Permitir que los usuarios creen unidades compartidas

Ediciones compatibles con esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar tu edición

Como administrador, puedes permitir que todos o algunos usuarios de tu organización creen unidades compartidas. Por ejemplo, si tienes una empresa, tal vez quieras permitir que todos creen unidades compartidas para fomentar la colaboración en equipo y evitar la pérdida de datos cuando un empleado se va. Sin embargo, si eres una institución educativa, es posible que solo permitas que los instructores creen unidades compartidas, no los estudiantes.

Paso 1: Revisa cómo la configuración afecta a los usuarios

  • Incluso si no permites que ciertos usuarios creen unidades compartidas, las personas dentro y fuera de tu empresa o institución educativa pueden agregarlos a sus unidades compartidas.
  • Cuando un usuario crea una unidad compartida nueva, la configuración de uso compartido se hereda de la configuración predeterminada de su unidad organizativa, incluso si especificas una unidad organizativa predeterminada diferente. Sin embargo, la configuración de la unidad compartida se puede cambiar más adelante.
  • Si cambias la configuración predeterminada de las unidades compartidas, solo se verán afectadas las unidades compartidas nuevas. Las unidades compartidas existentes conservan su configuración actual. Puedes actualizar la configuración de las unidades compartidas existentes en la Consola del administrador de Google. Más información

Paso 2: Controla quién puede crear unidades compartidas

Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario contar con el privilegio de administrador de Drive y Documentos.

  2. Haz clic en Configuración de uso compartido y luego Creación de unidades compartidas.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado).

    La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  4. Busca la casilla Impedir que los usuarios de unidad-organizativa-seleccionada creen nuevas unidades compartidas y elige una opción:
    • Para permitir que los usuarios creen unidades compartidas, desmarca la casilla.
    • Para impedir que los usuarios creen unidades compartidas, marca la casilla.
  5. Opcional: Si permites que los usuarios creen unidades compartidas, elige en qué unidad organizativa se crearán de forma predeterminada. Puedes mover las unidades compartidas a otras unidades organizativas más adelante. Esta opción puede ayudarte a supervisar y administrar el almacenamiento de tu organización.
  6. (Opcional, no compatible con Business Starter) Establece la configuración de uso compartido predeterminada para las unidades compartidas nuevas y elige si los administradores de las unidades compartidas pueden anular esa configuración. Opciones:
    • Permitir que los miembros con acceso de administrador anulen la siguiente configuración: Si desmarcas esta opción, los administradores no podrán cambiar estos parámetros de configuración de uso compartido para las unidades compartidas individuales. En la mayoría de los casos, es recomendable permitir que los administradores de unidades compartidas cambien la configuración para que no se les impida colaborar con usuarios externos o con otros equipos.
    • Permitir que los usuarios ajenos a tu organización accedan a los archivos de las unidades compartidas: Si desmarcas esta opción, los usuarios externos no podrán acceder, incluso si permites que los usuarios compartan archivos fuera de tu organización. Este parámetro de configuración también impide que los administradores de unidades compartidas agreguen usuarios externos como miembros. Si los usuarios no tienen permitido compartir ningún elemento de Drive fuera de tu organización, este parámetro de configuración no tendrá efecto, ya que no puede anular el parámetro de configuración de uso compartido.
    • Permitir que se agreguen a archivos los usuarios que no sean miembros de una unidad compartida: Si se desmarca esta opción, los miembros de la unidad compartida no podrán otorgar acceso de lectura, comentario o edición a los archivos de las unidades compartidas a los usuarios que no sean miembros, ni compartir estos archivos con un vínculo.
    • Permitir que los administradores de contenido compartan carpetas: Si se desmarca, solo los administradores podrán compartir carpetas.
    • Permitir que los lectores y comentaristas descarguen, impriman y copien archivos: Si se desmarca esta opción, los miembros de la unidad compartida que tengan acceso de lector o comentarista no podrán descargar, copiar ni imprimir archivos en las unidades compartidas.
      Nota: Los archivos y las carpetas de las unidades compartidas conservan este parámetro de configuración cuando se quitan de ellas. En el caso de las carpetas, el parámetro de configuración no se puede revertir después de que el archivo esté en Mi unidad.
  7. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información