Эта статья предназначена для администраторов. Если вы хотите узнать, как создавать чат-группы и присоединяться к ним, ознакомьтесь со справкой по чат-группам для конечных пользователей.
Чат-группы используются в Google Workspace для общения, совместной работы и выполнения задач. В них удобно делиться идеями и в целом работать, так как нужная информация всегда доступна их участникам. Они формируют интегрированную и продуктивную рабочую среду для поиска и обсуждения различных тем.
Преимущества чат-групп
Чат группы:
- Позволяют объединить всю важную информацию.
Чат-группы играют роль единого центра для командной работы, коллективного принятия решений, обсуждений и публикации объявлений. Все участники получают доступ к рабочим материалам и принимаемым решениям. В чат-группы интегрированы сервисы Google Workspace и сторонние приложения, поэтому все инструменты будут всегда под рукой. - Посвящены определенной теме.
Тематические чат-группы помогают сотрудникам эффективно организовать общение и оставаться в курсе событий, настроив оповещения. - Служат удобным пространством для обсуждений.
Чат-группы позволяют быстро получать ответы и общаться неформально, например добавляя в сообщения эмодзи. Такой неофициальный стиль сближает сотрудников и делает общение более открытым, помогает строить доверительные отношения в компании.
Когда использовать чат-группы, а когда групповые чаты?
Чат-группы успешно справляются с описанными выше задачами коммуникации. Рекомендуем использовать их в первую очередь для проектной и командной работы, а также для постоянного неформального общения сотрудников и обмена знаниями.
Небольшие групповые чаты или чаты 1:1 больше подходят для коротких бесед, посвященных отдельным вопросам, например для неофициальных уточнений, напоминаний, разъяснений, не требующих внимания широкой аудитории, и обсуждения текущих задач, быстро теряющих актуальность.
Дополнительные сведения о возможных сценариях использования этих и других средств коммуникации можно найти в статье Рекомендации по групповому общению в Gmail.
Как создавать чат-группы с ограниченным доступом, доступные для поиска и открытые чат-группы
После создания чат-группы пользователи в организации могут выбрать, будет ли она закрытой, доступной для поиска или открытой. Если в вашей организации создано несколько целевых аудиторий, владельцы и менеджеры чат-групп могут использовать расширенные настройки, чтобы контролировать видимость чат-групп, выбирая целевые аудитории, которым разрешено находить чат-группы и присоединяться к ним. Для чат-группы можно настроить только одну целевую аудиторию.
Закрытые чат-группы идеально подходят для обсуждения проектов и общения команд и групп пользователей. Чтобы пользователь мог присоединиться к частной чат-группе, ее участник должен пригласить или добавить его. Частные чат-группы будут скрыты от всех, кто не является их участником или не получил приглашение.
Чат-группы, доступные для поиска, предназначены для обсуждений, которые должны оставаться конфиденциальными, но при этом другие пользователи могут отправлять запросы на присоединение к ним. Если чат-группа доступна для поиска, пользователи могут находить ее, просматривать название и описание и отправлять запрос на присоединение. Сообщения видны только пользователям, которые присоединились к чат-группе.
Открытые чат-группы подходят для обсуждений, которые могут быть интересны всем, а не только определенным сотрудникам или командам. Если чат-группа открыта, все пользователи могут находить ее, просматривать содержимое и присоединяться. Если у пользователя есть ссылка на чат-группу, он может присоединиться к ней по ссылке.
Рекомендации по настройке чат-групп
Приведенные ниже советы помогут эффективно использовать чат-группы в организации.
- В большинстве ситуаций рекомендуется задать для чат-групп настройку "История включена по умолчанию", чтобы сотрудники могли просматривать оставленные в них сообщения. Если история отключена, обсуждение может исчезнуть до того, как все пользователи его прочитают. Если используемая вами версия Google Workspace поддерживает такую возможность, рекомендуем задать настройку История всегда включена.
- Составьте правила поведения в чатах компании и ознакомьте с ними сотрудников. В правилах можно, к примеру, объяснить, когда использовать электронную почту, а когда – прямую переписку, небольшие групповые чаты или чат-группы. Требования к срокам ответа в разных каналах связи будут различаться.
- Ниже приводятся примеры таких правил.
- Участникам чат-группы не обязательно находиться в сети одновременно. Они могут читать сообщения и отвечать тогда, когда им удобно.
- Если в текст сообщения добавить имя участника с префиксом "@", участнику придет уведомление. Используйте эту функцию, чтобы привлечь внимание собеседника. С помощью упоминания @all можно обратиться ко всем участникам чат-группы: уведомление получат все. Вы можете добавить примеры ситуаций, когда это рекомендуется и не рекомендуется делать.
- Объясните пользователям, что в сообщениях с упоминаниями лучше сразу приводить какой-то общий контекст, особенно если чат очень длинный. Так коллегам будет проще понять, о чем вы их спрашиваете, и им не придется просматривать всю чат-группу.
- Чтобы помочь пользователям отвечать на определенные сообщения, не мешая основному обсуждению в чат-группе, рекомендуем использовать для ответов цепочки в чате. Подробнее о том, как использовать цепочки в чат-группах Chat…
- Посоветуйте сотрудникам создавать собственные чат-группы для работы. Руководителям стоит активно пользоваться чат-группами, подавая пример подчиненным.
- Расскажите владельцам и менеджерам групп о необходимости модерировать обсуждения и следить за выполнением правил. Также пусть они отслеживают доступность чат-групп в организации.
- Чтобы повысить безопасность и конфиденциальность, владельцы и менеджеры чат-групп могут ограничить видимость списка участников. Это удобно для объявлений или внешних чат-групп. Пользователи, отправляющие сообщения в чат-группу, будут видны другим ее участникам.
Управление чат-группами в организации
Любой пользователь в организации, создающий чат-группу, автоматически становится ее владельцем и может присваивать эту роль другим пользователям. Подробнее о роли владельца или менеджера чат-группы…
Роль владельца чат-группы может автоматически присваиваться пользователям в организации – это позволяет избежать ситуаций, когда чат-группы никем не управляются. Так может случиться, например, если владелец чат-группы покинет ее или если аккаунт владельца будет удален или заблокирован. Если владелец чат-группы больше не является ее участником, до трех активных участников, присоединившихся к чат-группе первыми, автоматически получают роль владельца.