Chatberichten automatisch verwijderen voor uw organisatie

Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Frontline Plus, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus. Versies vergelijken

U kunt bepalen of en wanneer berichten die via Google Chat worden gestuurd, automatisch worden verwijderd met de Chat-instellingen voor automatisch verwijderen. Deze functie geldt alleen voor berichten die worden gestuurd terwijl de gespreksgeschiedenis aanstaat.

U kunt apart beleid voor automatisch verwijderen aanzetten voor elk soort gesprek: 1-op-1 privéchats, groepsberichten en berichten in ruimtes.

Berichten met externe organisaties worden alleen verwijderd volgens het beleid van de maker van het gesprek. Gesprekken die door uw organisatie zijn gemaakt, volgen dus uw verwijderingsbeleid, terwijl extern gemaakte gesprekken dat niet doen.

Automatisch verwijderen voor Google Chat en Google Vault

Chat-beleid voor automatisch verwijderen en de berichten die als gevolg daarvan worden verwijderd, vallen onder de bewaarregels voor Chat en Google Vault.

Als een Vault-bewaarregel geldt voor een gesprek met een Chat-beleid voor automatisch verwijderen, worden berichten zo verwijderd:

  • Vault-bewaarregels verwijderen een bericht voordat de periode voor automatisch verwijderen van Chat voorbij is: Het bericht wordt verwijderd uit het gesprek en blijft 30 dagen in Vault staan volgens de standaard bewaarregel. Het verwijderproces begint op dag 30. Het kan een paar dagen duren voordat alle berichten definitief zijn verwijderd, afhankelijk van het aantal berichten.
  • De periode voor automatisch verwijderen van Chat loopt af voordat de Vault-bewaarperiode voorbij is: Het bericht wordt verwijderd uit het gesprek en wordt voor de rest van de bewaarperiode of minstens 30 dagen bewaard in Vault.
  • Een gebruiker verwijdert een bericht voordat Chat of Vault dit doen: Het bericht wordt voor de rest van de bewaarperiode of minstens 30 dagen bewaard in Vault.

Als er geen Vault-bewaarregel geldt voor berichten die automatisch door Chat worden verwijderd, worden deze 30 dagen bewaard nadat ze door het beleid voor automatisch verwijderen of door een gebruiker worden verwijderd uit een gesprek. Het verwijderproces begint op dag 30 en kan een paar dagen duren.

Grote ruimtes en Google Vault

Als er een bewaarplicht geldt voor een account, kunnen gebruikersgegevens niet worden verwijderd. U kunt een bewaarplicht plaatsen op individuele accounts of op hele organisatie-eenheden. Met bewaarplichten kunt u voorkomen dat berichtgegevens worden verwijderd (voor berichten die zijn gemaakt terwijl de chatgeschiedenis aanstond).

Maar deze functie geldt niet voor berichten die zijn gemaakt in extra grote ruimtes (ruimtes met meer dan 50.000 gebruikers). Berichten die gebruikers in extra grote ruimtes posten, worden verwijderd volgens het bewaarbeleid van de ruimtes. Berichten die gebruikers niet in deze ruimtes posten, worden wel gewoon bewaard. Vanwege de schaalbaarheid en de prestaties kan het moeilijk zijn om voor elk gestuurd bericht te controleren of voor de gebruiker een bewaarplicht geldt. Plan grote ruimtes zorgvuldig.

Ga voor meer informatie naar Aan de slag met bewaarplichten in Google Vault.

Chat-beleid voor automatisch verwijderen beheren

Automatisch verwijderen aan- of uitzetten voor privéchats

Voordat u begint: Als u een afdeling of team wilt instellen voor deze instelling, gaat u naar Een organisatie-eenheid toevoegen.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Google Chat.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Google Chat vereist.

  2. Klik op Automatisch verwijderen.
  3. Klik op Privéchats.
  4. (Optioneel) Als je de instelling wilt toepassen op een afdeling of team, selecteer je aan de zijkant een organisatie-eenheid.
  5. Vink het vakje aan of haal het vinkje weg voor Automatisch verwijderen aanzetten om dit aan of uit te zetten.
  6. Voer bij Aantal dagen dat het bericht zichtbaar blijft in privéchats een getal in tussen 30 en 36500.
  7. Klik op Opslaan. U kunt ook op Overschrijven klikken voor een organisatie-eenheid.

    Als u de overgenomen waarde later wilt herstellen, klikt u op Overnemen.

Automatisch verwijderen aan- of uitzetten voor privéchats met groepen

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Google Chat.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Google Chat vereist.

  2. Klik op Automatisch verwijderen.
  3. Klik op Privéchats met een groep.
  4. Vink het vakje aan of haal het vinkje weg voor Automatisch verwijderen aanzetten om dit aan of uit te zetten.
  5. Voer bij Aantal dagen dat het bericht zichtbaar blijft in de groep een getal in tussen 30 en 36500.
  6. Klik op Opslaan.

Automatisch verwijderen aan- of uitzetten voor berichten in ruimtes

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Google Chat.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Google Chat vereist.

  2. Klik op Automatisch verwijderen.
  3. Klik op Ruimtes.
  4. Vink het vakje aan of haal het vinkje weg voor Automatisch verwijderen aanzetten om dit aan of uit te zetten.
  5. Voer bij Aantal dagen dat het bericht zichtbaar blijft in de ruimte een getal in tussen 30 en 36500.
  6. Klik op Opslaan.

Meer informatie