Obsługiwane we wszystkich wersjach Google Workspace i G Suite. Niektóre funkcje są niedostępne we wszystkich wersjach. Nieobsługiwane w wersjach Cloud Identity.
Dzięki funkcji udostępniania użytkownikom zewnętrznym można zapraszać osoby, które nie mają konta Google, do wspólnej pracy nad plikami i folderami. Możesz zezwolić na udostępnianie treści wszystkim użytkownikom lub tylko gościom z zaufanych domen. Zawsze możesz sprawdzić, kto ma dostęp do plików i folderów Twojej organizacji.
Jak działa udostępnianie użytkownikom zewnętrznym
- Użytkownicy mogą udostępniać treści gościom w ten sam sposób co innym użytkownikom Google. Goście otrzymują e-maila z zaproszeniem do współpracy oraz kod PIN do potwierdzenia tożsamości. Po potwierdzeniu tożsamości mogą edytować, komentować lub wyświetlać element przez 7 dni. Jeśli gość musi współpracować dłużej niż 7 dni, może ponownie potwierdzić swoją tożsamość, korzystając z pierwotnego linku.
- Opcje udostępniania użytkownikom zewnętrznym kontrolują też udostępnianie kontom gości. Możesz używać kont gości, aby umożliwić użytkownikom zewnętrznym współpracę w ramach usług Workspace przy użyciu ich dotychczasowych adresów e-mail. Więcej informacji znajdziesz w artykule Zarządzanie gośćmi w Workspace.
Gdy udostępnianie użytkownikom zewnętrznym jest włączone
- Korzystając z Dysku w internecie, użytkownicy zewnętrzni mogą wyświetlać, komentować i edytować udostępnione im pliki, a także sugerować w nich zmiany. Więcej informacji o tym, co można udostępniać, znajdziesz w artykule Udostępnianie dokumentów użytkownikom.
- Użytkownicy mogą udostępniać użytkownikom zewnętrznym pliki i foldery z dysków współdzielonych. Jeśli użytkownicy mają obsługiwane wersje, goście mogą tworzyć i przesyłać pliki w folderach udostępnionych im. Nie można ich dodać jako członków dysku współdzielonego.
- Jeśli użytkownik zewnętrzny ma uprawnienia do edycji pliku, może go udostępnić innemu użytkownikowi Google (ale nie innemu użytkownikowi zewnętrznemu).
- Użytkownicy zewnętrzni nie mają dostępu do plików na urządzeniach mobilnych ani w pobranych klientach, takich jak Dysk Google na komputer.
- Użytkownicy zewnętrzni mogą usunąć sesję, co spowoduje usunięcie ich nazwy z historii dokumentu i wszelkich dodanych przez nich komentarzy.
- Sesje w udostępnionym pliku są widoczne i można je zmienić, a dostęp użytkowników zewnętrznych można anulować, jak w przypadku każdego innego współpracownika.
Włączanie udostępniania użytkownikom
Zanim zaczniesz: w razie potrzeby dowiedz się, jak zastosować to ustawienie w dziale lub grupie.
-
W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu
Aplikacje
Google Workspace
Dysk i Dokumenty.Wymaga uprawnień administratora Dysk i Dokumenty.
- Kliknij Ustawienia udostępniania Opcje udostępniania.
-
(Opcjonalnie) Aby zastosować to ustawienie tylko do niektórych użytkowników, z boku wybierz jednostkę organizacyjną (często używaną na potrzeby działów) lub grupę konfiguracji (zaawansowane).
Ustawienia grupy zastępują ustawienia jednostek organizacyjnych. Więcej informacji
Aby zezwolić na udostępnianie treści użytkownikom zewnętrznym lub kontom gości tylko w zaufanych domenach:
- Dodaj te domeny do listy dozwolonych domen Twojej organizacji, jeśli jeszcze nie zostały na niej umieszczone. Więcej informacji znajdziesz w artykule Zezwalanie na udostępnianie jedynie zaufanym domenom zewnętrznym.
- Wybierz Lista dozwolonych domen.
