המאמר הזה מיועד לאדמינים. כדי ללמוד איך ליצור מרחבים משותפים ולהצטרף אליהם, אפשר להיכנס לעזרה למשתמשי קצה בנושא מרחבים משותפים.
המרחבים המשותפים הם המקום העיקרי ב-Google Workspace לתקשר, לשתף פעולה ולבצע משימות. במרחבים המשותפים, הרעיונות יכולים לזרום בצורה חופשית יותר, המידע נגיש בכל שלב ואפשר לעבוד בקלות. המרחבים המשותפים עוזרים לארגון שלכם לגלות נושאים ולשתף פעולה, ומאפשרים לצוותים לעבוד יחד בסביבת עבודה פרודוקטיבית ומקושרת יותר.
היתרונות של Spaces
המרחבים הם:
- מרכז עבודה
המרחבים המשותפים משמשים כמקום אחד לעבודה, להחלטות, להודעות ולדיונים של הצוות. כולם מסונכרנים, עם גישה לאותו תוכן ועם אפשרות לראות את ההחלטות. האפליקציות של Workspace והכלים של הצדדים השלישיים משולבים במרחבים המשותפים, בדיוק איפה שאתם צריכים אותם. - לפי נושאים
מרחבים משותפים שממוקדים בנושאים מסוימים עוזרים לאנשים לארגן את המרחבים המשותפים בצורה יעילה ולהגדיר התראות בצורה אפקטיבית. - מרחב בטוח לדיונים
המרחבים המשותפים מספקים סביבה מהירה, קלילה ואינטראקטיבית, עם שיחות קלילות יותר שמבוססות על צ'אט ואמוג'י. סגנון התקשורת הבלתי רשמי הזה מסיר את המחסומים למעורבות ומעודד שיחות זורמות יותר ותחושת ביטחון פסיכולוגי לאנשים בארגון.
מרחבים משותפים או שיחות קבוצתיות?
מרחבים משותפים מתאימים למטרות תקשורת רבות, כמו שמתואר למעלה. אנחנו ממליצים להשתמש במרחבים המשותפים כמקום העיקרי ב-Workspace לשיתוף פעולה בפרויקטים ובצוותים, וגם לדיונים חברתיים ולשיתוף ידע כללי באופן שוטף.
שיחות בקבוצות קטנות או צ'אטים אישיים מתאימים להודעות מהירות וספונטניות, כמו הבהרות לא רשמיות, מעקב מהיר, תקשורת בערוץ משני שלא צריך קהל גדול ודיונים זמניים מאוד.
במאמר שיטות מומלצות לתקשורת קבוצתית מוסבר מתי כדאי להשתמש בכלים האלה ובכלי תקשורת אחרים.
איך יוצרים מרחבים פרטיים, גלויים או עם גישה חופשית
אחרי שיוצרים מרחב, המשתמשים בארגון יכולים לבחור אם הוא יהיה פרטי, גלוי או פתוח לכולם. אם לארגון שלכם יש כמה קהלי יעד, הבעלים והמנהלים של המרחב יכולים להשתמש בהגדרות המתקדמות כדי לבחור אילו קהלי יעד יוכלו לראות את המרחב, למצוא אותו או להצטרף אליו. אפשר להגדיר רק קהל יעד אחד שיכול להצטרף למרחב משותף.
מרחבים פרטיים מתאימים לדיונים בצוותים או בקבוצות, או לפרויקטים ספציפיים. כדי להצטרף למרחב פרטי, צריך שמישהו שכבר נמצא במרחב יזמין או יצרף את המשתמש. מרחבים פרטיים נשארים מוסתרים מכל מי שלא חבר או מוזמן.
מרחבים שגלויים לכולם מיועדים לדיונים שצריכים להישאר פרטיים, אבל שמשתמשים אחרים יכולים לבקש להצטרף אליהם. אפשר לחפש אותם, לראות את השם והתיאור שלהם ולשלוח בקשת הצטרפות. רק משתמשים שהצטרפו יכולים לראות את ההודעות.
מרחבים משותפים פתוחים מתאימים לדיונים שלא מוגבלים לקבוצות או לאנשים ספציפיים. אפשר לחפש אותם, לפתוח תצוגה מקדימה של ההודעות ולהצטרף אליהם. אם יש להם קישור למרחב, הם יכולים להצטרף אליו דרך הקישור.
