בקרה על אפשרויות לשימוש ב-Chat ובמרחבי Chat משותפים מחוץ לארגון

המאמר הזה מיועד לאדמינים ב-Google Workspace. אם אתם מחפשים עזרה למשתמשים, תוכלו לקרוא את המאמר איך מתחילים לעבוד עם Google Chat.

אתם יכולים לקבוע איך המשתמשים יתכתבו בצ'אט עם אנשים מחוץ לארגון. אם אתם מאפשרים למשתמשים שלכם לשוחח בצ'אט עם אנשים מחוץ לארגון, אתם יכולים גם לאפשר להם ליצור מרחבים וצ'אטים ישירים קבוצתיים ולהצטרף אליהם, עם אנשים שמחוץ לארגון.

אם משביתים את הגישה החיצונית להודעות ולמרחבים קיימים ב-Chat

  • השבתה של צ'אט עם משתמשים חיצוניים לא מוחקת הודעות, שיחות ומרחבים שכבר נוצרו. הן עדיין יהיו גלויות ונגישות למשתמשים חיצוניים ולאורחים שכבר הוזמנו. המשתמשים בארגון שלכם לא יוכלו יותר לגשת לישויות האלה, אבל סטטוס החברות שלהם לא ישתנה. אם מפעילים את ההגדרה מחדש, אפשר לגשת שוב להודעות, לשיחות ולמרחבים.
  • הסרת גישה חיצונית למרחבים לא מונעת מחברי המרחב לגשת לנתונים ששותפו במרחב, כמו קבצים או משימות ב-Google Drive. הפעולה הזו מסירה רק את הגישה למרחב עצמו. כדי למנוע מחברים חיצוניים גישה למרחבים ולתוכן במרחבים, צריך להסיר אותם מהמרחב. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא ניהול מרחבים במסוף Google Admin.

ביקורת על פעילויות שבוצעו על ידי משתמשים מחוץ לארגון

אם משתמש מחוץ לארגון מתחיל פעילות בשיחות שנמצאות בבעלות הארגון, פרטי אירוע הצ'אט נרשמים ביומן, כדי שהאדמין יוכל לראות שהצ'אט התקיים. עם זאת, הם לא יכולים לקרוא את התוכן של הצ'אט.

הגדרת צ'אט עם גורמים מחוץ לדומיין

לפני שמתחילים: כדאי לקרוא מידע נוסף על שיחות עם משתמשים חיצוניים וחשבונות אורח.

לפני שמתחילים: אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזאת, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Google Chat.

    נדרשת הרשאת אדמין ל-Google Chat.

  2. לוחצים על הגדרות לצ'אט עם גורמים מחוץ לדומיין.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.

  4. בקטע אפשר למשתמשים לשלוח הודעות מחוץ לארגון, בוחרים באפשרות מופעל או מושבת:

    • מופעל – המשתמשים בארגון יכולים לשלוח ולקבל הודעות מחוץ לארגון.

      (אופציונלי) כדי להגביל את המשתתפים לדומיינים מהימנים, מסמנים את התיבה הגדרות הצ'אט מוגבלות לדומיינים שברשימת ההיתרים בלבד.

      (אופציונלי) כדי לאשר אוטומטית משתמשים ואורחים לא מהארגון שאתם מכירים בלי לשלוח הזמנה, מסמנים את התיבה אישור אוטומטי של הזמנות לצ'אט מאנשי קשר מוכרים.

    • מושבתת – המשתמשים לא יכולים לשלוח הודעות מחוץ לארגון.

  5. לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

    אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.

סיכום פגישות עם Gemini ב-Google Meet ואורחים חיצוניים

התכונה סיכום שיחה חכם ב-Google Meet פועלת בהתאם למדיניות של הארגון בנושא שיתוף פעולה עם משתמשים חיצוניים ושימוש ב-Chat. אם השיתוף החיצוני מוגבל, האורחים לא יכולים לקבל סיכומים באמצעות AI, ויכול להיות שהתכונה 'סיכום שיחה חכם' תושבת. כדי להעניק גישה, צריך לוודא שההגדרות של Chat ו-Drive מאפשרות שיתוף חיצוני, או לשתף את המסמך באופן ידני אחרי הפגישה.

