هذه المقالة مُخصَّصة للمشرفين. إذا أردت التعرُّف على كيفية إنشاء المساحات والانضمام إليها، انتقِل إلى المقالة مساعدة المستخدم النهائي بشأن استخدام ميزة "مساحات".
"المساحات" هي المكان الأساسي في Google Workspace للتواصل والتعاون وإنجاز المهام. تساعد "المساحات" على تدفق الأفكار بحرية أكبر، وتمكّن المستخدمين من الوصول إلى المعلومات في أي وقت وتنفيذ العمل بسهولة. تتيح "المساحات" لمؤسستك القدرة على الاكتشاف والتعاون في العمل على معالجة المواضيع، حيث تتجمّع الفِرق معًا في بيئة عمل مترابطة وأكثر إنتاجية.
أهمية "المساحات"
المساحات هي:
- مركز للعمل
توفّر المساحات مكانًا واحدًا لعمل الفريق وإصدار قراراته وإعلاناته وإجراء مناقشاته. ويبقى الجميع مطّلعين على آخر الأخبار دائمًا من خلال القدرة على الوصول إلى المحتوى نفسه واستعراض القرارات. تتسم "المساحات" بأنها تجمع تطبيقات Workspace وأدوات أخرى تابعة لجهات خارجية، لاستخدامها كيفما تشاء. - وسيلة للنقاش حسب الموضوع
يمكن إنشاء مساحات حسب المواضيع، ما يساعد المستخدمين على تنظيمها بكفاءة وإعداد الإشعارات بفعالية. - مساحة آمنة للنقاش
توفّر المساحات بيئة نقاش سريعة وغير معقدة تسهّل التعبير عن الآراء وتتيح إجراء محادثات بسيطة واستخدام رموز تعبيرية غير رسمية. يساعد هذا الأسلوب غير الرسمي في التصدي لعقبات التفاعل بين المستخدمين، كما يشجّع على المزيد من المحادثات السلسة والسلامة النفسية للأشخاص في مؤسستك.
المساحات أو المحادثات الجماعية؟
تعتبر المساحات مثالية لتحقيق الكثير من أهداف التواصل، كما هو موضح أعلاه. ننصحك بجعل "المساحات" المكان الأساسي في Workspace للتعاون المنظّم حسب الفِرق والمشاريع، بالإضافة إلى إجراء المناقشات الاجتماعية ومشاركة المعرفة العامة بشكل مستمر.
تُعد المحادثات الجماعية الصغيرة أو التي بين شخصين مثالية للمراسلات السريعة والمخصّصة لغرض محدد، مثل التوضيحات غير الرسمية والمتابعات السريعة والمحادثات الموازية التي لا تتطلب جمهورًا كبيرًا والمناقشات العابرة.
لمزيد من التفاصيل عن أفضل الطرق لاستخدام هذه الميزات وغيرها من أدوات التواصل، يُرجى الاطّلاع على أفضل الممارسات للتواصل الجماعي.
أفضل الممارسات لإعداد المساحات
في ما يلي بعض الاقتراحات لمساعدة مؤسستك على استخدام المساحات بشكلٍ فعّال.
- في معظم الحالات، ننصحك بتفعيل السجلّ تلقائيًا حتى يتمكّن المستخدمون من الاطّلاع على المعلومات والمناقشات التي حدثت في الماضي. عندما يكون السجلّ غير مُفعّل، قد تختفي المحادثة قبل أن يتمكّن جميع المستخدمين المشاركين من الاطّلاع عليها. يمكنك ضبط الخيار السجل مُفعّل دائمًا إذا كان إصدار Workspace يسمح بذلك.
- يمكنك وضع الإرشادات المتعلقة بنظام المحادثات في شركتك وإرسالها إلى الفريق. يجب أن يتناول هذا حالاتٍ مثل الوقت الذي يجب فيه استخدام الرسائل الإلكترونية أو الرسائل المباشرة أو المحادثات الجماعية الصغيرة أو المساحات، وما إذا كانت أوقات الاستجابة المتوقّعة لقنوات التواصل هذه مختلفة.
