ควบคุมตัวเลือกแชทสำหรับ Chat และพื้นที่ทำงานภายนอก

บทความนี้มีไว้สำหรับผู้ดูแลระบบ Google Workspace หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับผู้ใช้ โปรดดูที่หัวข้อ เริ่มต้นใช้งาน Google Chat

คุณสามารถควบคุมวิธีที่ผู้ใช้แชทกับบุคคลภายนอกองค์กรได้ หากอนุญาตให้ผู้ใช้ทำการแชทกับภายนอกได้ คุณยังอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างและเข้าร่วมพื้นที่ทำงานและข้อความส่วนตัวแบบกลุ่มกับคนภายนอกองค์กรได้เช่นกัน

สิ่งที่เกิดขึ้นหากคุณปิดสิทธิ์เข้าถึงภายนอกสำหรับข้อความแชทและพื้นที่ทำงานที่มีอยู่

• การปิดแชทภายนอกจะไม่ลบข้อความแชท การสนทนา และพื้นที่ทำงานที่สร้างไว้แล้ว ผู้ใช้ภายนอกและผู้เข้าร่วมที่ได้รับเชิญแล้วจะยังคงเห็นและเข้าถึงรายการดังกล่าวได้ ผู้ใช้ในองค์กรจะเข้าถึงเอนทิตีเหล่านั้นไม่ได้อีกต่อไป แต่สถานะการเป็นสมาชิกจะไม่เปลี่ยนแปลง หากเปิดการตั้งค่าอีกครั้ง ผู้ใช้จะเข้าถึงข้อความ การสนทนา และพื้นที่ทำงานได้อีกครั้ง
• การนำสิทธิ์เข้าถึงภายนอกของพื้นที่ทำงานออกไม่ได้เป็นการป้องกันสมาชิกในพื้นที่ทำงานไม่ให้เข้าถึงข้อมูลที่แชร์ไปยังพื้นที่ทำงานได้ (เช่น ไฟล์ใน Google ไดรฟ์หรืองาน) แต่เป็นการนำสิทธิ์เข้าถึงพื้นที่ทำงานดังกล่าวออกเท่านั้น หากต้องการป้องกันไม่ให้สมาชิกภายนอกเข้าถึงพื้นที่ทำงานและเนื้อหาในพื้นที่ทำงาน คุณต้องนำสมาชิกรายดังกล่าวออกจากพื้นที่ทำงาน โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อจัดการพื้นที่ทำงานในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

การตรวจสอบกิจกรรมที่เริ่มโดยผู้ใช้ภายนอกองค์กร

หากผู้ใช้ภายนอกองค์กรเริ่มกิจกรรมในการสนทนาที่เป็นขององค์กร ระบบจะบันทึกรายละเอียดของเหตุการณ์การแชทเพื่อให้ผู้ดูแลระบบดูได้ว่ามีการแชท แต่ผู้ดูแลระบบจะอ่านเนื้อหาจากแชทนั้นไม่ได้

ตั้งค่าแชทภายนอก

ข้อควรปฏิบัติก่อนที่จะเริ่มต้น: โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแชทกับผู้ใช้ภายนอกและบัญชีผู้เข้าร่วม

ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น: หากต้องการกำหนดแผนกหรือทีมสำหรับการตั้งค่านี้ โปรดดูหัวข้อเพิ่มหน่วยขององค์กร

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู แอป Google Workspace Google Chat

   ไปที่ Google Chat

   ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ Google Chat

2. คลิกการตั้งค่าแชทภายนอก
3. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือทีม ให้เลือกหน่วยขององค์กร ที่ด้านข้าง

4. ในส่วนอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งข้อความไปยังภายนอกองค์กร ให้เลือกเปิด หรือปิด

   • เปิด—อนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรส่งและรับข้อความจากภายนอกองค์กรได้

     (ไม่บังคับ) หากต้องการจำกัดผู้เข้าร่วมให้เข้าถึงโดเมนที่เชื่อถือได้ ให้เลือกช่องอนุญาตการตั้งค่านี้สำหรับโดเมนที่อนุญาตเท่านั้น

     (ไม่บังคับ) หากต้องการยอมรับผู้เข้าร่วมและผู้ใช้ภายนอกที่คุ้นเคยโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องส่งคำเชิญ ให้เลือกช่องยอมรับคำเชิญแชทจากรายชื่อติดต่อที่คุ้นเคยโดยอัตโนมัติ

   • ปิด—ไม่อนุญาตให้ผู้ใช้ส่งข้อความภายนอกองค์กร

5. คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้าง สำหรับหน่วยขององค์กร

