รองรับใน Google Workspace และ G Suite ทุกรุ่น บางฟีเจอร์ไม่พร้อมให้บริการในบางรุ่น แต่ไม่รองรับในรุ่น Cloud Identity
เมื่อใช้การแชร์กับผู้เข้าชม คุณสามารถอนุญาตให้ผู้ใช้ของคุณเชิญบุคคลที่ไม่มีบัญชี Google มาทำงานร่วมกันในไฟล์และโฟลเดอร์ได้ และสามารถอนุญาตให้ผู้เข้าชมแชร์ข้อมูลกับใครก็ได้ หรือเฉพาะกับผู้เข้าชมในโดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น คุณสามารถตรวจสอบผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ขององค์กรได้ทุกเมื่อ
วิธีการทำงานของการแชร์กับผู้เข้าชม
- ผู้ใช้จะแชร์ข้อมูลกับผู้เข้าชมด้วยวิธีการเดียวกับที่แชร์ให้กับผู้ใช้ Google ผู้เข้าชมจะได้รับคำเชิญทางอีเมลให้มาทำงานร่วมกัน พร้อม PIN สำหรับใช้ยืนยันตัวตน โดยจะแก้ไข แสดงความคิดเห็น หรือดูรายการได้เป็นเวลา 7 วันหลังจากยืนยันตัวตน หากผู้เข้าชมต้องการทำงานร่วมกันนานกว่า 7 วัน ก็สามารถใช้ลิงก์เดิมเพื่อยืนยันตัวตนอีกครั้งได้
- ตัวเลือกการแชร์กับผู้เข้าชมยังควบคุมการแชร์กับบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวด้วย คุณสามารถใช้บัญชีผู้ใช้ชั่วคราวเพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้ภายนอกทำงานร่วมกันในบริการของ Workspace โดยใช้อีเมลที่มีอยู่ ดูรายละเอียดได้ที่หัวข้อ จัดการผู้ใช้ชั่วคราวของ Workspace
เมื่อเปิดใช้งานการแชร์กับผู้เข้าชมแล้วจะเป็นดังนี้
- ผู้เข้าชมสามารถใช้ไดรฟ์บนเว็บเพื่อดู แสดงความคิดเห็น แนะนำการแก้ไข และแก้ไขไฟล์ที่แชร์ให้ได้ ดูรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่แชร์ได้ที่หัวข้อ แชร์เอกสารกับ ผู้เข้าชม
- ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ที่แชร์กับผู้เข้าชมได้ หากผู้ใช้มีรุ่นที่รองรับ ผู้เข้าชมจะสร้างและอัปโหลด ไฟล์ภายในโฟลเดอร์ที่แชร์ให้ได้ แต่จะเพิ่มเป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ไม่ได้
- หากผู้เข้าชมมีสิทธิ์แก้ไขไฟล์ ก็จะแชร์ไฟล์ให้กับผู้ใช้ Google คนอื่นได้ แต่จะแชร์ให้กับผู้เข้าชมรายอื่นไม่ได้
- ผู้เข้าชมจะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์บนอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือในไคลเอ็นต์ที่ดาวน์โหลดไว้ เช่น Google ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป
- ผู้เข้าชมสามารถลบเซสชันของตนได้ ซึ่งจะเป็นการนำชื่อออกจากประวัติเอกสารและความคิดเห็นที่ตนแสดงไว้
- เซสซันในไฟล์ที่แชร์จะมองเห็นและเปลี่ยนแปลงได้ หรือเพิกถอนสิทธิ์เข้าถึงได้ เช่นเดียวกับผู้ทำงานร่วมกันรายอื่นๆ
เปิดการแชร์กับผู้เข้าชม
ก่อนเริ่มต้น: หากจำเป็น โปรดดูวิธีใช้การตั้งค่ากับแผนกหรือกลุ่ม
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
ไดรฟ์และเอกสารการดำเนินการนี้จำเป็นต้องใช้สิทธิ์ของผู้ดูแลระบบไดรฟ์และเอกสาร
- คลิกการตั้งค่าการแชร์ ตัวเลือกการแชร์
-
(ไม่บังคับ) หากต้องการใช้การตั้งค่ากับผู้ใช้บางรายเท่านั้น ให้เลือกหน่วยขององค์กร (มักใช้กับแผนกต่างๆ) หรือกลุ่ม การกำหนดค่า (ขั้นสูง) ที่ด้านข้าง
การตั้งค่ากลุ่มจะลบล้างหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติม
วิธีอนุญาตให้ผู้เข้าชมหรือบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวแชร์ข้อมูลกับเฉพาะโดเมนที่เชื่อถือได้
- เพิ่มโดเมนลงในรายการโดเมนในรายการที่อนุญาตขององค์กร หากยังไม่ได้เพิ่ม ดูรายละเอียดได้ที่หัวข้ออนุญาตให้แชร์ภายนอกกับ โดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น
- เลือกโดเมนในรายการที่อนุญาต
