與外部使用者和訪客帳戶進行即時通訊

如果您允許，Google Chat 使用者就能與機構外部人士進行即時通訊。這些人可能是：

  • 外部使用者 (在 Chat 對話中以黃色標示)：擁有 Google Workspace 帳戶的貴機構外部使用者。他們必須是 Google Workspace 使用者，或是擁有 @gmail.com 結尾的帳戶 (或非 Gmail 的 Google 帳戶)。如果外部聯絡人是 Google Workspace 使用者，對方的管理員必須為其所屬機構啟用 Google Chat，否則外部聯絡人不會收到邀請，也無法加入 Chat 聊天室或回覆即時訊息。
  • 訪客帳戶 (在 Chat 對話中以藍綠色標示)：貴機構外部沒有 Workspace 帳戶的使用者。這些使用者可能使用不同的電子郵件系統 (例如 @hotmail.com 或公司網域)。邀請訪客加入 Chat，進行臨時且安全的協作。貴機構會控管這些訪客帳戶和建立的任何資料。

外部即時通訊的運作方式

  • Chat 會遵守貴機構的外部即時通訊設定。
  • 視版本而定，您也可以透過外部聊天室設定，決定是否讓使用者建立或加入貴組織建立的外部聊天室。無論這項設定為何，只要在外部啟用 Chat，使用者就能加入其他組織建立的聊天室。
  • 如果啟用外部聊天室設定，聊天室成員和具備適當授權的 Chat 擴充應用程式就能邀請外部使用者和訪客加入聊天室。
  • 對話中的訊息只會套用對話建立者的資料保留和自動刪除政策。無論對話由誰建立，只要組織啟用保管箱政策，仍可保留所有對話。
  • 為保護隱私權及防範濫用行為，將外部使用者新增至訊息串或聊天室時，系統會傳送邀請，而非直接新增。受邀者會收到電子郵件邀請，且他們的 Chat 名單和「瀏覽空間」畫面會顯示他們已受邀。如果收到垃圾訊息，使用者可以封鎖或檢舉特定對象。
  • 將訪客新增至郵件討論串或聊天室後，對方會收到建立訪客帳戶的邀請。對方註冊後，系統會直接將他們加入訊息討論串或聊天室。如要控管貴機構中哪些使用者可以邀請訪客，請變更訪客邀請設定。
  • 使用者無法建立以下類型的聊天室：允許外部使用者或訪客加入，且瀏覽權限設為全機構。

外部使用者可在聊天室中，查看內部使用者、應用程式和 Webhook 發布的內容。Chat 擴充應用程式也可以要求外部使用者驗證，以便代表外部使用者存取資料。詳情請參閱「非同步訊息需要驗證」。

外部使用者和訪客無法執行下列操作：

  • 在聊天室中新增或移除應用程式/Webhook
  • 在聊天室中與應用程式互動。舉例來說，系統會停用提及、斜線指令、點選應用程式發布的資訊卡等功能。詳情請參閱「在 Google Chat 中使用應用程式」。
  • 在自己的訊息中，加入第三方應用程式的連結預覽內容

如要進一步瞭解訪客帳戶，請參閱「管理 Workspace 訪客」。

外部使用者的已知限制

  • 如果 Google Workspace 機構尚未啟用 Chat，你就無法透過 Chat 與該機構的使用者聯繫。如果外部使用者所屬的機構已啟用 Chat，使用者就可以傳送訊息給這些外部使用者。
  • 建立聊天室時就必須決定是否對外部使用者開放，設定後即無法變更。
  • 您無法在 Chat 的群組訊息中新增外部使用者，你只能透過個人即時訊息或允許外部成員的聊天室，與外部使用者進行對話。

訪客帳戶的已知限制

系統無法將訪客邀請傳送至與 Google 帳戶相關聯的電子郵件 ID。下列帳戶類型不符合訪客帳戶資格，必須改用外部即時通訊：

  • Google Workspace Essentials Starter 帳戶
  • Gmail 個人帳戶
  • 使用非 gmail.com 電子郵件 ID 建立的個人帳戶 (已驗證電子郵件的帳戶)
  • 現有 Workspace 帳戶

設定信任網域後，貴機構就無法與 Google 個人帳戶協作。也就是說，您無法與非 Workspace 使用者協作，因為他們可能使用公司電子郵件地址建立了消費者 Google 帳戶。

如果貴機構的 Workspace 網域採用部分網域授權 (PDL)，網域中有些使用者可以邀請訪客 (沒有 Workspace 帳戶)，有些則無法邀請訪客 (有 Workspace 帳戶)。

常見錯誤訊息：外部使用者和訪客帳戶

邀請者看到的錯誤訊息 說明
這位使用者未啟用 Google Chat。 受邀者的 Workspace 帳戶已關閉 Chat。受邀者的管理員必須為該帳戶開啟 Chat。
這位使用者的帳戶仍在設定中，請稍後再試。 您聯絡的帳戶仍為新帳戶，可能要過一段時間才會在 Chat 中啟用。
目前無法發起即時訊息，請稍後再試。 發生暫時錯誤。請稍後再試。
由於記錄保留或資料位置政策衝突，無法建立這個對話。 邀請者和邀請對象帳戶儲存訊息記錄或位置資料的方式有所衝突。帳戶管理員必須解決這項衝突。

由於對方的機構不允許，因此你無法傳送訊息給他們。

由於對方的管理員設定了政策，因此你無法傳送訊息給對方。

 貴機構的網域不在邀請對象所屬機構的許可清單中。請向邀請對象的管理員尋求協助。

貴組織不允許你傳送即時訊息給這位使用者。

由於管理員設定的政策，您無法傳送訊息給使用者。

 邀請對象的網域不在貴機構的許可清單中。
你已封鎖這位使用者。如要傳送訊息，請先解除封鎖。 邀請者已封鎖邀請對象。

常見錯誤訊息：訪客帳戶

錯誤訊息 說明

貴組織不允許你傳送即時訊息給這位使用者。

由於管理員設定的政策，您無法傳送訊息給使用者。

 邀請對象的網域不在貴機構的許可清單中。
無法邀請使用者。已達貴組織新增非 Workspace 使用者的人數上限。請與管理員聯絡。 貴組織的訪客數量已達上限。
無法邀請使用者。管理員未啟用此類外部邀請設定。 邀請者無法邀請訪客。管理員必須啟用邀請訪客的權限。


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