與外部使用者和訪客帳戶進行即時通訊

如果您允許的話，您的 Google Chat 使用者就能與貴機構外的使用者進行即時通訊。這些人可能是：

  • 外部使用者 (在 Chat 對話中以黃色標示)：不屬於貴機構但擁有 Google Workspace 帳戶的使用者。他們必須是 Google Workspace 使用者，或是擁有 @gmail.com 結尾的帳戶 (或非 Gmail 的 Google 帳戶)。如果外部聯絡人是 Google Workspace 使用者，對方的管理員必須為其所屬機構啟用 Google Chat，否則外部聯絡人不會收到邀請，也無法加入 Chat 聊天室或回覆即時訊息。
  • 訪客帳戶 (在 Chat 對話中以藍綠色標示)：貴機構外部使用者，且沒有 Workspace 帳戶。這些使用者可能使用不同的電子郵件系統 (例如 @hotmail.com 或公司網域)。邀請訪客加入 Chat，進行臨時的安全性協作。貴機構會控管這些訪客帳戶和建立的任何資料。

外部即時通訊的運作方式

  • Chat 會遵循貴機構的外部即時通訊設定。
  • 視版本而定，您也可以透過外部聊天室設定，決定是否讓使用者建立或加入貴組織建立的外部聊天室。無論這項設定為何，只要在外部啟用 Chat，使用者就能加入其他組織建立的聊天室。
  • 如果啟用「外部聊天室」設定，聊天室成員和具備適當授權的 Chat 擴充應用程式就能邀請外部使用者和訪客加入聊天室。
  • 對話中的訊息只會套用對話建立者的資料保留和自動刪除政策。無論對話由誰建立，只要組織啟用保管箱政策，仍可保留所有對話。
  • 為保護隱私權及避免濫用情形，當您將外部使用者加到訊息串或聊天室時，系統會向他們傳送邀請，而不是直接將他們加入。受邀的使用者會收到電子郵件邀請，並可在 Chat 即時通訊名單及「瀏覽聊天室」畫面中看到自己已受邀加入。如果收到垃圾訊息，使用者可以封鎖或檢舉特定對象。
  • 將訪客新增至訊息串或聊天室後，對方會收到建立訪客帳戶的邀請。對方註冊後，系統會直接將對方加入訊息討論串或聊天室。
  • 使用者無法建立以下類型的聊天室：允許外部使用者或訪客加入，且瀏覽權限設為全機構。

外部使用者可在聊天室中，查看內部使用者、應用程式和 Webhook 發布的內容。Chat 擴充應用程式也可以要求外部使用者驗證，以便代表外部使用者存取資料。詳情請參閱「非同步訊息需要驗證」。

外部使用者和訪客無法執行下列操作：

  • 在聊天室中新增或移除應用程式/Webhook
  • 在聊天室中與應用程式互動。舉例來說，系統會停用提及、斜線指令、點選應用程式發布的資訊卡等功能。詳情請參閱「在 Google Chat 中使用應用程式」。
  • 在自己的訊息中，加入第三方應用程式的連結預覽內容

如要進一步瞭解訪客帳戶，請參閱「管理 Workspace 訪客」。

外部使用者的已知限制

  • 如果 Google Workspace 機構尚未啟用 Chat，您會無法透過 Chat 與該機構中的使用者取得聯繫。如果外部使用者所屬的機構已啟用 Chat，使用者就可以傳送訊息給這些外部使用者。
  • 建立聊天室時就必須決定是否對外部使用者開放，而且之後無法變更這項設定。
  • 您無法在 Chat 的群組訊息中新增外部使用者，只能透過以下方式與外部使用者進行即時通訊：傳送 1:1 即時訊息，或是將對方加入接受外部成員的聊天室。

訪客帳戶的已知限制

如果電子郵件 ID 與 Google 帳戶相關聯，就無法傳送訪客邀請。下列帳戶類型不符合訪客帳戶資格，必須改用外部即時通訊：

  • Google Workspace Essentials Starter 帳戶
  • Gmail 個人帳戶
  • 使用非 gmail.com 電子郵件 ID 建立的個人帳戶 (通過電子郵件驗證的帳戶)
  • 現有 Workspace 帳戶

設定信任網域後，貴機構就無法與 Google 個人帳戶協作。也就是說，您無法與非 Workspace 使用者協作，因為他們可能使用工作電子郵件地址建立了個人 Google 帳戶。

如果貴機構的 Workspace 網域採用部分網域授權 (PDL)，網域中有些使用者可以邀請沒有 Workspace 帳戶的使用者擔任訪客，有些則無法。

常見錯誤訊息：外部使用者和訪客帳戶

邀請者看到的錯誤訊息 說明
這位使用者未啟用 Google Chat。 受邀者的 Workspace 帳戶已關閉 Chat。受邀者的管理員必須為該帳戶開啟 Chat。
這位使用者的帳戶仍在設定中，請稍後再試。 您聯絡的帳戶仍為新帳戶，可能需要稍待片刻，系統才會在 Chat 中啟用該帳戶。
目前無法發起即時訊息，請稍後再試。 發生暫時錯誤。請稍後再試。
由於記錄保留或資料位置政策衝突，無法建立這個對話。 邀請者和受邀者的帳戶儲存訊息記錄或位置資料的方式有所衝突。這項衝突必須由一或兩位帳戶管理員修正。

由於對方的機構不允許，因此你無法傳送訊息給他們。

根據該使用者的管理員所設定的政策，你無法向對方傳送訊息。

 貴機構的網域不在受邀機構的許可清單中。請向邀請對象的管理員尋求協助。

貴組織不允許你傳送即時訊息給這位使用者。

根據你的管理員所設定的政策，你無法向該使用者傳送訊息。

 受邀者的網域不在貴機構的許可清單中。
你已封鎖這位使用者。如要傳送訊息，請先解除封鎖。 邀請者已封鎖受邀者。

常見錯誤訊息：訪客帳戶

錯誤訊息 說明

貴組織不允許你傳送即時訊息給這位使用者。

根據你的管理員所設定的政策，你無法向該使用者傳送訊息。

 受邀者的網域不在貴機構的許可清單中。
無法邀請使用者，已達貴組織新增非 Workspace 使用者的人數上限。請與管理員聯絡。 貴組織的訪客數量已達上限。
無法邀請使用者，管理員未啟用此類外部邀請設定。 邀請者無法邀請邀請對象。管理員必須開啟邀請訪客的權限。