Dit artikel is bedoeld voor beheerders. Als u meer informatie wilt over hoe u ruimtes maakt en eraan deelneemt, gaat u naar de hulp voor eindgebruikers van Ruimtes.
Ruimtes zijn de primaire plek in Google Workspace om te communiceren, samen te werken en werk gedaan te krijgen. In ruimtes kunnen ideeën beter worden uitgewisseld, is informatie altijd toegankelijk en kunnen mensen makkelijk werken. Met ruimtes kunnen mensen in uw organisatie onderwerpen verkennen en eraan samenwerken. In ruimtes werken teams samen in een meer verbonden en productievere werkomgeving.
De kracht van ruimtes
Ruimtes zijn:
- Een centrale werkplek
Ruimtes fungeren als één plek voor het werk, de beslissingen, de aankondigingen en de discussies van een team. Iedereen blijft op de hoogte, omdat iedereen toegang heeft tot dezelfde content en alle beslissingen kan zien. Workspace-apps en tools van derden zijn geïntegreerd in ruimtes, precies waar u ze nodig heeft. - Onderwerpgeoriënteerd
Door onderwerpgerichte ruimtes kunnen mensen efficiënt ruimtes ordenen en effectief meldingen instellen. - Een veilige ruimte voor discussie
Ruimtes bieden een snelle, expressieve en lichte omgeving met meer informele chatgesprekken en emoji's. Door op een informele manier te communiceren, zijn mensen in uw organisatie meer betrokken en kunnen gesprekken vrijer en veiliger worden gevoerd.
Ruimtes of groepsgesprekken?
Ruimtes zijn ideaal voor veel communicatiedoeleinden, zoals hierboven beschreven. We raden ruimtes aan als de primaire plek in Workspace voor project- en teamgerichte samenwerking, maar ook voor sociale gesprekken en algemene kennisoverdracht die steeds moet plaatsvinden.
Kleine groepsgesprekken of 1-op-1-chats zijn ideaal voor snelle, ad-hocberichten, zoals informele verduidelijkingen, snelle opvolgberichten, backchannelcommunicatie waar niet iedereen bij betrokken hoeft te zijn en korte gesprekken.
Ga naar Best practices voor groepscommunicatie voor meer informatie over wanneer u deze en andere communicatietools kunt gebruiken.
Privé-, vindbare of open ruimtes maken
Nadat ze een ruimte hebben gemaakt, kunnen gebruikers in uw organisatie kiezen tussen privé, vindbaar of open toegang. Als uw organisatie meerdere doelgroepen heeft, kunnen eigenaren en beheerders van ruimtes geavanceerde instellingen gebruiken om de zichtbaarheid te beheren door doelgroepen te selecteren die een ruimte kunnen ontdekken of eraan kunnen deelnemen. U kunt maar één doelgroep instellen voor wie kan deelnemen aan een ruimte.
Privéruimtes zijn ideaal voor team- en groepsgesprekken of specifieke projecten. Als een gebruiker wil deelnemen aan een privéruimte, moet een lid van de ruimte de persoon uitnodigen of toevoegen aan de ruimte. Privéruimtes blijven verborgen voor iedereen die geen lid of genodigde is.
Vindbare ruimtes zijn bedoeld voor discussies die privé moeten blijven, maar waarvoor andere gebruikers een verzoek kunnen indienen om deel te nemen. Als een ruimte vindbaar is, kunnen gebruikers de ruimte vinden, de naam en beschrijving controleren en een verzoek indienen om deel te nemen. Berichten zijn alleen zichtbaar voor gebruikers die lid zijn geworden.
Open ruimtes zijn handig voor discussies die niet beperkt zijn tot specifieke personen of teams. Als een ruimte open is, kunnen gebruikers erin browsen, voorbeelden van berichten bekijken en deelnemen. Als ze een link naar de ruimte hebben, kunnen ze via de link deelnemen.
Praktische tips voor het instellen van ruimtes
Hier ziet u enkele suggesties om ruimtes effectief te gebruiken in uw organisatie.
- In de meeste situaties raden we u aan de geschiedenis standaard aan te zetten, zodat mensen kennis en discussies uit het verleden kunnen raadplegen. Als de geschiedenis uitstaat, kan het zijn dat een gesprek verdwijnt voordat alle betrokkenen de kans hebben gehad het te zien. Als uw Workspace-versie dit toestaat, kunt u de optie Geschiedenis staat ALTIJD AAN instellen.
- Stel richtlijnen voor de chatetiquette van uw bedrijf op en stuur deze naar de mensen in uw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan wanneer u wilt dat uw organisatie e-mail, privéchats, kleine groepsgesprekken of ruimtes gebruikt en of er andere verwachte reactietijden zijn voor deze kanalen.
- Dit zijn enkele specifieke richtlijnen die we aanraden:
- Gebruik ruimtes voor asynchrone discussies waarbij mensen niet tegelijkertijd online hoeven te zijn. Ze kunnen zelf bepalen wanneer ze berichten lezen en erop reageren.
- Gebruik @vermeldingen om de aandacht van mensen te trekken en te zorgen dat ze een melding krijgen. Laat gebruikers weten dat ze @all kunnen gebruiken om de aandacht van iedereen in een ruimte te trekken, maar zorg ook dat ze weten dat iedereen dan een melding krijgt. U kunt voorbeelden toevoegen van situaties waarin dit wel of niet zou worden aanbevolen in uw organisatie.
- Raad mensen aan genoeg context toe te voegen als ze mensen @vermelden in chats, vooral in grotere groepsgesprekken en ruimtes. Zo kunnen collega's makkelijker zien waar ze het over hebben, zonder dat ze alle berichten in de ruimte hoeven te lezen.
- Als u wilt dat uw gebruikers reageren op specifieke berichten zonder het hoofdgesprek in de ruimte te onderbreken, kunt u inline threads gebruiken, zodat uw gebruikers antwoorden kunnen groeperen in aparte gesprekken. Meer informatie over het gebruik van gesprekken in ruimtes.
- Raad werknemers aan hun eigen ruimtes te maken voor hun werk. Vraag leidinggevenden ruimtes actief te gebruiken om anderen aan te moedigen dit ook te doen.
- Werk samen met ruimtebeheerders en managers in uw organisatie om nuttige gesprekken te stimuleren, te zorgen dat mensen niet van het onderwerp afdwalen en te bepalen voor wie een ruimte beschikbaar is in uw organisatie.
- Eigenaren of beheerders van ruimtes kunnen de zichtbaarheid van de ledenlijst beperken om de beveiliging te verbeteren en de privacy te waarborgen. Dit is handig voor brede aankondigingen of externe ruimtes. Gebruikers die berichten sturen in de ruimte, zijn zichtbaar voor anderen in de ruimte.
Ruimtes in uw organisatie beheren
Iedereen in uw organisatie die een ruimte maakt, is automatisch een ruimtebeheerder en kan meer mensen aan de rol toewijzen. Ga naar Meer informatie over uw rol als ruimtebeheerder voor meer informatie.
U kunt ook instellen dat bepaalde mensen in uw organisatie automatisch de rol van ruimtebeheerder krijgen. Zo voorkomt u dat er onbeheerde ruimtes ontstaan, bijvoorbeeld als een ruimtebeheerder de ruimte verlaat of het account van de ruimtebeheerder wordt verwijderd of opgeschort. Als de maker van de ruimte geen lid meer is, krijgen maximaal 3 van de eerste actieve leden van de ruimte automatisch de rol van ruimte-eigenaar.