Genehmigungen verwalten

Versionen mit dieser Funktion: Business Standard und Business Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Versionen vergleichen

Nutzer können Dokumente in Google Drive durch ein formelles Genehmigungsverfahren laufen lassen. Bei der Überprüfung lassen sich alle Dokumente dann direkt in Google Drive, Google Docs und anderen Google Workspace-Editoren genehmigen oder ablehnen. Außerdem können Genehmiger Feedback zu Dokumenten geben. Sie können dieses Verfahren verwenden, um einen Vertrag oder eine Neueinstellung genehmigen zu lassen, Änderungen an einem Dokument vor der Veröffentlichung zu genehmigen oder andere formale Genehmigungen zu erhalten.

Funktionsweise

Wenn ein Nutzer ein Dokument zur Genehmigung sendet, erhalten die Genehmiger eine E-Mail- oder Google Drive-Benachrichtigung über die Anfrage. Wenn der Nutzer ein Fälligkeitsdatum festlegt, werden die Genehmiger per E-Mail daran erinnert, dass die Zustimmung erforderlich oder überfällig ist. Die Nutzer entscheiden, ob die Bearbeiter den Inhalt bearbeiten, Kommentare hinterlassen oder Vorschläge machen können. Hierzu sperren oder entsperren sie das Dokument. Dokumente sind standardmäßig entsperrt.

Genehmiger bekommen einen Link zum Dokument, das sie ansehen, kommentieren und dann ablehnen oder genehmigen können. Wenn ein Nutzer Genehmigungen von mehreren Personen anfordert, gilt das Dokument erst als genehmigt, nachdem alle Prüfer die Datei genehmigt haben. Wenn eine Änderung vorgenommen wird, müssen alle Prüfer die aktuelle Version der Datei noch einmal genehmigen. Die Datei wird abgelehnt, sobald einer der Prüfer die Datei ablehnt.

Wenn alle Prüfer das Dokument genehmigt haben, wird die Datei gesperrt. Gesperrte Dateien können erst wieder bearbeitet werden, nachdem sie entsperrt wurden. Durch das Entsperren der Datei wird die aktuelle Genehmigungsanfrage nicht abgebrochen.

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Genehmigungen für Dateien in Google Drive erhalten.

Genehmigungen verwalten

Als Administrator können Sie steuern, wie Nutzer und Dateien im Genehmigungsprozess teilnehmen bzw. behandelt werden.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü  und dann Apps und dann Google Workspace und dann Drive und Docs.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung für Google Drive und Google Docs erforderlich.

  2. Klicken Sie auf Genehmigungen.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzerinnen und Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus.

    Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Weitere Informationen

  4. Wenn Nutzer außerhalb der Organisation Dokumente genehmigen sollen, die der Organisation gehören, klicken Sie unter Genehmigungsanfragen für Dateien meiner Organisation erlauben auf Ein.
  5. Wenn Nutzer Genehmigungen für Dateien von außerhalb der Organisation anfordern dürfen, klicken Sie unter Nutzern in Ihrer Organisation erlauben, Genehmigungen für Dateien anzufordern auf Ein.
  6. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen (oder bei einer Gruppe auf Nicht festgelegt).