1 мая 2025 г. правила хранения прямых переписок в Google Chat изменятся.
До 1 мая правилами хранения прямых переписок с внешними участниками могут управлять обе организации, то есть правила хранения каждой организации влияют на количество предыдущих сообщений в прямой переписке, которое могут посмотреть пользователи. Однако на хранение чат-групп влияют только правила организации-создателя.
С 1 мая начнется перевод прямых переписок на новую модель, согласно которой учитываются только правила хранения организации-создателя переписки.
Это изменение не повлияет на вашу возможность применять правила хранения и доступ в Google Сейфе к перепискам пользователей, к которым применяются правила Сейфа.
Расписание
С 1 мая 2025 г. ко всем новым прямым перепискам с внешними пользователями начнут применяться правила хранения создателя переписки.
Со 2 июня 2025 г. начнется перевод существующих прямых переписок с внешними пользователями на новую модель, согласно которой применяются правила хранения создателя переписки.
К 1 августу 2025 г. мы планируем завершить процесс перехода для всех прямых переписок.
До 1 февраля 2026 г. (в течение шести месяцев после завершения перехода) мы будем хранить сообщения в прямых переписках, которые затронет изменение, в Google Сейфе или инструменте "Экспорт данных", чтобы у организаций была возможность скачать данные. Однако любые правила, согласно которым контент может быть удален, и дальше будут выполняться.
Примечание. Если вы администратор и хотите сохранить копии всех переписок сотрудников с внешними пользователями, рекомендуем настроить активные правила хранения Сейфа.
Рекомендации для администраторов по подготовке к переносу данных
Рекомендуем администраторам выполнить следующие действия до переноса:
- Проверьте настройки переписок Chat с внешними пользователями.
- Подготовить ответы на возможные вопросы сотрудников о правилах хранения чатов.
- Проверить правила хранения.
- Настроить Сейф для организации (необязательно).
- Получить копию переписок с внешними пользователями (необязательно).
- Настроить параметры архивирования данных (если для него используются средства сторонних разработчиков).
Как проверить правила хранения
Убедитесь в том, что согласно правилам хранения Сейфа данные хранятся в течение надлежащего времени. Если правила хранения Сейфа не настроены, сообщения в некоторых переписках, к которым у вас сейчас есть доступ, могут быть удалены. Подробнее о том, как управлять правилами хранения и запретами на удаление…
Как настроить Сейф для организации(необязательно)
Если вы хотите хранить все сообщения, отправленные сотрудниками, и у вас нет активной лицензии на Сейф, следуйте инструкциям по назначению лицензий на Сейф, а затем выполните действия в статье Как настроить Сейф для организации.
Начиная с августа вы сможете получить копию переписок с внешними пользователями.
Чтобы получить копию переписок с внешними пользователями, которые может затронуть этот перенос данных:
- Экспортируйте данные из Сейфа, используя оператор поиска
is:externalmanaged. Вы получите только те прямые переписки, которыми управляет другая организация. Экспортируйте эти данные после 1 августа 2025 г. - Запросите экспорт данных для домена. Если вы хотите запросить этот экспорт, это можно сделать после 1 августа 2025 г.
Как настроить параметры архивирования данных с помощью средств сторонних разработчиков(необязательно)
Если вам нужно сохранить все данные Chat, но у вас нет Сейфа, вы можете настроить архивирование с помощью средств сторонних разработчиков.
Часто задаваемые вопросы о хранении прямых переписок
Какие правила хранения будут применяться к прямым перепискам после этого изменения?
Для обоих участников прямой переписки будут применяться правила хранения организации пользователя, создавшего переписку. Например, если внешний пользователь создал прямую переписку с вами два года назад, будут применены правила хранения его организации. Создатель не изменится даже в случае удаления переписки.
Смогут ли пользователи и администраторы узнать, какие правила хранения применяются к прямой переписке?
Нет. Из соображений конфиденциальности правила хранения переписки будут скрыты. Однако в каждой переписке будет указан ее создатель, что позволит определить правила хранения.
Изменится ли создатель, если после того, как все сообщения будут удалены в соответствии с правилами хранения, пользователь отправит новое сообщение?
Нет. Правила устанавливаются при создании переписки, после чего правила другого пользователя применяться не могут. В чате оба пользователя увидят информацию о том, кто начал прямую переписку, в ее верхней части.
Могу ли я или пользователи в организации выбрать, к каким прямым перепискам применяются мои правила хранения, а к каким – правила хранения другой организации?
Нет.
Будут ли применяться к отдельным пользователям правила хранения их организаций или к обоим пользователям будут применяться правила создателя переписки?
