שילוב בין צ'אט לפתרון העברה לארכיון של צד שלישי

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Fundamentals ו-Education Plus. השוואה בין המהדורות

אדמינים יכולים להגדיר פתרון צד שלישי לארכוב הודעות ב-Google Chat כארכיונים של יומני אימייל. הפתרון הזה יכול להיות שימושי ל:

  • עמידה בדרישות לגבי אחסון אלקטרוני, כמו כלל SEC 17a-4
  • המשך השימוש בפתרון העברה לארכיון של צד שלישי

איך השילוב פועל

כדי לשלב את Chat עם פתרון העברה לארכיון של צד שלישי, צריך לציין כתובת אימייל שאליה יועברו הודעות היומן.

  • ההעברה לארכיון מתחילה כשמופעלת האפשרות להעברה לארכיון לפחות אצל אדם אחד בצ'אט האישי, בצ'אט הקבוצתי או במרחב.
    הערה: רק הודעות ממרחבים שנמצאים בבעלות הארגון שלכם נשמרות בארכיון. הודעות ממרחבים שהבעלים שלהם הם משתמשים חיצוניים לא נשמרות בארכיון.
  • הארכיון מסתיים עד 3 ימים אחרי שהמשתמש האחרון שהפעיל את הארכיון עוזב את הצ'אט הקבוצתי או המרחב. הודעות בצ'אט שנשלחו אחרי הזמן הזה לא יועברו לארכיון.

חשוב: הפתרון של הצד השלישי להעברת נתונים לארכיון חייב לדרוש שההודעות יועברו דרך חיבור Transport Layer Security‏ (TLS). ‫TLS הוא פרוטוקול אבטחה שמצפין אימייל כדי להגן על הפרטיות שלו. אם תנסו לשלוח הודעות יומן לפתרון ארכיון של צד שלישי שלא תומך ב-TLS, ההודעות לא יימסרו.

לפני שמתחילים

הודעות במצב מוצפן לא נשמרות בארכיון, ולכן מומלץ:

הגדרת פתרון העברה לארכיון של צד שלישי

לפני שמתחילים: אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזאת, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Google Chat.

    נדרשת הרשאת אדמין ל-Google Chat.

  2. לוחצים על הגדרות להעברה לארכיון של צד שלישי.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
  4. מסמנים את התיבה מופעלת העברה לארכיון.
  5. בשדה כתובת יעד, מזינים את כתובת האימייל שאליה רוצים לשלוח את ההודעות ביומן.
  6. בקטע תדירות הארכוב, מזינים את התדירות שבה רוצים ליצור את ההודעות (כל שעה עד 24 שעות).
  7. (אופציונלי) בשדה כותרות בהתאמה אישית, מזינים רשימה של כותרות של הודעות אימייל שמופרדות בפסיקים, שצריך להשתמש בהן כדי לזהות באופן ייחודי הודעות ב-Chat.
  8. לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

    אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.