המאמר הזה מיועד לאדמינים. אם אתם רוצים לדעת איך יוצרים מרחבים ומצטרפים אליהם, אתם יכולים להיכנס אל העזרה למשתמשי מרחבים.
מרחבים הם המקום העיקרי ב-Google Workspace לתקשורת, לשיתוף פעולה ולביצוע עבודה. במרחבים, הרעיונות יכולים לזרום בחופשיות, המידע נגיש בכל רגע והעבודה מתבצעת בקלות. מרחבים עוזרים לארגון לגלות נושאים ולשתף פעולה בנושאים, והם מאפשרים לצוותים לעבוד יחד בסביבת עבודה מקושרת ופרודוקטיבית יותר.
היתרונות של מרחבים
המרחבים הם:
- מרכז עבודה
מרחבים הם מקום אחד שבו הצוות יכול לעבוד, לקבל החלטות, לפרסם הודעות ולנהל דיונים. כולם נשארים מסונכרנים עם גישה לאותו תוכן ועם שקיפות לגבי ההחלטות. אפליקציות של Workspace וכלים של צד שלישי משולבים במרחבים, בדיוק במקום שבו אתם צריכים אותם. - מרחבים לפי נושאים
מרחבים לפי נושאים עוזרים לאנשים לארגן את המרחבים בצורה יעילה ולהגדיר התראות בצורה אפקטיבית. - מרחב בטוח לדיונים
מרחבים מספקים סביבה מהירה, קלילה ומלאת הבעה, עם שיחות לא רשמיות יותר שמבוססות על צ'אטים ואמוג'י. סגנון התקשורת הלא רשמי הזה מוריד את המחסומים להשתתפות, ומעודד שיחות חופשיות יותר וביטחון פסיכולוגי לאנשים בארגון.
מרחבים או שיחות קבוצתיות?
מרחבים הם פתרון אידיאלי להרבה מטרות תקשורת, כפי שמתואר למעלה. אנחנו ממליצים להשתמש במרחבים כמקום העיקרי ב-Workspace לשיתוף פעולה בפרויקטים ולעבודה בצוותים, וגם לדיונים חברתיים ולשיתוף ידע כללי באופן שוטף.
שיחות קבוצתיות קטנות או צ'אטים אישיים מתאימים במיוחד לשליחת הודעות מהירה ואד-הוק, כמו הבהרות לא רשמיות, מעקב מהיר, תקשורת בערוץ אחורי שלא דורשת קהל גדול ודיונים שמוגבלים בזמן.
מידע נוסף על מקרים שבהם כדאי להשתמש בכלים האלה ובכלים אחרים לתקשורת מופיע במאמר שיטות מומלצות לתקשורת קבוצתית.
יצירת מרחבים פרטיים, גלויים או עם גישה חופשית
אחרי שיוצרים מרחב, משתמשים בארגון יכולים לבחור בין גישה פרטית, גישה גלויה לכולם או גישה פתוחה. אם בארגון שלכם יש כמה קהלי יעד, הבעלים והמנהלים של המרחב יכולים להשתמש בהגדרות מתקדמות כדי לקבוע את רמת החשיפה של המרחב. הם יכולים לבחור קהלי יעד שיוכלו לגלות את המרחב או להצטרף אליו. אפשר להגדיר רק קהל יעד אחד שיכול להצטרף למרחב.
מרחבים פרטיים הם אידיאליים לדיונים בצוותים או בקבוצות, או לפרויקטים ספציפיים. אם משתמש רוצה להצטרף למרחב פרטי, מישהו שכבר נמצא במרחב צריך להזמין או להוסיף אותו. מרחבים פרטיים נשארים מוסתרים מכל מי שלא חבר בהם או שלא הוזמן אליהם.
מרחבים שגלויים לכולם מיועדים לדיונים שצריכים להישאר פרטיים, אבל לאפשר למשתמשים אחרים לשלוח בקשה להצטרף אליהם. אפשר לחפש אותם, לראות את השם והתיאור שלהם ולשלוח בקשת הצטרפות. רק משתמשים שהצטרפו למרחב יכולים לראות את ההודעות.
