Artikel ini ditujukan untuk administrator. Jika Anda ingin mempelajari cara membuat dan bergabung ke ruang, buka bantuan pengguna akhir Ruang.
Ruang merupakan platform utama di Google Workspace untuk berkomunikasi, berkolaborasi, dan menyelesaikan pekerjaan. Dengan Ruang, ide dapat mengalir lebih bebas, informasi dapat diakses setiap saat, dan pekerjaan dapat dilakukan dengan mudah. Ruang membantu organisasi Anda menemukan dan berkolaborasi dalam berbagai topik, serta menyatukan tim dalam lingkungan kerja yang lebih terhubung dan lebih produktif.
Keunggulan Ruang
Ruang:
- Berfungsi sebagai pusat pekerjaan
Ruang berfungsi sebagai pusat untuk pekerjaan, hasil keputusan, pengumuman, dan diskusi tim. Semua orang tetap tersinkron dengan akses ke konten dan visibilitas yang sama ke keputusan. Aplikasi Workspace dan alat pihak ketiga terintegrasi di Ruang, tepat di tempat Anda memerlukannya. - Berorientasi pada topik
Ruang yang berfokus pada topik membantu orang mengatur ruang secara efisien dan menyiapkan notifikasi secara efektif. - Menjadi ruang aman untuk diskusi
Ruang menyediakan lingkungan yang cepat, ekspresif, dan ringan dengan percakapan serta emoji yang lebih santai. Gaya komunikasi informal ini mengurangi masalah interaksi serta mendorong percakapan yang lebih santai, yang berdampak baik untuk psikologis anggota organisasi Anda.
Ruang atau percakapan grup?
Ruang ideal untuk banyak sasaran komunikasi, seperti yang dijelaskan di atas. Sebaiknya jadikan Ruang sebagai platform utama di Workspace untuk project serta kolaborasi yang berorientasi tim, diskusi tim, dan media berbagi informasi umum yang akan terus menjadi agenda berkelanjutan.
Percakapan grup kecil atau chat 1:1 sangat cocok untuk pesan ad hoc yang cepat, seperti klarifikasi informal, tindak lanjut cepat, komunikasi backchannel yang tidak memerlukan audiens dalam jumlah besar, dan diskusi untuk jangka waktu singkat.
Untuk mengetahui detail selengkapnya tentang kapan Anda sebaiknya menggunakan alat ini dan alat komunikasi lainnya, lihat Praktik terbaik untuk komunikasi grup.
Membuat ruang pribadi, yang dapat ditemukan, atau terbuka
Setelah membuat ruang, pengguna di organisasi Anda dapat memilih antara akses pribadi, dapat ditemukan, atau terbuka. Jika organisasi Anda memiliki beberapa target audiens, pemilik dan pengelola ruang dapat menggunakan setelan lanjutan untuk mengontrol visibilitas dengan memilih target audiens yang dapat menemukan atau bergabung ke ruang. Hanya satu audiens target yang dapat dikonfigurasi untuk menentukan siapa yang dapat bergabung ke ruang.
Ruang pribadi ideal untuk diskusi tim dan grup, atau project tertentu. Jika pengguna ingin bergabung ke ruang privasi, anggota ruang harus mengundang atau menambahkan orang tersebut ke ruang. Ruang privasi tetap tersembunyi dari siapa pun yang bukan anggota atau penerima undangan.
Ruang yang dapat ditemukan ditujukan untuk diskusi yang harus tetap bersifat pribadi, tetapi harus mengizinkan pengguna lain meminta untuk bergabung. Jika suatu ruang diatur ke dapat ditemukan, pengguna dapat menemukan ruang tersebut, memeriksa nama dan deskripsinya, serta meminta untuk bergabung. Pesan hanya dapat dilihat oleh pengguna yang telah bergabung.
Ruang terbuka berguna untuk diskusi yang tidak terbatas pada individu atau tim tertentu. Jika ruang bersifat terbuka, pengguna dapat menelusuri, melihat pratinjau pesan, dan bergabung ke ruang tersebut. Jika memiliki link ke ruang, mereka dapat bergabung ke ruang melalui link tersebut.
Praktik terbaik untuk menyiapkan ruang
Berikut beberapa saran untuk membantu organisasi Anda menggunakan ruang secara efektif.
- Biasanya, Anda disarankan untuk mengaktifkan histori secara default agar orang dalam organisasi Anda dapat melihat informasi penting dan diskusi yang terjadi di masa lalu. Jika histori dinonaktifkan, percakapan mungkin hilang sebelum semua orang yang terlibat melihatnya. Jika edisi Workspace Anda memungkinkan, pertimbangkan untuk menyetel opsi Histori SELALU AKTIF.
- Siapkan dan komunikasikan panduan perusahaan Anda tentang etika chat. Panduan ini harus mencakup situasi seperti kapan Anda ingin organisasi menggunakan email, pesan langsung, percakapan grup kecil, atau ruang, dan apakah waktu respons yang diharapkan berbeda untuk saluran komunikasi tersebut.
- Berikut beberapa panduan spesifik yang kami rekomendasikan:
- Gunakan ruang untuk diskusi asinkron agar orang tidak perlu online secara bersamaan. Mereka dapat membaca dan merespons jadwal mereka sendiri.
- Gunakan @sebutan untuk menarik perhatian beberapa orang tertentu dan memastikan mereka diberi tahu. Beri tahu pengguna bahwa mereka dapat menggunakan @semua untuk menarik perhatian semua orang di ruang, tetapi ingatkan mereka bahwa semua orang akan mendapat notifikasi. Pertimbangkan untuk menambahkan contoh situasi kapan menambahkan @sebutan disarankan atau tidak akan disarankan di organisasi Anda.
- Mintalah orang-orang di organisasi Anda untuk menambahkan konteks yang jelas saat mereka @menyebut orang dalam chat, terutama dalam percakapan grup dan ruang yang lebih besar. Hal ini memudahkan rekan kerja untuk mengetahui apa yang Anda maksud tanpa harus membaca keseluruhan ruang.
- Untuk membantu pengguna membalas pesan tertentu tanpa mengganggu percakapan utama yang terjadi di ruang, pertimbangkan untuk menggunakan rangkaian pesan inline agar pengguna dapat membuat percakapan terpisah untuk membalas pesan tersebut. Pelajari lebih lanjut cara menggunakan rangkaian pesan di ruang.
- Mintalah karyawan membuat ruang mereka sendiri untuk pekerjaan mereka. Mintalah pimpinan organisasi menggunakan ruang secara aktif untuk mendorong dan memberi orang lain contoh agar mengikutinya.
- Bekerjasamalah dengan pemilik dan pengelola ruang di organisasi Anda untuk mendorong percakapan yang sehat, memastikan agar diskusi tidak keluar dari topik yang ada, dan mengontrol ketersediaan ruang dalam organisasi Anda.
Mengelola Ruang di organisasi Anda
Siapa saja di organisasi Anda yang membuat ruang akan otomatis menjadi pemilik ruang dan dapat menetapkan peran tersebut ke lebih banyak orang. Untuk mengetahui detailnya, lihat Mempelajari peran Anda sebagai pemilik atau pengelola ruang.
Anggota tambahan di organisasi Anda mungkin mendapatkan peran pengelola ruang secara otomatis. Hal tersebut mencegah adanya ruang yang tidak dikelola. Misalnya, jika pengelola ruang keluar dari ruang atau akunnya dihapus atau ditangguhkan. Jika pembuat pemilik ruang bukan lagi anggota, maksimum 3 anggota ruang yang aktif paling awal akan otomatis diberi peran pemilik ruang.