Si vous l'autorisez, vos utilisateurs Google Chat peuvent discuter avec des personnes externes à votre organisation. Ces personnes peuvent être :
Utilisateurs externes (identifiés en jaune dans les conversations Chat) : utilisateurs externes à votre organisation qui disposent d'un compte Google Workspace. c'est-à-dire un compte Google Workspace, un compte se terminant par @gmail.com ou un compte Google autre que Gmail. Si le contact externe est un utilisateur Google Workspace, son administrateur doit activer Google Chat pour son organisation. Sinon, il ne recevra pas d'invitation et ne pourra pas rejoindre l'espace Chat ni répondre aux messages privés.
Comptes invités (libellés en bleu turquoise dans les conversations Chat) : utilisateurs externes à votre organisation qui ne disposent pas d'un compte Workspace. Ces utilisateurs peuvent utiliser différents systèmes de messagerie (par exemple, @hotmail.com ou un domaine d'entreprise). Vous pouvez inviter des invités dans Chat pour une collaboration temporaire et sécurisée. Votre organisation contrôle ces comptes invités et toutes les données qu'ils créent.
Fonctionnement des discussions externes
- Chat respecte le paramètre "Discuter en externe" de votre organisation.
- En fonction de votre édition, vous pouvez également utiliser le paramètre "Espaces externes" pour décider si les utilisateurs peuvent créer ou rejoindre des espaces externes créés par votre organisation. Quel que soit ce paramètre, les utilisateurs peuvent rejoindre des espaces créés par d'autres organisations si l'option "Discuter en externe" est activée.
- Les membres de l'espace et les applications Chat disposant des autorisations appropriées peuvent inviter des utilisateurs et des invités externes à rejoindre un espace si le paramètre des espaces externes est activé.
- Seules les règles de conservation et de suppression automatique du créateur de la conversation s'appliquent aux messages qui y sont échangés. Les organisations disposant d'une règle Vault active peuvent toujours conserver toutes les conversations, quelle que soit la personne qui les a créées.
- Pour protéger la confidentialité et éviter les utilisations abusives, lorsque vous ajoutez un utilisateur externe à un fil de discussion ou à un espace, il est invité au lieu d'être ajouté directement. Les utilisateurs invités reçoivent une invitation par e-mail. Leur liste de discussion Chat et l'écran "Parcourir les espaces" indiquent qu'ils ont été invités. Les utilisateurs peuvent bloquer et signaler une personne dont ils reçoivent des messages indésirables.
- Lorsque vous ajoutez un invité à un fil de discussion ou à un espace, il reçoit une invitation à créer un compte invité. Une fois qu'ils se sont inscrits, ils sont ajoutés directement au fil de discussion ou à l'espace. Vous pouvez contrôler qui dans votre organisation est autorisé à inviter des invités en modifiant vos paramètres d'invitation des invités.
- Les utilisateurs ne peuvent pas créer d'espaces acceptant les utilisateurs ou invités externes et visibles à l'échelle de l'organisation.
Les utilisateurs externes peuvent voir les contenus publiés par les utilisateurs internes, les applications et les webhooks dans les espaces. Les applications Chat peuvent également demander aux utilisateurs externes de s'authentifier pour accéder aux données en leur nom. Pour en savoir plus, consultez L'authentification est requise pour les messages asynchrones.
Les utilisateurs et invités externes ne peuvent pas :
- ajouter et supprimer des applications ou des webhooks dans un espace ;
- interagir avec les applications d'un espace. Par exemple, les mentions, les commandes à barre oblique, les clics sur les fiches publiées par l'application, etc., sont désactivés. Pour en savoir plus, consultez Utiliser des applications dans Google Chat.
- bénéficier dans leurs messages des aperçus de liens provenant d'applications tierces.
Pour en savoir plus sur les comptes invités, consultez Gérer les comptes invités Workspace.
Limitations connues pour les utilisateurs externes
- Les utilisateurs des organisations Google Workspace qui n'ont pas activé Chat ne sont pas joignables sur cette application. Des messages peuvent être envoyés aux utilisateurs externes d'organisations ayant activé Chat.
