینکه کاربران بتوانند منابع را برنامهریزی کنند، باید آنها را در تقویم ایجاد کنید.
امتیازات لازم برای مدیریت منابع
برای مدیریت منابع تقویم، به یک نقش مدیر در مسیر Buildings and Resources > Manage privileges نیاز دارید. این امتیازات در نقش از پیش ساخته شده Services Admin فعال شدهاند. میتوانید از آن نقش استفاده کنید یا یک نقش مدیر سفارشی ایجاد کنید. برای دستورالعملها به بخش «اختصاص نقشهای مدیر به یک کاربر» یا «ایجاد نقشهای مدیر سفارشی» مراجعه کنید.
توجه : فقط مدیران ارشد میتوانند منابع تقویم را از تقویمهای خود مدیریت کنند، قبل از اینکه این منابع با سایر کاربران به اشتراک گذاشته شوند . ممکن است چند ساعت طول بکشد تا تغییرات ACL اعمال شوند تا بتوانید این منابع را مدیریت کنید.
وظایف مدیریتی پیشنهادی
ایجاد ساختمانها، ویژگیها و منابع
اولین قدم در مدیریت منابع تقویم، ایجاد آنهاست. برای منابعی که قبل از ۱۷ اکتبر ۲۰۱۷ ایجاد شدهاند، توصیه میکنیم به منابع ساختاریافته تغییر دهید تا بتوانید از آخرین پیشرفتهای تقویم گوگل استفاده کنید.
منابع را به فهرست «تقویم من» اضافه کنید
برای مدیریت یک منبع، باید آدرس ایمیل منبع را به فهرست «تقویمهای من» خود اضافه کنید. سپس میتوانید منبع را ویرایش، به اشتراک بگذارید یا درباره آن اعلان دریافت کنید.
منابع تقویم را به اشتراک بگذارید
اگر به طور صریح گزینه اشتراکگذاری را برای منبع جدید خود تنظیم نکنید، گزینه اشتراکگذاری پیشفرض برای تقویمهای ثانویه در سازمان شما را به ارث خواهد برد.
پس از ایجاد و اشتراکگذاری منابع، شما و کاربرانتان میتوانید منابع را به رویدادهایتان اضافه کنید، همانطور که مهمانان را به رویدادها دعوت میکنید.
میتوانید اعلانها را برای مواقع زیر تنظیم کنید:
- یک منبع برای یک رویداد جدید زمانبندی شده است
- یک رویداد برنامهریزیشده تغییر کرده یا لغو شده است
- افراد یا منابع دعوتشده به یک رویداد پاسخ میدهند
همچنین میتوانید برای منبع، برنامه روزانه درخواست کنید.