מרחבים פתוחים מתאימים לדיונים שלא מוגבלים לקבוצות או לאנשים ספציפיים. אפשר לחפש אותם, לראות תצוגה מקדימה של ההודעות ולהצטרף אליהם. אם יש להם קישור למרחב, הם יכולים להצטרף אליו באמצעות הקישור.
שיטות מומלצות להגדרת מרחבים
ריכזנו כאן כמה הצעות שיעזרו לארגון שלכם להשתמש ביעילות במרחבים.
- ברוב המקרים, מומלץ להפעיל את ההיסטוריה כברירת מחדל כדי שאנשים יוכלו לעיין בידע ובדיונים שהיו בעבר. כשההיסטוריה מושבתת, יכול להיות שהשיחה תיעלם לפני שכל המשתתפים יספיקו לראות אותה. אם המהדורה שלכם ב-Workspace מאפשרת זאת, כדאי להגדיר את האפשרות ההיסטוריה תמיד מופעלת.
- הגדרת הנחיות לנימוסי שיחה ופרסום שלהן בחברה. ההנחיות צריכות לכלול מצבים שבהם אתם רוצים שהארגון ישתמש באימייל, בצ'אטים ישירים, בשיחות קבוצתיות קטנות או במרחבים, וגם אם זמני התגובה הצפויים שונים בערוצי התקשורת האלה.
- הנה כמה הנחיות ספציפיות שאנחנו ממליצים עליהן:
- אפשר להשתמש במרחבים לדיונים אסינכרוניים שבהם לא צריך להיות אונליין באותו הזמן. במקום זאת, הם יכולים לקרוא את ההודעות ולענות להן בזמן שנוח להם.
- תיוג אנשים ספציפיים באמצעות @ימשוך את תשומת הלב שלהם ויבטיח שהם יקבלו התראה. כדאי להודיע למשתמשים שהם יכולים להשתמש בתיוג @כולם כדי להסב את תשומת הלב של כולם במרחב, אבל להזכיר להם שהתיוג הזה שולח התראה לכולם. כדאי להוסיף דוגמאות למצבים שבהם מומלץ להשתמש בהגדרה הזו בארגון, או לא מומלץ.
- כדאי לעודד אנשים להוסיף הקשר כללי כשהם מתייגים אנשים בצ'אט, במיוחד בשיחות קבוצתיות ובמרחבים גדולים יותר. כך קל יותר לעמיתים להבין למה אתם מתכוונים ברמה גבוהה, בלי שהם יצטרכו לעיין בכל המרחב.
- כדי לעזור למשתמשים שלכם לענות להודעות ספציפיות בלי לשבש את השיחה הראשית במרחב, כדאי להשתמש בשרשורים כדי שהמשתמשים יוכלו לפצל את התשובות לשיחות נפרדות. מידע נוסף על שימוש בשרשורים במרחבים
- לעודד את העובדים ליצור מרחבים משלהם לעבודה. המנהיגים צריכים להשתמש באופן פעיל במרחבים כדי לעודד אחרים לעשות זאת ולשמש להם דוגמה.
- כדי לשמור על שיחות בריאות, לוודא שהנושאים נשארים במסלול המתאים ולשלוט בזמינות המרחב בארגון, כדאי לעבוד עם הבעלים והמנהלים של המרחב בארגון.
ניהול מרחבים בארגון
כל מי שיוצר מרחב בארגון הופך אוטומטית לבעלים של המרחב ויכול להקצות עוד אנשים לתפקיד הזה. הסבר על התפקידים "בעלים" ו"מנהל/ת של המרחב"
יכול להיות שיוקצה אוטומטית תפקיד הבעלים של המרחב לאנשים נוספים בארגון. כך אפשר למנוע מצבים שבהם אין ניהול של המרחבים, למשל אם הבעלים של המרחב עוזב אותו או שהחשבון שלו נמחק או מושעה. אם היוצר של המרחב המשותף כבר לא חבר בו, התפקיד של הבעלים של המרחב המשותף מוקצה אוטומטית ל-3 מהמשתמשים הפעילים הראשונים במרחב.