Эта функция доступна в версиях Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus и G Suite Business. Сравнение версий
Пользователи могут отправлять файлы на Google Диске на формальную процедуру одобрения. Проверяющий может одобрить или отклонить документ, а также оставить комментарий к файлу прямо на Диске, в Документах и других редакторах Google Workspace. Вы можете использовать этот процесс, чтобы получить одобрение контракта или нового сотрудника, утвердить изменения в документе перед публикацией или в других официальных ситуациях.
Принцип работы
Когда пользователь отправляет документ на одобрение, проверяющие получают соответствующее уведомление по почте или на Диске. Если для этой работы установлен срок выполнения, ответственные лица получат по почте напоминание о необходимости обработать запрос на одобрение документа или о том, что он просрочен. Документ может быть заблокирован – в таком случае пользователи с правом редактирования не смогут изменять содержимое, оставлять комментарии и предлагать изменения. По умолчанию документы не заблокированы.
Ответственные за одобрение могут открыть файл по ссылке, проверить его, добавить комментарии, а затем отклонить или одобрить документ. Если указать нескольких ответственных за одобрение, документ будет одобрен, когда все они одобрят его. После внесения изменений все проверяющие должны заново одобрить последнюю версию файла. Файл отклоняется, если его отклоняет хотя бы один из проверяющих.
После одобрения всеми проверяющими файл блокируется. Заблокированные файлы нельзя редактировать до тех пор, пока они не будут разблокированы. Снятие блокировки с файла не приводит к отмене актуального запроса на одобрение.
Подробнее о том, как получать одобрения для файлов на Google Диске…
Как настроить одобрение
Если вы являетесь администратором, то можете контролировать процедуру одобрения документов.
-
В консоли администратора Google нажмите на значок меню
Приложения
Google Workspace
Диск и Документы.У вас должно быть право администратора для настройки Диска и Документов.
- Нажмите Одобрения.
-
Если вы хотите применить параметр только к части пользователей, сбоку выберите организационное подразделение (часто используется для отделов) или группу конфигурации (более сложный вариант).
Настройки группы переопределяют значения для организационных подразделений. Подробнее…
- Чтобы разрешить пользователям не из организации одобрять документы, принадлежащие организации, в разделе Разрешить запросы на одобрение для файлов, владельцем которых является ваша организация нажмите Включить.
- Чтобы разрешить пользователям запрашивать одобрения для файлов извне организации, в разделе Разрешить пользователям организации запрашивать одобрения для файлов нажмите Включить.
-
Нажмите Сохранить. Вы также можете нажать Переопределить для организационного подразделения.
Чтобы восстановить унаследованное значение, нажмите Наследовать (или Сбросить настройки для группы).