   หากในภายหลังต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมา ให้คลิกรับค่า

เปิดหรือปิดพื้นที่ทำงานภายนอกและข้อความส่วนตัวแบบกลุ่ม

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus, Enterprise Standard และ Enterprise Plus, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus รวมถึงรุ่น Nonprofits เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

คุณยังสามารถควบคุมได้ว่าจะให้ผู้ใช้สร้างหรือเข้าร่วมพื้นที่ทำงานและข้อความส่วนตัวแบบกลุ่มที่สร้างขึ้นภายในองค์กรที่มีบุคคลภายนอกองค์กรของคุณได้หรือไม่ ผู้ใช้ที่ปิดการตั้งค่านี้หรือผู้ใช้ที่มีรุ่นที่ไม่รองรับการแชทภายนอกจะสร้างพื้นที่ทำงานภายนอกและข้อความส่วนตัวแบบกลุ่มไม่ได้ แต่จะเข้าร่วมการสนทนาที่มีอยู่แล้วกับบุคคลภายนอกที่สร้างโดยโดเมนที่มีรุ่นที่เข้าเกณฑ์ได้

ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น: การตั้งค่าพื้นที่ทำงานภายนอกและข้อความส่วนตัวแบบกลุ่ม จะมีผลก็ต่อเมื่อแชทกับภายนอก เปิดอยู่ (ตามที่อธิบายไว้ในส่วนด้านบน) และผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้สร้างพื้นที่ทำงาน อย่างไรก็ตาม หากแอปสร้างพื้นที่ทำงานและข้อความส่วนตัวแบบกลุ่ม แอปจะสร้างการสนทนาภายนอกไม่ได้ เว้นแต่จะเปิดการตั้งค่าพื้นที่ทำงานและข้อความส่วนตัวแบบกลุ่มไว้ที่ระดับหน่วยขององค์กรราก หากไม่ใช่ ผู้ใช้จะไม่สามารถสร้างหรือเข้าร่วมการสนทนาภายในหรือภายนอกองค์กรได้ แม้ว่าพื้นที่ทำงานภายนอกและข้อความส่วนตัวแบบกลุ่ม จะเปิด อยู่ก็ตาม

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู แอป Google Workspace Google Chat

   ไปที่ Google Chat

   ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ Google Chat

2. คลิกพื้นที่ทำงานภายนอกและข้อความส่วนตัวแบบกลุ่ม
   การตั้งค่านี้จะมีผลกับทั้งองค์กร
3. ในส่วนอนุญาตให้ผู้ใช้สร้างและเข้าร่วมพื้นที่ทำงานและข้อความส่วนตัวแบบกลุ่มกับบุคคลภายนอกองค์กร ให้เลือกเปิด หรือปิด:
   • เปิด—อนุญาตให้ผู้ใช้ในองค์กรสร้างและเข้าร่วมพื้นที่ทำงานภายนอกและข้อความส่วนตัวแบบกลุ่มภายในองค์กรได้
     (ไม่บังคับ) หากต้องการจํากัดผู้เข้าร่วมภายนอกให้เข้าร่วมโดเมนที่เชื่อถือ ให้เลือกช่องอนุญาตให้ผู้ใช้เพิ่มผู้คนจากโดเมนที่อนุญาตเท่านั้น หากเลือกช่องโดเมนที่อนุญาตสำหรับแชทกับภายนอก (ตามที่อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้า) คุณควรเลือกช่องนี้สำหรับพื้นที่ทำงานด้วย ไม่เช่นนั้น ผู้ใช้ที่เลือกช่องโดเมนในรายการที่อนุญาตเป็นแชทกับภายนอก ไว้จะสร้างหรือเข้าถึงพื้นที่ทำงานภายนอกและข้อความส่วนตัวแบบกลุ่มไม่ได้ ทั้งนี้ผู้ใช้จะยังแชทกับผู้ใช้โดเมนในรายการที่อนุญาตผ่านการสนทนาอื่นๆ ได้ (เช่น การรับส่งข้อความส่วนตัว) แต่จะแชทกับผู้ใช้ภายนอกและผู้เข้าร่วมในการสนทนาไม่ได้
   • ปิด—ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้สร้างหรือเข้าร่วมพื้นที่ทำงานและข้อความส่วนตัวแบบกลุ่มที่สร้างขึ้นในองค์กรที่มีบุคคลภายนอก ผู้ใช้จะยังคงเข้าร่วมการสนทนาที่สร้างขึ้นภายนอกองค์กรได้ หากเปิดตัวเลือกแชทกับภายนอก (ตามที่อธิบายไว้ในส่วนก่อนหน้า)
4. คลิกบันทึก