Zaznacz pole Zezwalaj na udostępnianie plików kontom gości i użytkownikom bez konta Google w domenach znajdujących się na liście dozwolonych.
Znany problem: możesz zignorować komunikat „Brak zgodności z domenami na białej liście”. Twoi użytkownicy nadal mogą udostępniać treści osobom w zaufanej domenie.
Aby zezwolić każdemu na udostępnianie użytkownikom zewnętrznym:
- Wybierz opcję włączenia udostępniania.
- Zaznacz pole Zezwalaj użytkownikom i dyskom współdzielonym w Twojej organizacji na udostępnianie elementów kontom gości i użytkownikom bez kont Google.
(Opcjonalnie) Aby ostrzegać użytkowników, zanim udostępnią treści osobom spoza organizacji, zaznacz opcję Ostrzegaj, gdy pliki należące do użytkowników lub dysków współdzielonych w Twojej organizacji zostaną udostępnione poza Twoją organizację.
Przy obszarze Narzędzie do sprawdzania dostępu wybierz Tylko adresaci, sugerowana grupa odbiorców, lub publicznie (nie jest wymagane konto Google).
-
Kliknij Zapisz. W przypadku jednostki organizacyjnej możesz też kliknąć Zastąp.
Aby później przywrócić odziedziczoną wartość, kliknij Odziedzicz (lub Cofnij ustawienie w przypadku grupy).
Przenoszenie sesji użytkownika na konto Google Workspace
Jako administrator możesz zmienić sesję użytkownika zewnętrznego w konto Google Workspace. W ramach tego procesu tworzysz konto Google Workspace przy użyciu tego samego adresu e-mail, który jest używany w trakcie sesji użytkownika zewnętrznego. Ten proces pozwala na zachowanie historii współpracy sesji użytkownika zewnętrznego, w tym komentarzy i zmian w dokumentach. Więcej informacji znajdziesz w artykule Opcje dodawania użytkowników.
Uwaga: nie możesz przekształcić sesji użytkownika w grupę dyskusyjną Google. Jeśli administrator utworzy grupę dyskusyjną Google przy użyciu adresu e-mail z sesją użytkownika, ta sesja zostanie usunięta.
Jak użytkownik przechodzi na konto Google
Aby przejść z sesji użytkownika zewnętrznego na konto Google o tym samym adresie e-mail, użytkownik zewnętrzny musi najpierw usunąć tę sesję. Następnie może albo utworzyć konto Google lub zarejestrować się w Google Workspace.
Znane problemy i ograniczenia
- W niektórych witrynach korzystających z logowania przez Google konto użytkownika zewnętrznego może być widoczne podczas przełączania kont. Nawet jeśli taki użytkownik się zaloguje, ma dostęp tylko do Dysku Google, Dokumentów, Arkuszy, Prezentacji i Witryn.
- Gdy użytkownik udostępni folder na dysku współdzielonym użytkownikowi zewnętrznemu użytkownik taki może otrzymać uprawnienie nie wyższe niż „współtwórca”. Nie może on uzyskać dostępu do folderu głównego na dysku współdzielonym.
- Użytkowników zewnętrznych nie można dodawać do grup dyskusyjnych Google. Nie mogą też oni edytować stron w Witrynach Google, mogą być jednak przeglądającymi stronę w Witrynach.
- Jeśli ograniczasz możliwość udostępniania treści osobistym kontom Google w organizacji, udostępnianie treści użytkownikom zewnętrznym również jest ograniczone. Jeśli Ty (lub jeden z Twoich użytkowników) spróbujesz udostępnić treści tym kontom, pojawi się komunikat o błędzie.
- Gość nie może pobierać folderów.
- Użytkownicy wersji Google Workspace for Education Fundamentals, Essentials Starter, Google Workspace for Nonprofits lub G Suite Business nie mogą zezwalać gościom na przesyłanie ani tworzenie plików i folderów. Porównanie wersji.
Powiązane artykuły
Google, Google Workspace oraz powiązane znaki i logotypy są znakami towarowymi firmy Google LLC. Wszystkie inne nazwy firm i produktów są znakami towarowymi należącymi do ich właścicieli.