הפעלה או השבתה של מרחבים חיצוניים וצ'אטים קבוצתיים

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus,‏ Nonprofits. השוואה בין המהדורות

אתם יכולים גם לקבוע אם המשתמשים יוכלו ליצור מרחבים וצ'אטים ישירים קבוצתיים שנוצרו בארגון וכוללים אנשים מחוץ לארגון, או להצטרף אליהם. משתמשים שההגדרה הזו מושבתת אצלם או שיש להם מהדורות שלא תומכות בצ'אטים עם אנשים מחוץ לארגון לא יכולים ליצור מרחבים וצ'אטים ישירים קבוצתיים עם אנשים מחוץ לארגון, אבל הם יכולים להצטרף לשיחות קיימות עם אנשים מחוץ לארגון שנוצרו על ידי דומיין עם מהדורה מתאימה.

לפני שמתחילים: ההגדרה מרחבים עם גישה מחוץ לארגון וצ'אטים קבוצתיים עם משתתפים חיצוניים חלה רק אם ההגדרה צ'אט עם משתמשים חיצוניים מופעלת (כפי שמתואר בקטע שלמעלה) ואדמין או משתמש יצרו את המרחב. עם זאת, אם אפליקציה יצרה את המרחב ואת הצ'אט הקבוצתי, האפליקציה לא יכולה ליצור שיחה עם משתמשים חיצוניים אלא אם ההגדרה של המרחב והצ'אט הקבוצתי מופעלת ברמת היחידה הארגונית הבסיסית. אם היא לא מופעלת, המשתמשים לא יכולים ליצור שיחות או להצטרף אליהן בתוך הארגון או מחוצה לו – גם אם האפשרות מרחבים חיצוניים וצ'אטים ישירים קבוצתיים מוגדרת כמופעלת.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Google Chat.

    נדרשת הרשאת אדמין ל-Google Chat.

  2. לוחצים על מרחבים חיצוניים וצ'אטים קבוצתיים.
    ההגדרה הזו חלה על כל הארגון.
  3. בקטע המשתמשים יכולים ליצור מרחבים וצ'אטים ישירים קבוצתיים ולהצטרף אליהם, עם אנשים שמחוץ לארגון, בוחרים באפשרות מופעל או מושבת:
    • מופעל – המשתמשים בארגון יכולים ליצור מרחבים חיצוניים וצ'אטים ישירים קבוצתיים ולהצטרף אליהם.
      (אופציונלי) כדי להגביל את המשתתפים החיצוניים לדומיינים מהימנים, מסמנים את התיבה המשתמשים יכולים להוסיף אנשים רק מתוך הדומיינים שברשימת ההיתרים. אם סימנתם את התיבה 'דומיינים ברשימת ההיתרים' עבור צ׳אט עם אנשים מחוץ לארגון (כמו שמתואר בקטע הקודם), אתם צריכים לסמן גם את התיבה הזו עבור מרחבים. אחרת, משתמשים שהתיבה צ'אט עם אנשים מחוץ לארגון מסומנת אצלם לא יוכלו ליצור מרחבים חיצוניים וצ'אטים ישירים קבוצתיים או לגשת אליהם. הם עדיין יכולים להתכתב בצ'אט עם משתמשים בדומיינים שברשימת ההיתרים בשיחות אחרות (כמו צ'אטים ישירים), אבל לא בשיחות עם משתמשים חיצוניים ואורחים.
    • מושבת – המשתמשים לא יכולים ליצור מרחבים וצ'אטים ישירים קבוצתיים שנוצרו בארגון וכוללים אנשים מחוץ לארגון, או להצטרף אליהם. המשתמשים עדיין יכולים להצטרף לשיחות שנוצרו מחוץ לארגון אם האפשרות Chat externally (שמתוארת בקטע הקודם) מופעלת.
  4. לוחצים על שמירה.