התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, G Suite Business. השוואה בין המהדורות
אדמינים יכולים לשלוט במדיניות הארגון לגבי קבצים ב-Google Drive, כולל קבצים בתיקיות אחסון שיתופי. כברירת מחדל, המדיניות שמגדירים ביחידה הארגונית ברמה העליונה חלה על כל תיקיות האחסון השיתופי. עם זאת, אתם יכולים להקצות תיקיות אחסון שיתופי ליחידות צאצא ארגוניות כדי שהמדיניות שלהן תחול במקום זאת. אפשר גם להגדיר את היחידה הארגונית שבה ייווצרו תיקיות האחסון השיתופי כברירת מחדל.
למה כדאי להקצות תיקיות באחסון השיתופי ליחידות ארגוניות?
הקצאת תיקיות אחסון שיתופי ליחידות ארגוניות מאפשרת שליטה פרטנית יותר בשיתוף נתונים, באבטחה ובאחסון. לדוגמה:
- אם הגדרות השיתוף ב-Drive לא מאפשרות שיתוף עם משתמשים חיצוניים או העברת תוכן למיקומים חיצוניים ב-Drive ביחידה הארגונית העליונה, אבל כן מאפשרות את הפעולות האלה ביחידות ארגוניות צאצא שמשתפות פעולה עם אנשים חיצוניים. כשמקצים תיקיות אחסון שיתופי ליחידות הארגוניות הצאצא, הצוותים האלה יכולים להשתמש בתיקיות אחסון שיתופי בצורה יעילה, והמדיניות הכללית יכולה להישאר מגבילה יותר.
- אם רוצים שכללי ההגנה על נתונים שהוגדרו ליחידה ארגונית יחולו על תיקיות אחסון שיתופי מסוימות. מקצים את תיקיות האחסון השיתופי ליחידה הארגונית כדי שכללי ההגנה על הנתונים יחולו עליהן.
- אם הגדרתם כללי מדיניות לגבי אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים ליחידות ארגוניות ואתם רוצים שכללי המדיניות האלה יחולו על נתונים בתיקיות אחסון שיתופי שהמשתמשים משתמשים בהן. משייכים את תיקיות האחסון השיתופי ליחידות הארגוניות האלה. כך הנתונים בתיקיות האחסון השיתופי האלה יפעלו בהתאם למדיניות שלכם לגבי אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים.
- אם רוצים להגדיר מגבלות אחסון שונות בתיקיות אחסון שיתופי לפי יחידה ארגונית. משייכים תיקיות אחסון שיתופי ליחידות ארגוניות ואז מגדירים מגבלות אחסון לכל אחת מהן.
הקצאת אחסון שיתופי ליחידה ארגונית
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Drive ו-Docs.כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.
- לוחצים על ניהול של תיקיות אחסון שיתופי.
- מאתרים תיקיית אחסון שיתופי אחת או יותר שרוצים להעביר.
- כדי למיין לפי נפח האחסון בשימוש, לוחצים על כותרת העמודה נפח אחסון בשימוש.
- כדי לסנן את הרשימה, לוחצים על הוספת מסנן. אפשר לסנן לפי שם האחסון השיתופי, סטטוס, תאריך יצירה, ללא חברים וללא בעלי הרשאות ניהול.
- כדי למצוא תיקיות אחסון שיתופי לפי יחידה ארגונית, בצד ימין לוחצים על יחידות ארגוניות נבחרות. בוחרים את תיקיות האחסון השיתופי של היחידות הארגוניות שרוצים לראות.
- כדי להעביר אחסון שיתופי יחיד, מציבים את העכבר מעל השורה ולוחצים על אפשרויות נוספות שינוי יחידה ארגונית. כדי להעביר כמה תיקיות אחסון שיתופי בבת אחת, מסמנים את התיבה לצד כל תיקיית אחסון שיתופי, ואז בחלק העליון לוחצים על שינוי יחידה ארגונית.
- בוחרים את היחידה הארגונית שאליה רוצים להעביר את האחסון השיתופי ולוחצים על המשך.
- לוחצים על העברה לכאן.
הגדרת היחידה הארגונית של ברירת המחדל לתיקיות אחסון שיתופי חדשות
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Drive ו-Docs.כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.
- לוחצים על הגדרות שיתוף.
- (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
- לוחצים על יצירת אחסון שיתופי.
- בקטע יחידה ארגונית לתיקיות אחסון שיתופי חדשות, בוחרים את היחידה הארגונית שאליה ישויכו תיקיות אחסון שיתופי חדשות.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.
אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.