Bu makale yöneticiler içindir. Alanların nasıl oluşturulacağını ve alanlara nasıl katılacağınızı öğrenmek istiyorsanız Alanlar son kullanıcı yardımı sayfasına göz atın.
Alanlar, Google Workspace'te iletişim kurmak, ortak çalışmalar yapmak ve işleri tamamlamak için kullanılan birincil noktadır. Alanlar sayesinde fikirler daha özgürce dolaşabilir, her an bilgiye erişilebilir ve kolayca çalışılabilir. Alanlar, kuruluşunuzun konuları keşfetmesine ve konular üzerinde ortak çalışmasına yardımcı olur, ekipleri daha iyi bağlantılı ve daha üretken bir çalışma ortamında bir araya getirir.
Alanlar'ın gücü
Alanlar:
- Çalışma merkezidir
Alanlar, ekiplerin çalışması, karar alması, duyuruları ve tartışmaları için tek bir yer olarak hizmet verir. Tüm kullanıcılar, aynı içeriğe erişim ve kararların görünürlüğü ile senkronize olur. Workspace uygulamaları ve üçüncü taraf araçları, ihtiyaç duyduğunuz yerlerde Alanlar'a entegre edilmiştir. - Konu odaklıdır
Konu odaklı alanlar, kullanıcıların alanları verimli bir şekilde düzenlemesine ve bildirimleri etkin bir şekilde oluşturmasına yardımcı olur. - Tartışmalar için güvenli bir ortam sağlar
Alanlar, daha rahat sohbet tabanlı görüşmeler ve emojilerle hızlı, ifade gücü yüksek ve rahat bir ortam sağlar. Bu samimi iletişim tarzı etkileşimin önündeki engelleri azaltır ve kuruluşunuzdakileri daha serbest konuşmaya teşvik edip psikolojik olarak güvende hissetmelerini sağlar.
Alanlar mı grup görüşmeleri mi?
Alanlar, yukarıda açıklandığı gibi birçok iletişim hedefi için idealdir. Proje ve ekip odaklı iş birliğinin yanı sıra, sürekli olarak devam eden sosyal tartışmalar ve genel bilgi paylaşımı için Workspace'in birincil alanı olarak Alanlar'ın kullanılmasını öneririz.
Küçük grup görüşmeleri veya bire bir sohbetler; gayri resmi açıklamalar, hızlıca bilgilendirmeler, geniş bir kitleye ihtiyaç duymayan arka kanal iletişimleri ve kısa süreli tartışmalar gibi hızlı ve plansız mesajlaşma için idealdir.
Bunları ve diğer iletişim araçlarını ne zaman kullanmak isteyebileceğiniz hakkında daha fazla bilgi için Grup iletişimi için en iyi uygulamalar başlıklı makaleyi inceleyin.
Alan oluşturmaya yönelik en iyi uygulamalar
Aşağıda, kuruluşunuzun Alanlar'ı etkili bir şekilde kullanmasına yardımcı olacak bazı öneriler yer almaktadır.
- Çoğu durumda, kullanıcıların geçmişteki bilgilere ve tartışmalara referans verebilmesi için geçmişe kayıt özelliğini varsayılan olarak etkinleştirmenizi öneririz. Geçmişe kayıt devre dışı olduğunda, görüşmedeki herkes görme fırsatı elde edemeden görüşme kaybolabilir. Workspace sürümünüz izin veriyorsa Geçmişe kayıt HER ZAMAN AÇIK seçeneğini belirlemeyi değerlendirin.
- Şirketinizin sohbete yönelik görgü kurallarını belirleyen yönergelerini oluşturun ve bu yönergeler kullanıcılara iletin. Bu bilgiler, kuruluşunuzda ne zaman e-posta, doğrudan mesaj, küçük grup görüşmesi veya alanlar kullanmasını istediğiniz ve bu iletişim kanalları için beklenen yanıt sürelerinin farklı olup olmadığı gibi konuları kapsamalıdır.