- يمكنك استيراد المجموعات إلى مساحة، ولكنها تقتصر على المجموعات التي تضم أقل من 100 عضو. في حال كنت تريد استيراد مجموعة تضم أكثر من 100 مستخدم، يمكنك إنشاء مساحة قابلة للاكتشاف جديدة، ثم إرسال رسالة إلى أعضاء المجموعة تحتوي على رابط الانضمام إلى المساحة الجديدة.
- عند إنشاء رسالة جماعية مباشرة إلى مساحة أو إعادة تسميتها أو ترقيتها، عليك استخدام اسم فريد. يتضمن ذلك الكتابة بالأحرف اللاتينية الكبيرة وعلامات الترقيم والتدويل. على سبيل المثال، إذا كانت لديك مساحة باسم "غداء"، لا يمكنك استخدام:
- luncH
- lun.h
- lŨnch
- في ما يلي بعض الإرشادات الخاصة التي ننصح بها:
- يمكنك استخدام المساحات لإجراء مناقشات غير متزامنة بحيث لا يضطر المستخدمون إلى الاتصال بالإنترنت في الوقت نفسه. وبدلاً من ذلك، يمكنهم قراءة جداولهم الزمنية والرد عليها.
- يمكنك استخدام الإشارات المسبوقة بالرمز @لجذب انتباه الأفراد والتأكّد من أنّهم يتلقّون الإشعارات. وعليك إعلام المستخدمين بأنّه يمكنهم استخدام "@all" (أي "@الكل") لجذب انتباه جميع الأفراد في المساحة المعنيّة، ولكن ذكّرهم بأن هذا سيؤدي إلى إعلام الجميع. يمكنك إضافة أمثلة على الحالات التي يُفضل فيها استخدام هذه العلامة أو عدم استخدامها في مؤسستك.
- شجِّع المستخدمين على إضافة سياق تفصيلي عند الإشارة باستخدام @إلى أشخاص في المحادثة، خاصةً في المحادثات الجماعية الكبيرة والمساحات. يُسهِّل ذلك على الزملاء معرفة ما تشير إليه بمستوى تفصيلي بدون الحاجة إلى مراجعة المساحة بالكامل.
- لمساعدة المستخدمين على الردّ على رسائل محدَّدة بدون إيقاف المحادثة الرئيسية في المساحة، يمكنك استخدام سلاسل المحادثات المضمَّنة حتى يتمكّن المستخدمون من توزيع الردود على المحادثات المنفصلة. مزيد من المعلومات عن استخدام سلاسل المحادثات في المساحات
- يمكنك استخدام المساحات القابلة للاكتشاف للمواضيع التي لا تقتصر على أشخاص أو فرق مُحدَّدة. مع المساحات القابلة للاكتشاف، تصبح المعلومات أكثر شفافية ويمكن للمؤسسات إرساء أسس تفاهم مشترك ويتمكن الأعضاء الجدد من مواكبة التطورات في المساحة على نحو أسرع.
- شجِّع الموظفين على إنشاء مساحات خاصة بهم لإنجاز عملهم. واطلب من القادة استخدام المساحات لتشجيع الآخرين على العمل بها واتّباع نهجهم.
- يمكنك العمل مع مالكي ومدراء المساحات في مؤسستك للتشجيع على إجراء محادثات بشكل سليم وضمان إبقاء المواضيع على المسار الصحيح والتحكّم في توفّر المساحة داخل مؤسستك.
إدارة المساحات في مؤسستك
أي شخص في مؤسستك ينشئ مساحة يصبح تلقائيًا مالك المساحة ويمكنه إسناد هذا الدور إلى المزيد من الأشخاص. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الاطّلاع على مقالة مزيد من المعلومات عن دور مالك المساحة أو مديرها.
قد يُسند دور مالك المساحة تلقائيًا إلى أشخاص إضافيين في مؤسستك. يساعد ذلك على منع توفّر مساحات غير مُدارة، على سبيل المثال، إذا غادر المالك المساحة أو تم حذف حسابه أو تعليقه. إذا لم يعُد منشئ المحتوى المالك عضوًا في المساحة، يتم تلقائيًا إسناد دور مالك المساحة إلى ما يصل إلى 3 من أوائل الأعضاء النشطين في المساحة.