Данная статья предназначена для администраторов. Если вы хотите узнать, как создавать пространства и присоединяться к ним, посетите раздел справки для конечных пользователей Spaces .
В Google Workspace пространства — это основное место для общения, совместной работы и выполнения задач. Благодаря пространствам идеи могут свободно генерироваться, информация всегда доступна, а работа выполняется легко. Пространства помогают вашей организации находить темы для обсуждения и совместно работать над ними, а также объединяют команды в более сплоченной и продуктивной рабочей среде.
Сила пространств
Помещения:
- Центр труда
Рабочие пространства служат единым местом для работы команды, принятия решений, объявлений и обсуждений. Все участники остаются в курсе событий благодаря доступу к одному и тому же контенту и прозрачности принимаемых решений. Приложения для рабочих пространств и сторонние инструменты интегрированы в рабочие пространства именно там, где они вам нужны. - Тематически ориентированный
Тематические пространства помогают людям эффективно организовывать пространство и настраивать уведомления. - Безопасное пространство для дискуссий
Интерактивные пространства обеспечивают быструю, выразительную и непринужденную обстановку с более неформальными разговорами в формате чата и использованием смайликов. Такой неформальный стиль общения снижает барьеры для взаимодействия и способствует более свободному общению, создавая психологическую безопасность для сотрудников вашей организации.
Пространственные беседы или групповые обсуждения?
Пространства идеально подходят для достижения многих коммуникационных целей, как описано выше. Мы рекомендуем использовать Пространства в Workspace в качестве основного места для проектного и командного сотрудничества, а также для неформальных дискуссий и обмена знаниями, которые будут продолжаться на постоянной основе.
Небольшие групповые беседы или чаты один на один идеально подходят для быстрого обмена сообщениями, например, для неформальных уточнений, оперативных ответов, неофициальной коммуникации, не требующей большого количества собеседников, и для обсуждений, носящих сжатый срок.
Более подробную информацию о том, когда может потребоваться использование этих и других средств коммуникации, см. в разделе «Рекомендации по групповой коммуникации» .
Создавайте приватные, доступные для просмотра или открытые пространства.
После создания пространства пользователи вашей организации могут выбрать частный, доступный для обнаружения или открытый доступ. Если в вашей организации несколько целевых аудиторий, владельцы и менеджеры пространства могут использовать расширенные настройки для управления видимостью, выбирая целевые аудитории, которые могут обнаруживать пространство или присоединяться к нему. Для определения того, кто может присоединиться к пространству, можно настроить только одну целевую аудиторию.
Приватные пространства идеально подходят для командных и групповых обсуждений или для работы над конкретными проектами. Если пользователь хочет присоединиться к приватному пространству, участник пространства должен пригласить или добавить этого человека. Приватные пространства остаются скрытыми от всех, кто не является участником или приглашенным пользователем.
Доступные для поиска пространства предназначены для обсуждений, которые должны оставаться приватными, но при этом позволять другим пользователям отправлять запросы на присоединение. Когда пространство доступно для поиска, пользователи могут найти его, проверить его название и описание и отправить запрос на присоединение. Сообщения видны только тем пользователям, которые присоединились к обсуждению.
Открытые пространства полезны для обсуждений, не ограничивающихся конкретными лицами или командами. Когда пространство открыто, пользователи могут просматривать сообщения, предварительно просматривать их и присоединяться к нему. Если у них есть ссылка на пространство, они могут присоединиться к нему по этой ссылке.
Рекомендации по обустройству помещений
Вот несколько советов, которые помогут вашей организации эффективно использовать пространство.
- В большинстве случаев мы рекомендуем включать историю по умолчанию, чтобы люди могли ссылаться на знания и обсуждения, которые происходили в прошлом. Если история отключена, беседа может исчезнуть до того, как все участники успеют ее увидеть. Если ваша версия Workspace это позволяет, рассмотрите возможность установки параметра «История всегда включена» .
- Разработайте и доведите до сведения сотрудников компании правила этикета в чате. В них должны быть описаны ситуации, когда вы хотите, чтобы ваша организация использовала электронную почту, личные сообщения, небольшие групповые беседы или чаты, а также указано, отличаются ли ожидаемые времена ответа для этих каналов связи.
- Вот несколько конкретных рекомендаций, которые мы предлагаем:
- Используйте площадки для асинхронных дискуссий, где участникам не обязательно находиться в сети одновременно. Вместо этого они могут читать и отвечать в удобное для них время.
- Используйте @упоминания, чтобы привлечь внимание к отдельным пользователям и убедиться, что они получают уведомления. Сообщите пользователям, что они могут использовать @всех, чтобы привлечь внимание всех в пространстве, но напомните им, что это уведомление будет отправлено всем. Рассмотрите возможность добавления примеров ситуаций, когда это было бы или не было бы рекомендовано в вашей организации.
- Поощряйте пользователей добавлять общий контекст при упоминании других пользователей с помощью символа @ в чате, особенно в больших групповых обсуждениях и пространствах. Это облегчит коллегам понимание того, о чем вы говорите, без необходимости просматривать все пространство целиком.
- Чтобы помочь пользователям отвечать на конкретные сообщения, не прерывая основную беседу в пространстве, рассмотрите возможность использования встроенных цепочек сообщений, позволяющих пользователям создавать отдельные ветки обсуждений. Узнайте больше об использовании цепочек сообщений в пространствах .
- Поощряйте сотрудников создавать собственные рабочие места. Пусть руководители активно используют эти места, чтобы вдохновлять и подавать пример другим.
- Взаимодействуйте с владельцами и управляющими помещений в вашей организации, чтобы способствовать конструктивному обсуждению, следить за тем, чтобы темы оставались в рамках приличия, и контролировать доступность помещений в вашей организации.
Управление пространством в вашей организации
Любой сотрудник вашей организации, создавший рабочее пространство, автоматически становится его владельцем и может назначать на эту роль других людей. Подробнее см. раздел «Узнайте о своей роли владельца или менеджера рабочего пространства» .
Дополнительные сотрудники вашей организации могут автоматически получать роль владельца пространства. Это помогает предотвратить неуправляемое пространство, например, если владелец пространства покидает его, или его учетная запись удаляется или блокируется. Если создатель пространства больше не является участником, роль владельца пространства автоматически назначается до 3 из самых ранних активных участников пространства.