- Grupları bir alana aktarabilirsiniz. Bu işlemi, yalnızca 100'den az üyesi olan gruplarda yapabilirsiniz. 100'den fazla kullanıcıya sahip bir grubu içe aktarmak istiyorsanız yeni bir herkese açık alan oluşturabilir ve ardından grup üyelerine yeni alana katılmaları için bağlantı içeren bir ileti gönderebilirsiniz.
- Grup doğrudan mesajını oluştururken, yeniden adlandırırken veya bir alana yükseltirken benzersiz bir ad kullanmanız gerekir. Büyük harf kullanımı, noktalama işaretleri ve uluslararası hâle getirme de buna dahildir. Örneğin, "lunch" adlı bir alanınız varsa aşağıdakileri kullanamazsınız:
- luncH
- lun.h
- lŨnch
- Önerdiğimiz yönergelerden bazıları şunlardır:
- Alanları, kullanıcıların aynı anda online olmalarına gerek olmadığı eşzamansız tartışmalar için kullanın. Aynı anda online olmak yerine kendi programlarına uygun olacak şekilde okuyup yanıt verebilirler.
- Kullanıcıların dikkatini çekmek ve onlara bildirim göndermek için @bahsetmeleri kullanın. Bir alandaki herkesin dikkatini çekmek için @tümü ifadesinin kullanılabileceğini kullanıcılara belirtin ancak bu ifadenin tüm kullanıcılara bildirim gönderdiğini hatırlatın. Kuruluşunuzda bu ifadenin kullanılmasının önerildiği veya önerilmediği durumların örneklerini ekleyebilirsiniz.
- Kullanıcıları, özellikle de daha büyük grup görüşmelerinde ve alanlarda sohbetteki kullanıcılardan @bahsederken üst düzey içerik eklemeleri yönünde teşvik edin. Böylece iş arkadaşlarınız, bütün alanı incelemek zorunda kalmadan hangi konudan bahsettiğinizi kolayca anlayabilir.
- Kullanıcıların alanda gerçekleşen ana görüşmeyi kesintiye uğratmadan belirli mesajlara yanıt verebilmesi için satır içi mesaj dizilerini etkinleştirebilirsiniz. Böylece kullanıcılar, belirli mesajlara verecekleri yanıtları ayrı görüşmeler halinde oluşturabilir. Alanlarda ileti dizilerini kullanma hakkında daha fazla bilgi edinin.
- Belirli kişiler veya ekiplerle sınırlı olması gerekmeyen konular için herkese açık alanları kullanmayı düşünebilirsiniz. Herkese açık alanlar sayesinde bilgiler daha şeffaftır, kuruluşlar ortak anlayışlar geliştirebilir ve yeni üyeler hızla çalışmaya başlayabilir.
- Çalışanları, işleri için kendi alanlarını oluşturmaya teşvik edin. Liderlerin alanları etkin bir şekilde kullanmasını sağlayın. Böylece diğer kullanıcıları uygun şekilde davranmaya teşvik edebilir ve onlara örnek olabilirler.
- Sağlıklı görüşmeleri teşvik etmek, konuların plana uygun şekilde ilerlemesini sağlamak ve kuruluşunuzdaki alanın kullanılabilirliğini denetlemek için kuruluşunuzdaki alan sahipleri ve yöneticileriyle birlikte çalışın.
Kuruluşunuzdaki alanları yönetme
Kuruluşunuzda alan oluşturan herkes otomatik olarak alan sahibi olur ve bu role daha fazla kişi atayabilir. Ayrıntılı bilgi için Alan sahibi veya yöneticisi rolünüz hakkında bilgi başlıklı makaleyi inceleyin.
Kuruluşunuzdaki başka kişilere otomatik olarak alan sahibi rolü atanabilir. Bu, bir alan sahibinin alandan ayrılması, hesabının silinmesi ya da askıya alınması gibi durumlarda yönetilmeyen alanların ortaya çıkmasını engeller. Alanı oluşturan kişi artık üye değilse alanın aktif olan en eski 3 üyesine otomatik olarak alan sahibi rolü atanır.