מחיקה אוטומטית של הודעות ב-Chat בארגון

התכונה הזאת נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus,‏ Business Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus. השוואה בין המהדורות

אתם יכולים להשתמש בהגדרות המחיקה האוטומטית ב-Chat כדי לקבוע אם ומתי ההודעות שנשלחות ב-Google Chat יימחקו אוטומטית. התכונה הזו חלה רק על הודעות שנשלחות כשהיסטוריית השיחות פועלת.

אתם יכולים להפעיל מדיניות נפרדת למחיקה אוטומטית לכל סוג של שיחה: צ'אטים אישיים, צ'אטים קבוצתיים והודעות במרחבים משותפים.

הודעות עם ארגונים חיצוניים נמחקות רק בהתאם למדיניות של יוצר השיחה. לכן, שיחות שנוצרו על ידי הארגון שלכם יפעלו לפי המדיניות בנושא מחיקת נתונים שלכם, ושיחות שנוצרו על ידי גורמים חיצוניים לא יפעלו לפי כללי המדיניות שלכם.

מחיקה אוטומטית ב-Google Chat וב-Google Vault

המדיניות בנושא מחיקה אוטומטית של הודעות ב-Chat והודעות שנמחקו כתוצאה ממנה כפופות לכללי שמירת הנתונים של Chat ו-Google Vault.

אם כלל שמירה ב-Vault חל על שיחה עם מדיניות מחיקה אוטומטית ב-Chat, ההודעות יימחקו באופן הבא:

  • כלל שמירה ב-Vault מסיר הודעה לפני תקופת המחיקה האוטומטית ב-Chat – ההודעה תוסר מהשיחה ותישמר ב-Vault למשך 30 יום בגלל כלל השמירה שמוגדר כברירת מחדל. תהליך המחיקה הסופית מתחיל ביום ה-30 ויכול להימשך עוד כמה ימים, בהתאם למספר ההודעות שנמחקות.
  • תקופת המחיקה האוטומטית ב-Chat קצרה מתקופת השמירה ב-Vault – ההודעה תוסר מהשיחה ותישמר ב-Vault למשך שארית תקופת השמירה, או למשך 30 יום לפחות.
  • משתמש מוחק הודעה לפני המחיקה האוטומטית או לפני Vault – ההודעה תישמר ב-Vault למשך שארית תקופת השמירה ולמשך 30 יום לפחות.

אם אין כלל שמירה ב-Vault שחל על ההודעה, הודעות שנמחקו אוטומטית נשמרות למשך 30 יום אחרי שהמדיניות בנושא מחיקת נתונים או משתמש מסירים אותן משיחה. תהליך המחיקה הסופית מתחיל ביום ה-30 ויכול להימשך כמה ימים.

מרחבים משותפים גדולים ו-Google Vault

החזקה לצורך משפטי בחשבון מונעת מחיקה של נתוני המשתמש. אפשר להחיל את ההחזקה על חשבונות ספציפיים או על יחידות ארגוניות שלמות. אתם יכולים להשתמש בהחזקות כדי למנוע מחיקה של נתוני הודעות (הודעות שנוצרו כשהיסטוריית הצ'אט מופעלת).

עם זאת, התכונה הזו לא חלה על הודעות במרחבים גדולים במיוחד (מרחבים עם יותר מ-50,000 משתמשים). הודעות שפורסמו במרחבים גדולים במיוחד יוסרו בהתאם למדיניות שמירת הנתונים של המרחב. הודעות שלא פורסמו במרחבים האלה יישמרו כרגיל. מסיבות שקשורות ליכולת התאמה לעומס (scalability) ולביצועים, יכול להיות שיהיה קשה לבדוק את סטטוס ההחזקה של כל משתמש בכל הודעה שנשלחת. חשוב לתכנן בקפידה את אופן הפעולה של המרחבים הגדולים.

מידע נוסף מופיע במאמר איך מתחילים להשתמש בהחזקות לצורך משפטי ב-Google Vault.

ניהול המדיניות בנושא מחיקה אוטומטית ב-Chat

איך מפעילים או משביתים את המחיקה האוטומטית בצ'אטים אישיים

לפני שמתחילים:אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזאת, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Google Chat.

    כדי לעשות את זה, נדרשת הרשאת אדמין ל-Google Chat.

  2. לוחצים על מחיקה אוטומטית.
  3. לוחצים על צ'אטים אישיים.
  4. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
  5. מסמנים את התיבה הפעלת מחיקה אוטומטית או מבטלים את הסימון שלה כדי להפעיל או להשבית את המחיקות האוטומטיות.
  6. בשדה מספר הימים שההודעה תישאר גלויה בצ'אטים האישיים, מזינים מספר בין 30 ל-36,500.
  7. לוחצים על שמירה. אפשר גם ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

    אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.

איך מפעילים או משביתים את המחיקה האוטומטית בצ'אטים קבוצתיים

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Google Chat.

    כדי לעשות את זה, נדרשת הרשאת אדמין ל-Google Chat.

  2. לוחצים על מחיקה אוטומטית.
  3. לוחצים על צ'אטים קבוצתיים.
  4. מסמנים את התיבה הפעלת מחיקה אוטומטית או מבטלים את הסימון שלה כדי להפעיל או להשבית את המחיקות האוטומטיות.
  5. בשדה מספר הימים שההודעה נשארת גלויה בצ'אטים קבוצתיים, מזינים מספר בין 30 ל-36,500.
  6. לוחצים על שמירה.

איך מפעילים או משביתים את המחיקה האוטומטית של הודעות במרחבים משותפים

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Google Chat.

    כדי לעשות את זה, נדרשת הרשאת אדמין ל-Google Chat.

  2. לוחצים על מחיקה אוטומטית.
  3. לוחצים על מרחבים משותפים.
  4. מסמנים את התיבה הפעלת מחיקה אוטומטית או מבטלים את הסימון שלה כדי להפעיל או להשבית את המחיקות האוטומטיות.
  5. בשדה מספר הימים שההודעה נשארת גלויה בהודעות המרחב המשותף, מזינים מספר בין 30 ל-36,500.
  6. לוחצים על שמירה.

מידע נוסף