ลบข้อความ Chat ขององค์กรโดยอัตโนมัติ

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Plus; Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Standard และ Education Plus; Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะให้ระบบลบข้อความที่ส่งผ่าน Google Chat โดยอัตโนมัติหรือไม่และเมื่อใด ด้วยการตั้งค่าการลบอัตโนมัติของ Chat ซึ่งฟีเจอร์นี้จะมีผลกับข้อความที่ส่งขณะเปิดประวัติการสนทนาไว้เท่านั้น

คุณสามารถเปิดใช้นโยบายการลบอัตโนมัติแยกต่างหากสำหรับการสนทนาทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ข้อความกลุ่ม และข้อความในพื้นที่ทำงาน

ระบบจะลบข้อความที่มีองค์กรภายนอกตามนโยบายของผู้สร้างการสนทนาเท่านั้น ดังนั้นการสนทนาที่สร้างโดยองค์กรของคุณจะเป็นไปตามนโยบายการลบของคุณ ส่วนการสนทนาที่สร้างจากภายนอกจะไม่เป็นไปตามนโยบายของคุณ

การลบอัตโนมัติของ Google Chat และ Google ห้องนิรภัย

นโยบายการลบอัตโนมัติของ Chat และข้อความที่ถูกลบเนื่องจากนโยบายดังกล่าวจะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาของ Chat และ Google ห้องนิรภัย

หากกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยมีผลกับการสนทนาที่มีนโยบายการลบอัตโนมัติของ Chat ระบบจะลบข้อความโดยดำเนินการดังนี้

  • การเก็บรักษาของห้องนิรภัยจะนำข้อความออกก่อนถึงระยะเวลาการลบอัตโนมัติของ Chat - ระบบจะนำข้อความออกจากการสนทนาและเก็บรักษาไว้ในห้องนิรภัยเป็นเวลา 30 วันตามกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น ขั้นตอนการลบถาวรจะเริ่มในวันที่ 30 และอาจใช้เวลาหลายวันจึงจะเสร็จสมบูรณ์ ขึ้นอยู่กับจำนวนข้อความที่ต้องลบถาวร
  • ระยะเวลาการลบอัตโนมัติของ Chat มาถึงก่อนระยะเวลาเก็บรักษาของห้องนิรภัย - ระบบจะนำข้อความออกจากการสนทนาและเก็บรักษาไว้ในห้องนิรภัยตามระยะเวลาที่เหลือของการเก็บรักษาหรืออย่างน้อย 30 วัน
  • ผู้ใช้ลบข้อความก่อนการลบอัตโนมัติหรือห้องนิรภัย - ระบบจะเก็บรักษาข้อความไว้ในห้องนิรภัยตามระยะเวลาที่เหลือของการเก็บรักษาโดยเป็นเวลาอย่างน้อย 30 วัน

หากไม่มีกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยที่มีผลกับข้อความ ระบบจะเก็บรักษาข้อความที่ลบอัตโนมัติไว้เป็นเวลา 30 วันหลังจากนโยบายการลบอัตโนมัติ หรือหลังจากผู้ใช้นำข้อความดังกล่าวออกจากการสนทนา ขั้นตอนการลบถาวรจะเริ่มในวันที่ 30 และอาจใช้เวลาหลายวันจึงจะเสร็จสมบูรณ์

พื้นที่ทำงานขนาดใหญ่และ Google ห้องนิรภัย

การเก็บรักษาบัญชีจะป้องกันไม่ให้ข้อมูลผู้ใช้ถูกลบ โดยสามารถเก็บรักษาบัญชีบุคคลธรรมดาหรือทั้งหน่วยขององค์กรก็ได้ คุณสามารถใช้การเก็บรักษาเพื่อป้องกันไม่ให้มีการลบข้อมูลข้อความ (ข้อความที่สร้างเมื่อประวัติการแชทเปิดอยู่) ได้

อย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์นี้จะไม่มีผลกับข้อความในพื้นที่ทำงานขนาดใหญ่พิเศษ (พื้นที่ทำงานที่มีผู้ใช้มากกว่า 50,000 คน) ระบบจะนำข้อความที่โพสต์ไปยังพื้นที่ทำงานขนาดใหญ่พิเศษออกตามนโยบายการเก็บรักษาของพื้นที่ทำงาน ส่วนข้อความที่ไม่ได้โพสต์ไปยังพื้นที่ทำงานดังกล่าวจะได้รับการเก็บรักษาตามปกติ การตรวจสอบสถานะการเก็บรักษาของผู้ใช้แต่ละรายสำหรับทุกข้อความที่ส่งอาจทำได้ยากเนื่องด้วยเหตุผลด้านความสามารถในการปรับขนาดและประสิทธิภาพ โปรดวางแผนวิธีดำเนินงานในพื้นที่ขนาดใหญ่ของคุณอย่างรอบคอบ

โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งานการเก็บรักษาใน Google ห้องนิรภัย

จัดการนโยบายการลบอัตโนมัติของ Chat

เปิดหรือปิดการลบอัตโนมัติสำหรับข้อความส่วนตัวแบบ 1:1

ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น: หากต้องการกำหนดแผนกหรือทีมสำหรับการตั้งค่านี้ โปรดดูหัวข้อเพิ่มหน่วยขององค์กร

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น Google Chat

    ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ Google Chat

  2. คลิกการลบอัตโนมัติ
  3. คลิกข้อความส่วนตัวแบบ 1:1
  4. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือทีม ให้เลือกหน่วยขององค์กรที่ด้านข้าง
  5. เลือกหรือยกเลิกการเลือกช่องเปิดใช้การลบอัตโนมัติเพื่อเปิดหรือปิดฟีเจอร์ดังกล่าว
  6. ในส่วนจำนวนวันที่ข้อความจะยังปรากฏในข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ให้ป้อนตัวเลขระหว่าง 30 ถึง 36500
  7. คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับหน่วยขององค์กร

    หากในภายหลังต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมา ให้คลิกรับค่า

เปิดหรือปิดการลบอัตโนมัติสำหรับข้อความส่วนตัวในกลุ่ม

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น Google Chat

    ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ Google Chat

  2. คลิกการลบอัตโนมัติ
  3. คลิกข้อความส่วนตัวในกลุ่ม
  4. เลือกหรือยกเลิกการเลือกช่องเปิดใช้การลบอัตโนมัติเพื่อเปิดหรือปิดฟีเจอร์ดังกล่าว
  5. ในส่วนจำนวนวันที่ข้อความจะยังปรากฏในข้อความกลุ่ม ให้ป้อนตัวเลขระหว่าง 30 ถึง 36500
  6. คลิกบันทึก

เปิดหรือปิดการลบอัตโนมัติสำหรับข้อความในพื้นที่ทำงาน

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น Google Chat

    ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ Google Chat

  2. คลิกการลบอัตโนมัติ
  3. คลิกพื้นที่ทำงาน
  4. เลือกหรือยกเลิกการเลือกช่องเปิดใช้การลบอัตโนมัติเพื่อเปิดหรือปิดฟีเจอร์ดังกล่าว
  5. ในส่วนจำนวนวันที่ข้อความจะยังปรากฏในข้อความในพื้นที่ทำงาน ให้ป้อนตัวเลขระหว่าง 30 ถึง 36500
  6. คลิกบันทึก

ข้อมูลเพิ่มเติม