แดชบอร์ดกิจกรรมไม่ได้มีไว้เพื่อการตรวจสอบหรือวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย หากต้องการตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้ ให้ใช้บันทึกการตรวจสอบของไดรฟ์
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณควบคุมได้ว่าจะให้ผู้ใช้เห็นกิจกรรมไฟล์ของกันและกันบนแดชบอร์ดกิจกรรมหรือไม่ กิจกรรมไฟล์จะประกอบด้วยชื่อผู้ใช้ที่ดูไฟล์ Google เอกสาร, ชีต และสไลด์ และเวลาที่เข้าดู
ผู้แก้ไขไฟล์ใช้ข้อมูลนี้เพื่อช่วยตัดสินใจเรื่องต่างๆ ในการติดตามผลกับผู้ทำงานร่วมกันได้ ในการดูแดชบอร์ดกิจกรรมของไฟล์ ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์แก้ไขไฟล์และต้องอยู่ในโดเมนเดียวกับเจ้าของไฟล์ โดยผู้ใช้จะดูหน้าแดชบอร์ดกิจกรรมของไฟล์ที่อยู่นอกโดเมนไม่ได้
สิ่งที่ผู้ใช้กำหนดได้
ผู้ใช้สามารถควบคุมได้ว่าจะให้ข้อมูลการดูไฟล์ของตนแสดงในแดชบอร์ดกิจกรรมหรือไม่
เช่น หากผู้ดูแลระบบเปิดประวัติการดูของผู้ใช้ ผู้ใช้รายนั้นจะยังคงเลือกการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวเพื่อซ่อนการดูไฟล์ของตนเองจากแดชบอร์ดได้ แต่ถ้าปิดประวัติการดูของผู้ใช้ในแดชบอร์ดกิจกรรมไว้ ผู้ใช้จะเปิดเองไม่ได้ การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของแดชบอร์ดกิจกรรมจะควบคุมเฉพาะระดับการเข้าถึงกิจกรรมการดูภายในหน้าแดชบอร์ดกิจกรรมเท่านั้น
ตรวจสอบการตั้งค่าการดูไฟล์ขององค์กร
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
ไดรฟ์และเอกสารการดำเนินการนี้จำเป็นต้องใช้สิทธิ์ของผู้ดูแลระบบไดรฟ์และเอกสาร
- หากต้องการใช้การตั้งค่ากับทุกคน ให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือเลือกหน่วยขององค์กรย่อยหรือกลุ่มการกำหนดค่า
รุ่นที่รองรับสำหรับขั้นตอนที่ไม่บังคับนี้ได้แก่ Business Standard และ Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard และ Education Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
- คลิกการตั้งค่าหน้าแดชบอร์ดกิจกรรม
- เลือกตัวเลือกข้างประวัติการดูของผู้ใช้ ผู้ใช้ยังคงเลือกซ่อนการดูไฟล์ได้ ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใดก็ตาม
หมายเหตุ: การดำเนินการนี้จะไม่ส่งผลต่อบันทึกการดูที่อยู่นอกแดชบอร์ดกิจกรรม- เปิด (แนะนำ): แดชบอร์ดกิจกรรมจะแสดงข้อมูลการดูไฟล์ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์แก้ไขไฟล์ซึ่งเป็นของผู้ใช้โดเมนเดียวกันจะดูข้อมูลนี้ได้ ข้อมูลการดูของผู้ใช้อาจปรากฏในแดชบอร์ดกิจกรรมของไฟล์ที่องค์กรอื่นเป็นเจ้าของด้วย
- เปิด - เฉพาะภายใน<โดเมนของคุณ>: ข้อมูลการดูของผู้ใช้แต่ละคนจะแสดงในแดชบอร์ดกิจกรรมเฉพาะเมื่อโดเมนเป็นเจ้าของไฟล์นั้น และจะแสดงต่อผู้ใช้ภายในโดเมนเท่านั้น ผู้ใช้ในโดเมนอื่นจะไม่เห็นกิจกรรมของผู้ใช้ในองค์กรของคุณในไฟล์ที่โดเมนนั้นเป็นเจ้าของ
- ปิด: การดูไฟล์ขององค์กรจะไม่ปรากฏในแดชบอร์ดกิจกรรมของไฟล์ใดๆ ผู้ใช้ของคุณอาจดูได้ว่าผู้ใช้ภายนอกดูไฟล์ของตนหรือไม่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าแดชบอร์ดกิจกรรมของผู้ใช้ภายนอกเหล่านั้น
- สำหรับ Google Workspace บางรุ่น คุณอาจเห็นการตั้งค่าเพิ่มเติมเพื่อควบคุมว่าผู้ใช้จะดูข้อมูลแดชบอร์ดกิจกรรมสำหรับไฟล์ที่ตนเองเป็นผู้แก้ไขได้หรือไม่ ข้างสิทธิ์เข้าถึงประวัติการดู ให้เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้
- เปิด: อนุญาตให้ผู้ใช้ในโดเมนดูส่วน "ผู้ชม" และ "เทรนด์ของผู้ชม" ในแดชบอร์ดกิจกรรมได้ แนะนำให้เลือกเปิด หากคุณเปิดประวัติการดูของผู้ใช้ไว้ด้วย
- ปิด: ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ในโดเมนเห็นส่วน "ผู้ชม" และ "เทรนด์ของผู้ชม" ในแดชบอร์ดกิจกรรม แนะนำให้เลือกปิด หากคุณปิดประวัติการดูของผู้ใช้ไว้ด้วย