שיטות מומלצות להגדרת מרחבים משותפים
ריכזנו כאן כמה הצעות שיעזרו לארגון שלכם להשתמש במרחבים בצורה יעילה.
- ברוב המקרים, מומלץ להפעיל את ההיסטוריה כברירת מחדל כדי שאנשים יוכלו להתייחס לידע ולדיונים שהתרחשו בעבר. כשההיסטוריה מושבתת, יכול להיות שהשיחה תיעלם לפני שכל המשתתפים יספיקו לראות אותה. אם מהדורת Workspace שלכם מאפשרת זאת, כדאי להגדיר את האפשרות ההיסטוריה פועלת תמיד.
- להגדיר את כללי ההתנהגות בצ'אט של החברה וליידע את העובדים לגביהם. ההנחיות צריכות לכלול מצבים שבהם אתם רוצים שהארגון ישתמש באימייל, בצ'אטים אישיים, בשיחות קבוצתיות קטנות או במרחבים משותפים, ולציין אם זמני התגובה הצפויים שונים בערוצי התקשורת האלה.
- ריכזנו כאן כמה הנחיות ספציפיות שמומלץ לפעול לפיהן:
- המרחבים מיועדים לדיונים אסינכרוניים, שבהם המשתתפים לא צריכים להיות מחוברים בו-זמנית. במקום זאת, הם יכולים לקרוא ולהגיב בזמן שנוח להם.
- כדי למשוך את תשומת הלב של אנשים ספציפיים ולוודא שהם יקבלו התראה, אתם יכולים לתייג אותם באמצעות @. כדאי להסביר למשתמשים שהם יכולים להשתמש ב- @all כדי למשוך את תשומת הלב של כל המשתתפים במרחב, אבל להזכיר להם שזה שולח התראה לכולם. כדאי להוסיף דוגמאות למצבים שבהם מומלץ או לא מומלץ להשתמש ב-AI בארגון.
- לעודד אנשים להוסיף הקשר ברמה גבוהה כשהם מתייגים אנשים ב-Chat, במיוחד בשיחות קבוצתיות ובמרחבים משותפים גדולים יותר. כך הקולגות שלכם יוכלו להבין בקלות למה אתם מתכוונים, בלי לעבור על כל המרחב המשותף.
- כדי לעזור למשתמשים לענות להודעות ספציפיות בלי להפריע לשיחה הראשית במרחב המשותף, כדאי להשתמש בשרשורים. כך המשתמשים יוכלו לפצל את התשובות לשיחות נפרדות. איך משתמשים בשרשורים במרחבים משותפים?
- לעודד את העובדים ליצור מרחבים משלהם לעבודה. בקשו מהמנהלים להשתמש במרחבים המשותפים באופן פעיל כדי לעודד אחרים לעשות זאת ולהוות דוגמה.
- לעבוד עם הבעלים והמנהלים של המרחבים המשותפים בארגון כדי לעודד שיחות בריאות, לוודא שהנושאים נשארים במסלול המתאים ולשלוט בזמינות של המרחב המשותף בארגון.
- כדי לשפר את האבטחה ולשמור על הפרטיות, הבעלים או המנהלים של המרחב יכולים להגביל את האפשרות לראות את רשימת המשתתפים. האפשרות הזו שימושית להודעות כלליות או למרחבים משותפים חיצוניים. משתמשים ששולחים הודעות במרחב המשותף יהיו גלויים לאחרים במרחב המשותף.
ניהול המרחבים בארגון
כל מי שיוצר מרחב בארגון שלכם הוא אוטומטית הבעלים של המרחב, ויכול להקצות את התפקיד הזה לאנשים נוספים. הסבר על התפקידים "בעלים" ו"מנהל/ת של המרחב"
יכול להיות שאנשים נוספים בארגון יקבלו באופן אוטומטי את תפקיד הבעלים של המרחב המשותף. כך אפשר למנוע מצב שבו המרחב לא מנוהל, למשל אם הבעלים של המרחב עוזב אותו או שהחשבון שלו נמחק או מושעה. אם יוצר המרחב כבר לא חבר בו, עד 3 מהחברים הפעילים הראשונים במרחב יקבלו אוטומטית את תפקיד הבעלים.