- Vous devez décider si un espace sera externe avant de le créer. Vous ne pourrez plus modifier ce paramètre par la suite.
- Vous ne pouvez pas ajouter un utilisateur externe à un message de groupe dans Chat. Vous ne pouvez discuter en externe que par message privé individuel ou dans un espace qui autorise les membres externes.
Limitation connue pour les comptes invités
Les invitations pour les invités ne peuvent pas être envoyées à des adresses e-mail associées à des comptes Google. Les types de comptes suivants ne sont pas éligibles aux comptes invités et doivent utiliser le chat externe :
- Comptes Google Workspace Essentials Starter
- Comptes Gmail personnels
- Comptes personnels créés avec des adresses e-mail autres que gmail.com (comptes validés par adresse e-mail)
- Comptes Workspace existants
La configuration de domaines approuvés empêche votre organisation de collaborer avec des comptes Google personnels. Cela signifie que vous ne pouvez pas collaborer avec des utilisateurs non Workspace, car ils peuvent avoir créé des comptes Google grand public à l'aide de leur adresse e-mail professionnelle.
Si votre organisation dispose d'un domaine Workspace avec licence partielle de domaine (LPD), le domaine peut inclure des utilisateurs qui peuvent être invités en tant qu'invités (ceux sans compte Workspace) et d'autres utilisateurs qui ne peuvent pas être invités en tant qu'invités (ceux avec un compte Workspace).
Messages d'erreur courants : utilisateurs externes et comptes invités
| Message d'erreur vu par l'inviteur | Description |
|---|---|
| Google Chat n'est pas activé pour cet utilisateur. | Chat est désactivé pour le compte Workspace de l'invité. L'administrateur de l'invité doit activer Chat pour ce compte. |
| Le compte de cet utilisateur est toujours en cours de configuration. Veuillez réessayer plus tard. | Le compte que vous contactez est encore nouveau. Il peut s'écouler un court laps de temps avant qu'il ne soit activé dans Chat. |
| Impossible d'envoyer un message privé pour le moment. Réessayez plus tard. | Une erreur temporaire s'est produite. Vous devrez réessayer plus tard. |
| Impossible de créer cette conversation en raison de règles de conservation de l'historique ou d'emplacement des données en conflit. | La façon dont chaque compte (celui de l'invitant et celui de l'invité) enregistre l'historique des messages ou les données de localisation est en conflit. Ce conflit doit être résolu par l'un des administrateurs du compte, voire les deux. |
|
Vous ne pouvez pas lui envoyer de message, car son organisation ne l'autorise pas. Vous ne pouvez pas envoyer de message à cet utilisateur en raison d'une règle définie par son administrateur. |
Le domaine de votre organisation ne figure pas dans la liste d'autorisation de l'organisation du participant. Contactez son administrateur pour obtenir de l'aide. |
|
Votre organisation ne vous autorise pas à envoyer de message privé à cette personne. Vous ne pouvez pas envoyer de message à cet utilisateur en raison d'une règle définie par son administrateur. |
Le domaine de l'invité ne figure pas dans la liste d'autorisation de votre organisation. |
| Vous avez bloqué cet utilisateur. Débloquez-le pour lui envoyer un message. | L'invité a été bloqué par l'hôte. |
Messages d'erreur courants : comptes invités
| Message d'erreur | Description |
|---|---|
|
Votre organisation ne vous autorise pas à envoyer de message privé à cette personne. Vous ne pouvez pas envoyer de message à cet utilisateur en raison d'une règle définie par son administrateur. |
Le domaine de l'invité ne figure pas dans la liste d'autorisation de votre organisation. |
| Impossible d'inviter l'utilisateur. Vous avez atteint la limite d'utilisateurs non Workspace pouvant être ajoutés à l'organisation. Contactez l'administrateur. | Votre organisation a dépassé le nombre maximal d'invités. |
| Impossible d'inviter l'utilisateur. Votre administrateur n'a pas activé ce type d'invitation externe. | L'organisateur n'est pas autorisé à inviter des personnes. Un administrateur doit activer le droit d'inviter des utilisateurs. |
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