Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Comparar tu edición
Los usuarios pueden enviar documentos en Google Drive mediante un proceso formal de aprobación. Los revisores pueden aprobar el documento, rechazarlo o dejar comentarios en los ellos directamente en Drive, Documentos y otros editores de Google Workspace. Puedes usar este proceso para obtener la aprobación de un contrato o una nueva contratación, aprobar cambios en un documento antes de su publicación y otras situaciones de aprobación formal.
Cómo funciona
Cuando un usuario envíe un documento para su aprobación, los responsables de aprobación recibirán notificaciones por correo electrónico o en Drive sobre la solicitud. Si el usuario establece una fecha límite, los revisores recibirán recordatorios por correo electrónico en los que se indicará que se necesita su aprobación o que ya venció. Cuando seleccionan o no la opción de bloquear el documento, los usuarios deciden si los editores podrán editar el contenido, dejar comentarios o hacer sugerencias. Los documentos están desbloqueados de forma predeterminada.
Los responsables de aprobación deberán seguir un vínculo al documento donde podrán revisarlo, dejar comentarios, rechazarlo o aprobarlo. Si un usuario solicita aprobaciones de varias personas, el documento quedará aprobado una vez que todos los revisores aprueben el archivo. Si se realiza un cambio, todos los revisores deberán volver a aprobar la última versión del archivo. Si un revisor rechaza el archivo, no se aprobará.
Cuando todos los revisores aprueben el documento, el archivo se bloqueará. Los archivos bloqueados no se pueden editar hasta que se desbloqueen. Desbloquear el archivo no cancela la solicitud de aprobación actual.
Para obtener más información, consulta Cómo recibir aprobaciones en archivos de Google Drive.
Controla aprobaciones
Como administrador, puedes controlar el modo en que los usuarios participan en el proceso de aprobación y cómo se gestionan los archivos implicados.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps
Google Workspace
Drive y Documentos.Es necesario contar con el privilegio de administrador de Drive y Documentos.
- Haz clic en Aprobaciones.
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(Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado).
La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información
- Para permitir que los usuarios ajenos a la organización aprueben documentos que pertenezcan a la organización, en Permitir las solicitudes de aprobación en los archivos de tu organización, haz clic en Activado.
- Para permitir que los usuarios soliciten aprobaciones de archivos de fuera de la organización, en Permitir que los usuarios de tu organización soliciten aprobaciones de archivos, haz clic en Activado.
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Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.
Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).