Este artículo está destinado a los administradores. Si quieres aprender a crear espacios y unirte a ellos, visita la ayuda para usuarios finales de Espacios.
Los espacios son el lugar principal en Google Workspace para comunicarse, colaborar y realizar el trabajo. Con los espacios, las ideas pueden fluir con más libertad, la información está accesible en todo momento y el trabajo se puede realizar con facilidad. Los espacios ayudan a tu organización a descubrir temas y colaborar en ellos, y reúnen a los equipos en un entorno de trabajo más conectado y productivo.
El poder de los espacios
Los espacios son los siguientes:
- Un centro de trabajo
Los espacios sirven como un lugar único para el trabajo, las decisiones, los anuncios y los debates de un equipo. Todos se mantienen sincronizados con acceso al mismo contenido y visibilidad de las decisiones. Las apps de Workspace y las herramientas de terceros están integradas en los espacios, justo donde las necesitas. - Orientados a temas
Los espacios enfocados en temas ayudan a las personas a organizar los espacios de manera eficiente y a configurar las notificaciones de forma eficaz. - Un espacio seguro para el debate
Los espacios proporcionan un entorno rápido, expresivo y ligero con conversaciones más informales basadas en chats y emojis. Este estilo de comunicación informal reduce las barreras para la participación y fomenta conversaciones más fluidas y seguridad psicológica para las personas de tu organización.
¿Espacios o conversaciones grupales?
Los espacios son ideales para muchos objetivos de comunicación, como se describió anteriormente. Recomendamos Espacios como el lugar principal en Workspace para la colaboración orientada a proyectos y equipos, así como para las conversaciones sociales y el intercambio de conocimientos generales que continuarán de forma continua.
Las conversaciones grupales o los chats 1:1 son ideales para intercambiar mensajes rápidos y específicos, como aclaraciones informales, seguimientos rápidos, comunicaciones de canales secundarios que no requieren un público amplio y debates muy temporales.
Para obtener más detalles sobre cuándo usar estas y otras herramientas de comunicación, consulta Prácticas recomendadas para la comunicación grupal.
Crea espacios privados, detectables o abiertos
Después de crear un espacio, los usuarios de tu organización pueden elegir entre acceso privado, visible o abierto. Si tu organización tiene varios públicos objetivo, los propietarios y administradores de los espacios pueden usar la configuración avanzada para controlar la visibilidad seleccionando los públicos objetivo que pueden descubrir un espacio o unirse a él. Solo se puede configurar un público objetivo para determinar quién puede unirse a un espacio.
Los espacios privados son ideales para debates de equipos y grupos, o proyectos específicos. Si un usuario quiere unirse a un espacio privado, un miembro del espacio debe invitarlo o agregarlo a él. Los espacios privados permanecen ocultos para cualquier persona que no sea miembro o invitado.
Los espacios detectables son para conversaciones que deben permanecer privadas, pero que deben permitir que otros usuarios soliciten unirse a ellas. Cuando un espacio es detectable, los usuarios pueden encontrarlo, consultar su nombre y descripción, y solicitar unirse. Los mensajes solo son visibles para los usuarios que se unieron.
Los espacios abiertos son útiles para conversaciones que no se limitan a personas o equipos específicos. Cuando un espacio está abierto, los usuarios pueden explorarlo, obtener una vista previa de los mensajes y unirse a él. Si tienen un vínculo al espacio, pueden unirse a través de él.
Prácticas recomendadas para configurar espacios
Estas son algunas sugerencias para ayudar a tu organización a usar los espacios de manera eficaz.
- En la mayoría de los casos, te recomendamos que actives el historial de forma predeterminada para que las personas puedan consultar los conocimientos y las conversaciones que se produjeron en el pasado. Si el historial está desactivado, es posible que la conversación desaparezca antes de que todos los participantes tengan la oportunidad de verla. Si tu edición de Workspace lo permite, considera establecer la opción El historial está SIEMPRE ACTIVADO.
- Configura y comunica los lineamientos de tu empresa para la etiqueta de chat. En esta sección, se deben abarcar las situaciones en las que quieres que tu organización use el correo electrónico, los mensajes directos, las conversaciones grupales o los espacios, y si los tiempos de respuesta esperados son diferentes para estos canales de comunicación.
- Estos son algunos lineamientos específicos que recomendamos:
- Usa los espacios para debates asíncronos en los que las personas no tengan que estar en línea al mismo tiempo. En cambio, pueden leer y responder según sus propios horarios.
- Usa @menciones para llamar la atención de personas específicas y asegurarte de que reciban una notificación. Informa a los usuarios que pueden usar @todos para llamar la atención de todos los miembros de un espacio, pero recuérdales que esto les enviará una notificación a todos. Considera agregar ejemplos de situaciones en las que esto se recomendaría o no en tu organización.
- Anima a las personas a agregar contexto de alto nivel cuando @mencionen a otras personas en el chat, especialmente en conversaciones grupales y Espacios más grandes. Esto facilita que tus colegas sepan a qué te refieres de forma general sin tener que revisar todo el espacio.
- Para ayudar a tus usuarios a responder mensajes específicos sin interrumpir la conversación principal que se lleva a cabo en el espacio, considera usar conversaciones intercaladas para que los usuarios puedan ramificar las respuestas en conversaciones aparte. Obtén más información para usar conversaciones en los espacios.
- Anima a los empleados a crear sus propios espacios para su trabajo. Haz que los líderes usen activamente los espacios para fomentar y modelar que otros sigan su ejemplo.
- Trabaja con los propietarios y administradores de espacios de tu organización para promover conversaciones saludables, asegurarte de que los temas se mantengan en el camino adecuado y controlar la disponibilidad de los espacios dentro de tu organización.
- Para mejorar la seguridad y garantizar la privacidad, los propietarios o administradores de los espacios pueden restringir la visibilidad de la lista de miembros. Esto es útil para anuncios generales o espacios externos. Los usuarios que envíen mensajes en el espacio serán visibles para los demás miembros.
Administra los espacios de tu organización
Cualquier persona de tu organización que cree un espacio se convierte automáticamente en su propietario y puede asignar ese rol a más personas. Para obtener más información, consulta Obtén información sobre tu rol como propietario o administrador de un espacio.
Es posible que se asigne automáticamente el rol de propietario del espacio a otras personas de tu organización. Esto ayuda a evitar que haya espacios no administrados, por ejemplo, si un propietario abandona el espacio o si se borra o suspende su cuenta. Si el creador y propietario del espacio ya no es miembro, se asignará automáticamente el rol de propietario del espacio a un máximo de 3 de los miembros activos más antiguos del espacio.