После изменения ко всем сообщениям в разговоре применяются правила хранения создателя. Сообщения будут удалены после того, как пройдет срок, указанный в правилах хранения создателя.
Изменится ли мой доступ, как администратора, к прямым перепискам в Сейфе?
Если администраторы применяют правила Сейфа ко всем пользователям своей организации, доступ к сообщениям пользователей не изменится. В некоторых случаях количество сообщений, доступных в Сейфе, увеличится. Это может произойти в том случае, если у создателя настроены правила хранения с более длительным сроком, чем у остальных пользователей в организации. Чтобы администратор пользователя, который не является создателем переписки, мог получить доступ к сообщениям, которые может видеть этот пользователь, сообщения помещаются в Сейф, даже если правила настроены на удаление.
Изменится ли мой доступ, как администратора, к прямым перепискам через инструмент "Экспорт данных"?
Если вы используете Сейф и применяете правила Сейфа ко всем пользователям, вы по-прежнему сможете скачивать прямые переписки с помощью инструмента "Экспорт данных". Если вы не используете Сейф или не применяете правила этого сервиса ко всем перепискам, в какой-то момент времени вы можете потерять доступ к некоторым из них в инструменте "Экспорт данных". Мы будем хранить все данные организаций, которые хотят выполнить экспорт данных, в течение шести месяцев после перехода. Однако любые правила, согласно которым контент может быть удален, и дальше будут выполняться.
Повлияет ли изменение на прямые переписки между пользователями в моей организации?
Если у двух пользователей в одной организации настроены конфликтующие правила хранения, мы выполняем их по отдельности для каждого пользователя в Chat и Сейфе. После перехода будет выполняться правило, предусматривающее более длительный период хранения. Если у одного пользователя есть специальное правило хранения, а у другого – правило хранения по умолчанию, то приоритетным для обоих пользователей будет специальное правило.
Если правила автоматического удаления применяются к одному пользователю, они удалят сообщения для обоих пользователей в Chat. Если у обоих пользователей настроены правила автоматического удаления, то для них будут применяться те, что устанавливают более короткий период хранения. Даже если сообщения будут удалены из Chat, они и дальше будут храниться в Сейфе в соответствии с настроенными правилами.
Повлияет ли это изменение на запреты на удаление?
Нет.
Повлияет ли это изменение на регионы хранения данных?
Нет.
Можно ли применить правила хранения или автоматического удаления к прямой переписке, созданной другой организацией?
После перехода в Chat будут выполняться только правила, заданные создателем. Однако правила Сейфа в отношении данных будут соблюдаться и дальше независимо от того, кто создал чат.
Повлияет ли изменение на экспорт пользовательских данных?
При экспорте пользовательских данных будут экспортироваться все сообщения, которые пользователь может увидеть в Chat, но до 1 февраля 2026 г. к ним будут добавляться сообщения, на которые влияет этот перенос.
Какие есть примеры работы правил хранения до и после этого изменения?
Пример применения правил хранения до изменения. У пользователя A из компании А настроен трехмесячный период хранения сообщений, а у пользователя Б из компании Б – шестимесячный. Пользователь А отправляет сообщение пользователю Б. В чате пользователь А больше не увидит переписку через 3 месяца, а пользователь Б не увидит ее, пока не пройдет 6 месяцев. В Сейфе администраторы организаций потеряют доступ к переписке в зависимости от заданных правил (через три или шесть месяцев*).
Пример применения правил хранения после изменения. У пользователя A из компании А настроен трехмесячный период хранения сообщений, а у пользователя Б из компании Б – шестимесячный. Через три месяца ни один из пользователей не увидит переписку в Chat, поскольку ее видимость определяют правила хранения создателя (пользователя А). Доступ администратора Сейфа к перепискам будет зависеть от его правил хранения. Например, у администратора компании А настроен трехмесячный период хранения переписок, а у администратора компании Б – шестимесячный. Каждый из них будет видеть переписку в Сейфе в соответствии с выбранными правилами хранения*.
Пример применения правил хранения после изменения. У пользователя A из компании А настроен трехмесячный период хранения сообщений, а у пользователя Б из компании Б (создателя) – шестимесячный. Как и в примере выше, оба пользователя будут видеть переписку в течение шести месяцев, поскольку в Chat выполняются правила хранения ее создателя. Администраторы Сейфа обеих компаний будут видеть переписки в течение шести* месяцев. Таким образом, для администраторов компании А период доступа будет продлен до шести месяцев, чтобы они могли видеть сообщения, которые видит сам пользователь.
*Примечание. В Сейфе предусмотрен 30-дневный период после истечения срока правил хранения, после которого сообщения удаляются.