เลือกช่องอนุญาตให้แชร์กับบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวและผู้เข้าชมที่ไม่มีบัญชี Google ในโดเมนจากรายการที่อนุญาต
ปัญหาที่ทราบ: คุณสามารถละเว้นข้อความ "ไม่เข้ากันกับโดเมนในรายการที่อนุญาต" ได้อย่างปลอดภัย ผู้ใช้จะยังคงแชร์กับบุคคลในโดเมนที่เชื่อถือได้
หากต้องการอนุญาตให้ผู้เข้าชมแชร์ข้อมูลกับใครก็ได้
- เลือกเปิด
- เลือกช่องอนุญาตให้ผู้ใช้หรือไดรฟ์ที่แชร์ใน องค์กรของคุณแชร์รายการกับบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวและผู้เข้าชมที่ไม่มีบัญชี Google
(ไม่บังคับ) หากต้องการเตือนผู้ใช้ก่อนแชร์กับบุคคลภายนอกองค์กร ให้เลือกเตือนเมื่อมีการแชร์ไฟล์ของผู้ใช้หรือไดรฟ์ที่แชร์ใน องค์กรของคุณกับภายนอก องค์กรของคุณ
ในส่วนเครื่องมือตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึง ให้เลือกเฉพาะผู้รับ กลุ่มเป้าหมายที่แนะนำ หรือสาธารณะ (ไม่ต้องมีบัญชี Google)
-
คลิกบันทึก หรือคลิกลบล้างสำหรับหน่วยขององค์กร
หากต้องการกู้คืนค่าที่รับช่วงมาในภายหลัง ให้คลิกรับค่า (หรือยกเลิกการตั้งค่า สำหรับกลุ่ม)
อัปเกรดเซสชันผู้เข้าชมเป็นบัญชี Google Workspace
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถอัปเกรดเซสชันผู้เข้าชมของผู้ใช้เป็นบัญชี Google Workspace ได้ โดยสร้างบัญชี Google Workspace ด้วยอีเมลเดียวกับที่ใช้ในเซสชันผู้เข้าชม กระบวนการนี้จะเก็บประวัติการทำงานร่วมกันของเซสชันผู้เข้าชมไว้ ซึ่งรวมถึงความคิดเห็นและการแก้ไขเอกสาร ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ ตัวเลือกในการเพิ่มผู้ใช้
หมายเหตุ คุณไม่สามารถเปลี่ยนจากเซสชันผู้เข้าชมเป็น Google Group ได้ หากผู้ดูแลระบบสร้าง Google Group โดยใช้อีเมลที่มีเซสชันผู้เข้าชม ระบบจะลบเซสชันผู้เข้าชมนั้น
วิธีการอัปเกรดผู้เข้าชมเป็นบัญชี Google
หากต้องการอัปเกรดจากเซสชันผู้เข้าชมเป็นบัญชี Google ด้วยอีเมลเดียวกัน ผู้เข้าชมจะต้องลบเซสชันผู้เข้าชม ของตนเองก่อน จากนั้นจึงจะ สร้างบัญชี Google หรือลงชื่อสมัครใช้ Google Workspaceได้
ปัญหาและข้อจำกัดที่ทราบ
- บางเว็บไซต์ที่ใช้ Google Sign-In อาจแสดงบัญชีของผู้เข้าชมในตัวสลับบัญชี อย่างไรก็ตาม แม้จะลงชื่อเข้าใช้แล้ว ผู้เข้าชมจะสามารถเข้าถึงได้เฉพาะ Google ไดรฟ์, เอกสาร, ชีต, สไลด์ และ Sites
- เมื่อผู้ใช้แชร์โฟลเดอร์ในไดรฟ์ที่แชร์กับผู้เข้าชม สิทธิ์สูงสุดที่ผู้เข้าชมจะได้รับคือสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้ร่วมให้ข้อมูล และผู้เข้าชมเหล่านั้นจะไม่สามารถเข้าถึงโฟลเดอร์รูทของไดรฟ์ที่แชร์
- ไม่สามารถเพิ่มผู้เข้าชมไปยังกลุ่มใน Google Groups หรือแก้ไขใน Sites ได้ อย่างไรก็ตาม คุณจะสามารถเผยแพร่ผู้เข้าชมเหล่านั้นได้ในฐานะผู้เข้าชมของเว็บไซต์
- หากคุณจำกัดการแชร์กับบัญชี Google ส่วนบุคคลในองค์กร ระบบจะจำกัดการแชร์กับผู้เข้าชมด้วย หากคุณ (หรือผู้ใช้รายใดรายหนึ่ง) พยายามแชร์กับบัญชีเหล่านี้ คุณจะได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด
- ผู้เข้าชมไม่สามารถดาวน์โหลดโฟลเดอร์ได้
- ผู้ใช้ที่มี Google Workspace for Education Fundamentals, Essentials Starter, Google Workspace เพื่อองค์กรการกุศล หรือ G Suite Business จะไม่สามารถอนุญาตให้ผู้เข้าชมอัปโหลดหรือสร้างไฟล์และโฟลเดอร์ได้ เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
Google, Google Workspace รวมถึงเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของบริษัทที่เกี่ยวข้อง