התכונה הזו תומכת במהדורות הבאות: Business Starter, Business Standard ו-Business Plus, Enterprise Standard ו-Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard ו-Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, G Suite Business. השוואה בין המהדורות
אדמינים יכולים לאפשר לכל המשתמשים בארגון או לחלק מהם ליצור תיקיות אחסון שיתופי. לדוגמה, אם אתם עסק, יכול להיות שתרצו לאפשר לכולם ליצור תיקיות אחסון שיתופי כדי לתמוך בשיתוף פעולה בין צוותים ולמנוע אובדן נתונים כשעובד עוזב. עם זאת, אם אתם מוסד חינוכי, יכול להיות שתאפשרו רק לאנשי הוראה ליצור אחסון שיתופי, ולא לתלמידים.
שלב 1: בודקים איך ההגדרות משפיעות על המשתמשים
- גם אם לא מאפשרים למשתמשים מסוימים ליצור תיקיות באחסון השיתופי, אנשים בתוך החברה או בית הספר ומחוצה להם עדיין יכולים להוסיף את המשתמשים האלה לתיקיות שלהם באחסון השיתופי.
- כשמשתמש יוצר תיקייה חדשה באחסון השיתופי, הגדרות השיתוף מועתקות מהגדרת ברירת המחדל של היחידה הארגונית שלו, גם אם אתם מציינים יחידה ארגונית אחרת כברירת מחדל. עם זאת, אפשר לשנות את ההגדרות של האחסון השיתופי בהמשך.
- אם משנים את הגדרות ברירת המחדל של תיקיות באחסון השיתופי, השינוי חל רק על תיקיות חדשות באחסון השיתופי. ההגדרות הנוכחיות של תיקיות האחסון השיתופי הקיימות לא ישתנו. אפשר לעדכן את ההגדרות של תיקיות אחסון שיתופי קיימות במסוף Google Admin. מידע נוסף
שלב 2: קביעת ההרשאות ליצירת תיקיות אחסון שיתופי
לפני שמתחילים:: אם צריך, קוראים את המאמר החלה של הגדרה על מחלקה או על קבוצה.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות Google Workspace Drive ו-Docs.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.
- לוחצים על הגדרות שיתוף יצירת תיקיות אחסון שיתופי.
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).
הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
- מוצאים את התיבה המשתמשים בselected-organizational-unit לא יכולים ליצור אחסון שיתופי חדש ובוחרים אפשרות:
- כדי לאפשר למשתמשים ליצור תיקיות אחסון שיתופי, מבטלים את הסימון של התיבה.
- כדי למנוע ממשתמשים ליצור תיקיות אחסון שיתופי, מסמנים את התיבה.
- (אופציונלי) אם אתם מאפשרים למשתמשים ליצור תיקיות אחסון שיתופי, אתם יכולים לבחור את היחידה הארגונית שבה ייווצרו תיקיות האחסון השיתופי כברירת מחדל. אפשר להעביר תיקיות אחסון שיתופי ליחידות ארגוניות אחרות בהמשך. האפשרות הזו יכולה לעזור לכם לנטר ולנהל את האחסון בארגון.
- (אופציונלי, לא נתמך ב-Business Starter)
מגדירים את הגדרות השיתוף שיהיו ברירת המחדל לתיקיות חדשות באחסון השיתופי, ובוחרים אם בעלי הרשאות ניהול לאחסון השיתופי יוכלו לשנות את ההגדרות האלה. אפשרויות:
- חברים עם גישת מנהל יכולים לגשת להגדרות הבאות ולשנות אותן – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, מנהלים לא יכולים לשנות את הגדרות השיתוף האלה עבור תיקיות ספציפיות באחסון השיתופי. ברוב המקרים, כדאי לאפשר למנהלי אחסון שיתופי לשנות את ההגדרות כדי שלא תימנע מהם האפשרות לשתף פעולה עם משתמשים חיצוניים או עם צוותים אחרים.
- משתמשים מחוץ לארגון יכולים לגשת לקבצים בתיקיות אחסון שיתופי – אם התיבה הזו לא מסומנת, משתמשים חיצוניים לא יכולים לגשת לקבצים, גם אם אפשרתם למשתמשים לשתף קבצים מחוץ לארגון. ההגדרה הזו גם חוסמת את האפשרות של מנהלים של אחסון שיתופי להוסיף משתמשים חיצוניים כחברים. אם למשתמשים אין הרשאה לשתף פריטים ב-Drive עם גורמים מחוץ לארגון, ההגדרה הזו לא משפיעה כי היא לא יכולה לבטל את הגדרת השיתוף.
- אפשר להוסיף לקבצים אנשים שאינם חברים באחסון השיתופי – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, חברים באחסון השיתופי לא יכולים לתת לאנשים שאינם חברים באחסון השיתופי גישת צפייה, תגובה או עריכה לקבצים באחסון השיתופי, או לשתף את הקבצים האלה באמצעות קישור.
- מנהלי תוכן יכולים לשתף תיקיות – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, רק מנהלים יכולים לשתף תיקיות.
- בעלי הרשאת צפייה ותגובה יכולים להוריד, להדפיס ולהעתיק קבצים – אם תיבת הסימון הזו לא מסומנת, חברים באחסון השיתופי שיש להם הרשאת צפייה או הרשאת תגובה לא יכולים להוריד, להעתיק או להדפיס קבצים באחסון השיתופי.
הערה: קבצים ותיקיות באחסון שיתופי שומרים על ההגדרה הזו גם כשמעבירים אותם מחוץ לאחסון השיתופי. במקרה של תיקיות, אי אפשר לבטל את ההגדרה אחרי שהקובץ נמצא בתיקיית 'האחסון שלי'.
-
לוחצים על שמירה. או, כדי לשנות את ההגדרה ליחידה ארגונית מסוימת, לוחצים על שינוי מברירת מחדל.
אם רוצים בהמשך לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות לקבוצה).