Goedkeuringen beheren

Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus en G Suite Business. Versies vergelijken

Gebruikers kunnen in Google Drive documenten sturen via een formeel goedkeuringsproces. Goedkeurders kunnen deze documenten goedkeuren, afwijzen of er feedback op geven, allemaal rechtstreeks vanuit Drive, Documenten en andere Google Workspace-bewerkingstools. Je kunt dit proces gebruiken om goedkeuring te krijgen voor een contract of een nieuwe werknemer, voor wijzigingen in een document voordat het wordt gepubliceerd en in andere situaties waarin formele goedkeuring is vereist.

Hoe het werkt

Als een gebruiker een document ter goedkeuring verstuurt, krijgen goedkeurders een e-mail of Drive-meldingen over het verzoek. Als de gebruiker een deadline instelt, krijgen goedkeurders e-mailherinneringen dat hun goedkeuring is vereist of dat de deadline inmiddels voorbij is. Gebruikers bepalen of bewerkers de content kunnen bewerken, reacties kunnen plaatsen of suggesties kunnen doen in het document door het document wel of niet te vergrendelen. Documenten worden standaard niet vergrendeld.

Goedkeurders volgen een link naar het document en kunnen het vervolgens beoordelen, er reacties in plaatsen en het uiteindelijk afwijzen of goedkeuren. Als een gebruiker aan meerdere mensen goedkeuring vraagt, wordt het document goedgekeurd als alle betrokkenen hun goedkeuring hebben gegeven. Als een gebruiker iets bewerkt, moeten alle goedkeurders de nieuwste versie van het bestand opnieuw goedkeuren. Het bestand wordt afgewezen als één goedkeurder het afwijst.

Als alle goedkeurders het document hebben goedgekeurd, wordt het bestand vergrendeld. Vergrendelde bestanden kunnen pas worden bewerkt nadat ze zijn ontgrendeld. Als u het bestand ontgrendelt, wordt het huidige goedkeuringsverzoek niet geannuleerd.

Zie Goedkeuring krijgen voor bestanden in Google Drive voor meer informatie.

Goedkeuringen beheren

Als beheerder kun je bepalen wat de rol van gebruikers en bestanden is in het goedkeuringsproces.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Drive en Documenten.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Drive en Documenten vereist.

  2. Klik op Goedkeuringen.
  3. (Optioneel) Als u wilt dat de instelling alleen geldt voor bepaalde gebruikers, selecteert u een organisatie-eenheid (vaak gebruikt voor afdelingen) of een configuratiegroep (geavanceerd).

    Groepsinstellingen overschrijven instellingen voor organisatie-eenheden. Meer informatie

  4. Als u wilt dat gebruikers buiten de organisatie documenten kunnen goedkeuren waarvan de organisatie de eigenaar is, klikt u onder Goedkeuringsverzoeken toestaan voor bestanden waarvan uw organisatie de eigenaar is op Aan.
  5. Als u wilt dat gebruikers goedkeuring kunnen vragen voor bestanden van buiten de organisatie, klikt u onder Gebruikers in uw organisatie toestaan goedkeuring te vragen voor bestanden op Aan.
  6. Klik op Opslaan. U kunt ook op Overschrijven klikken voor een organisatie-eenheid.

    Als u de overgenomen waarde later wilt herstellen, klikt u op Overnemen (of Niet ingesteld voor een groep).