התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Standard ו-Business Plus, Enterprise Standard ו-Enterprise Plus, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus, G Suite Business. השוואה בין המהדורות
משתמשים יכולים לשלוח מסמכים ב-Google Drive באמצעות תהליך אישור רשמי. בודקים יכולים לאשר, לדחות או למסור משובים על המסמכים, ישירות ב-Drive, ב-Docs ובעורכים אחרים של Google Workspace. תוכלו להשתמש בתהליך הזה כדי לקבל אישור על חוזה או על עובדים חדשים, לאשר שינויים במסמך לפני פרסום, ובמצבים אחרים שדורשים אישור רשמי.
איך זה עובד
כשמשתמשים שולחים מסמך לאישור, הגורמים המאשרים מקבלים הודעה על הבקשה באימייל או ב-Drive. אם המשתמש מגדיר תאריך יעד, הבודקים מקבלים תזכורות באימייל שהאישור שלהם נדרש או שהמועד האחרון חלף. המשתמשים מחליטים אם בעלי הרשאת עריכה יוכלו לערוך את התוכן, להוסיף תגובות או להציע הצעות במסמך, על ידי בחירה אם לנעול את המסמך או לא. כברירת מחדל, המסמכים לא נעולים.
הגורמים המאשרים נכנסים דרך קישור למסמך. הם יכולים לבדוק את המסמך, להגיב עליו ולדחות או לאשר אותו. אם משתמשים מבקשים אישורים ממספר אנשים, המסמך יאושר רק אחרי שכל הבודקים יאשרו את הקובץ. אם מתבצעת עריכה, כל הבודקים צריכים לאשר מחדש את הגרסה האחרונה של הקובץ. הקובץ לא יאושר אם אחד הבודקים ידחה אותו.
כאשר כל הבודקים יאשרו את המסמך, הקובץ יינעל. אי אפשר לערוך קבצים נעולים עד שמבטלים את הנעילה שלהם. ביטול הנעילה של הקובץ לא מבטל את בקשת האישור הנוכחית.
פרטים נוספים זמינים במאמר קבלת אישורים לתוכן של קבצים ב-Google Drive.
בקרה על אישורים
כמנהלי מערכת, תוכלו לקבוע את האופן שבו המשתמשים והקבצים יעברו את תהליך קבלת האישור.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Drive ו-Docs.כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.
- לוחצים על אישורים.
-
(אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).
הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף
- כדי לאפשר למשתמשים מחוץ לארגון לאשר מסמכים שבבעלות הארגון, בקטע הפעלת בקשות לאישורים בקבצים שבבעלות הארגון, לוחצים על מופעל.
- כדי לאפשר למשתמשים לבקש אישורים בקבצים מחוץ לארגון, בקטע מותר למשתמשים בארגון שלך לבקש אישורים בקבצים, לוחצים על מופעל.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.
אם בהמשך רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות לקבוצה).