Mit der Besucherfreigabe Freigabe an Personen ohne Google-Konto zulassen

Wird für alle Google Workspace- und G Suite-Versionen unterstützt Wird nicht für Cloud Identity-Versionen unterstützt

Mit der Besucherfreigabe können Sie zulassen, dass Ihre Nutzer Personen ohne Google-Konto einladen, mit ihnen zusammen an Dateien und Ordnern zu arbeiten. Sie können die Besucherfreigabe für alle oder nur für Besucher in vertrauenswürdigen Domains festlegen. Sie können jederzeit überprüfen, wer Zugriff auf Dateien und Ordner in Ihrer Organisation hat.

Themen in diesem Hilfeartikel

So funktioniert die Besucherfreigabe

  • Nutzer können Zugriff für Besucher wie auch für Google-Nutzer freigeben. Besucher erhalten eine E‑Mail-Einladung zur Zusammenarbeit und eine PIN zur Bestätigung ihrer Identität. Nach der Bestätigung ihrer Identität können sie ein Element sieben Tage lang bearbeiten, kommentieren oder ansehen. Wenn der Besucher länger als sieben Tage zusammenarbeiten muss, kann er seine Identität über den ursprünglichen Link noch einmal bestätigen.
  • Die Optionen für die Besucherfreigabe steuern auch die Freigabe für Gastkonten. Mit Gastkonten können Sie externen Nutzern die Zusammenarbeit in Workspace-Diensten mit ihrer vorhandenen E‑Mail-Adresse ermöglichen. Weitere Informationen finden Sie unter Gäste des Arbeitsbereichs verwalten.

Wenn die Besucherfreigabe aktiviert ist

  • Über Google Drive im Web können Besucher Dateien, die für sie freigegeben wurden, ansehen, kommentieren, direkt bearbeiten und Änderungen daran vorschlagen. Weitere Informationen zu den Elementen, die freigegeben werden können, finden Sie unter Dokumente für Besucher freigeben.
  • Nutzer können Dateien und Ordner in geteilten Ablagen für Besucher freigeben. Besucher können in den für sie freigegebenen Ordnern Dateien erstellen und hochladen. Sie können nicht als Mitglieder zur geteilten Ablage hinzugefügt werden.
  • Wenn ein Besucher Bearbeitungszugriff auf eine Datei hat, kann er sie für einen anderen Google-Nutzer, aber nicht für einen anderen Besucher freigeben.
  • Besucher können nicht auf Dateien auf Mobilgeräten oder in heruntergeladenen Clients wie Google Drive für Desktop zugreifen.
  • Besucher können ihre Sitzung löschen. Dadurch wird ihr Name aus dem Dokumentverlauf und allen von ihnen verfassten Kommentaren entfernt.
  • Besucher können Sitzungen in einer freigegebenen Datei wie alle anderen Mitbearbeiter ansehen und ändern und ihr Zugriff kann widerrufen werden.

Besucherfreigabe aktivieren

Hinweis:Bei Bedarf können Sie die Einstellung auf eine Abteilung oder Gruppe anwenden.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“ erforderlich.

  2. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen und dann Freigabeoptionen.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus.

    Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Weitere Informationen

  4. So erlauben Sie die Freigabe für Besucher- oder Gastkonten nur für vertrauenswürdige Domains:

    1. Fügen Sie diese Domains der Zulassungsliste Ihrer Organisation hinzu, falls noch nicht geschehen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Externe Freigabe nur für vertrauenswürdige Domains erlauben.
    2. Wählen Sie Domains auf der Zulassungsliste aus.

    3. Klicken Sie auf das Kästchen Freigabe für Gastkonten und Besucher ohne Google-Konto in Domains auf der Zulassungsliste erlauben.

      Bekanntes Problem:Sie können die Meldung „Nicht kompatibel mit Domains auf der Zulassungsliste“ ignorieren. Ihre Nutzer können weiterhin Elemente für Personen in der vertrauenswürdigen Domain freigeben.

    So erlauben Sie die Besucherfreigabe für jeden:

    1. Wählen Sie die Option An aus.
    2. Klicken Sie auf das Kästchen Nutzern oder geteilten Ablagen in Ihrer Organisation erlauben, Elemente für Gastkonten und Besucher ohne Google-Konto freizugeben.

  5. Optional: Wenn Sie Nutzer warnen möchten, bevor sie etwas für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben, klicken Sie auf Warnung erhalten, wenn Dateien von Nutzern oder aus geteilten Ablagen in Ihrer Organisation außerhalb von Ihrer Organisation freigegeben werden.

  6. Wählen Sie für die Zugriffsprüfung die Option Nur Empfänger, vorgeschlagene Zielgruppe, oder öffentlich (kein Google-Konto erforderlich) aus.

  7. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen (oder bei einer Gruppe auf Nicht festgelegt).

Upgrade einer Besuchersitzung auf ein Google Workspace-Konto ausführen

Als Administrator können Sie für die Besuchersitzung eines Nutzers ein Upgrade auf ein Google Workspace-Konto ausführen. Dazu müssen Sie ein Google Workspace-Konto erstellen, das dieselbe E‑Mail-Adresse wie die Besuchersitzung hat. Bei diesem Vorgang wird der Verlauf der Zusammenarbeit der Besuchersitzung beibehalten, einschließlich Dokumentkommentaren und ‑bearbeitungen. Weitere Informationen

Hinweis : Sie können nicht von einer Besuchersitzung zu einer Google-Gruppe wechseln. Wenn ein Administrator eine Google-Gruppe mit einer E‑Mail-Adresse erstellt, die mit einer Besuchersitzung verknüpft ist, wird die Besuchersitzung gelöscht.

Upgrade eines Besuchers auf ein Google-Konto

Für das Upgrade einer Besuchersitzung auf ein Google-Konto mit derselben E‑Mail Adresse muss ein Besucher zuerst die Besuchersitzung löschen. Anschließend kann er entweder ein Google Konto oder sich für Google Workspace registrieren.

Bekannte Probleme und Beschränkungen

  • Auf einigen Websites mit Google Log-in wird unter Umständen das Besucherkonto in der Kontoauswahl angezeigt. Auch wenn sie angemeldet sind, können Besucher jedoch nur auf Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Präsentationen und Google Sites zugreifen.
  • Wenn Nutzer einen Ordner in einer geteilten Ablage für einen Besucher freigeben, können sie ihm maximal die Berechtigung „Mitwirkender“ zuweisen. Besucher können nicht auf den Stammordner einer geteilten Ablage zugreifen.
  • Besucher können keiner Gruppe in Google Groups hinzugefügt werden und keine Inhalte in Google Sites bearbeiten. Sie können aber Betrachter veröffentlichter Elemente auf einer Website sein.
  • Wenn Sie die Freigabe für private Google-Konten in Ihrer Organisation einschränken, ist auch die Besucherfreigabe eingeschränkt. Wenn Sie (oder einer Ihrer Nutzer) versuchen, Elemente für diese Konten freizugeben, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
  • Ein Besucher kann keine Ordner herunterladen.


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