ลบข้อความ Chat ขององค์กรโดยอัตโนมัติ

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Plus, Business Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Education Standard และ Education Plus รวมถึง Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะให้ระบบลบข้อความที่ส่งผ่าน Google Chat โดยอัตโนมัติหรือไม่และเมื่อใด ด้วยการตั้งค่าการลบอัตโนมัติของ Chat ซึ่งฟีเจอร์นี้จะมีผลกับข้อความที่ส่งขณะเปิดประวัติการสนทนาไว้เท่านั้น

คุณสามารถเปิดใช้นโยบายการลบอัตโนมัติแยกต่างหากสำหรับการสนทนาทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ข้อความกลุ่ม และข้อความในพื้นที่ทำงาน

ระบบจะลบข้อความที่มีองค์กรภายนอกตามนโยบายของผู้สร้างการสนทนาเท่านั้น ดังนั้นการสนทนาที่องค์กรของคุณสร้างขึ้นจะเป็นไปตามนโยบายการลบของคุณ แต่การสนทนาที่สร้างขึ้นภายนอกจะไม่เป็นไปตามนโยบายของคุณ

การลบอัตโนมัติของ Google Chat และ Google ห้องนิรภัย

นโยบายการลบอัตโนมัติของ Chat และข้อความที่ถูกลบเนื่องจากนโยบายดังกล่าวจะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาของ Chat และ Google ห้องนิรภัย

หากกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยมีผลกับการสนทนาที่มีนโยบายการลบอัตโนมัติของ Chat ระบบจะลบข้อความโดยดำเนินการดังนี้

  • การเก็บรักษาของห้องนิรภัยจะนำข้อความออกก่อนถึงระยะเวลาการลบอัตโนมัติของ Chat - ระบบจะนำข้อความออกจากการสนทนาและเก็บรักษาไว้ในห้องนิรภัยเป็นเวลา 30 วันตามกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น ขั้นตอนการลบถาวรจะเริ่มในวันที่ 30 และอาจใช้เวลาหลายวันจึงจะเสร็จสมบูรณ์ ขึ้นอยู่กับจำนวนข้อความที่ต้องลบถาวร
  • ระยะเวลาการลบอัตโนมัติของ Chat มาถึงก่อนระยะเวลาเก็บรักษาของห้องนิรภัย - ระบบจะนำข้อความออกจากการสนทนาและเก็บรักษาไว้ในห้องนิรภัยตามระยะเวลาที่เหลือของการเก็บรักษาหรืออย่างน้อย 30 วัน
  • ผู้ใช้ลบข้อความก่อนการลบอัตโนมัติหรือห้องนิรภัย - ระบบจะเก็บรักษาข้อความไว้ในห้องนิรภัยตามระยะเวลาที่เหลือของการเก็บรักษาโดยเป็นเวลาอย่างน้อย 30 วัน

หากไม่มีกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยที่มีผลกับข้อความ ระบบจะเก็บรักษาข้อความที่ลบอัตโนมัติไว้เป็นเวลา 30 วันหลังจากนโยบายการลบอัตโนมัติ หรือหลังจากผู้ใช้นำข้อความดังกล่าวออกจากการสนทนา ขั้นตอนการลบถาวรจะเริ่มในวันที่ 30 และอาจใช้เวลาหลายวันจึงจะเสร็จสมบูรณ์

พื้นที่ทำงานขนาดใหญ่และ Google ห้องนิรภัย

การเก็บรักษาบัญชีจะป้องกันไม่ให้ข้อมูลผู้ใช้ถูกลบ โดยสามารถเก็บรักษาบัญชีบุคคลธรรมดาหรือทั้งหน่วยขององค์กรก็ได้ คุณสามารถใช้การเก็บรักษาเพื่อป้องกันไม่ให้มีการลบข้อมูลข้อความ (ข้อความที่สร้างเมื่อประวัติการแชทเปิดอยู่) ได้

อย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์นี้จะไม่มีผลกับข้อความในพื้นที่ทำงานขนาดใหญ่พิเศษ (พื้นที่ทำงานที่มีผู้ใช้มากกว่า 50, 000 คน) ระบบจะนำข้อความที่โพสต์ไปยังพื้นที่ทำงานขนาดใหญ่พิเศษออกตามนโยบายการเก็บรักษาของพื้นที่ทำงาน ส่วนข้อความที่ไม่ได้โพสต์ไปยังพื้นที่ทำงานดังกล่าวจะได้รับการเก็บรักษาตามปกติ การตรวจสอบสถานะการเก็บรักษาของผู้ใช้แต่ละรายสำหรับทุกข้อความที่ส่งอาจทำได้ยากเนื่องด้วยเหตุผลด้านความสามารถในการปรับขนาดและประสิทธิภาพ โปรดวางแผนวิธีดำเนินงานในพื้นที่ขนาดใหญ่ของคุณอย่างรอบคอบ

โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อเริ่มต้นใช้งานการเก็บรักษาใน Google ห้องนิรภัย

จัดการนโยบายการลบอัตโนมัติของ Chat

เปิดหรือปิดการลบอัตโนมัติสำหรับข้อความส่วนตัวแบบ 1:1

ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น: หากต้องการกำหนดแผนกหรือทีมสำหรับการตั้งค่านี้ โปรดดูหัวข้อเพิ่มหน่วยขององค์กร

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น  แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น Google Chat

    ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบในการตั้งค่าบริการ

  2. คลิกการลบอัตโนมัติ
  3. คลิกข้อความส่วนตัวแบบ 1:1
  4. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือทีม ให้เลือกหน่วยขององค์กรที่ด้านข้าง
  5. เลือกหรือยกเลิกการเลือกช่องเปิดใช้การลบอัตโนมัติเพื่อเปิดหรือปิดฟีเจอร์ดังกล่าว
  6. ในส่วนจำนวนวันที่ข้อความจะยังปรากฏในข้อความส่วนตัวแบบ 1:1 ให้ป้อนตัวเลขระหว่าง 30 ถึง 36500
  7. คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับหน่วยขององค์กร

    หากในภายหลังต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมา ให้คลิกรับค่า

เปิดหรือปิดการลบอัตโนมัติสำหรับข้อความส่วนตัวในกลุ่ม

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น  แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น Google Chat

    ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบในการตั้งค่าบริการ

  2. คลิกการลบอัตโนมัติ
  3. คลิกข้อความส่วนตัวในกลุ่ม
  4. เลือกหรือยกเลิกการเลือกช่องเปิดใช้การลบอัตโนมัติเพื่อเปิดหรือปิดฟีเจอร์ดังกล่าว
  5. ในส่วนจำนวนวันที่ข้อความจะยังปรากฏในข้อความกลุ่ม ให้ป้อนตัวเลขระหว่าง 30 ถึง 36500
  6. คลิกบันทึก

เปิดหรือปิดการลบอัตโนมัติสำหรับข้อความในพื้นที่ทำงาน

  1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู จากนั้น  แอป จากนั้น Google Workspace จากนั้น Google Chat

    ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบในการตั้งค่าบริการ

  2. คลิกการลบอัตโนมัติ
  3. คลิกพื้นที่ทำงาน
  4. เลือกหรือยกเลิกการเลือกช่องเปิดใช้การลบอัตโนมัติเพื่อเปิดหรือปิดฟีเจอร์ดังกล่าว
  5. ในส่วนจำนวนวันที่ข้อความจะยังปรากฏในข้อความในพื้นที่ทำงาน ให้ป้อนตัวเลขระหว่าง 30 ถึง 36500
  6. คลิกบันทึก

ข้อมูลเพิ่มเติม