התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits, G Suite Business. השוואה בין המהדורות
אדמינים יכולים לקבוע את כללי המדיניות של הארגון לגבי קבצים ב-Google Drive, כולל קבצים בתיקיות אחסון שיתופי. כברירת מחדל, כללי המדיניות שאתם מגדירים ביחידה הארגונית ברמה העליונה חלים על כל תיקיות האחסון השיתופי. עם זאת, אתם יכולים להקצות תיקיות אחסון שיתופי ליחידות ארגוניות צאצא כדי להחיל את כללי המדיניות שלהן במקום זאת. אתם יכולים גם להגדיר את היחידה הארגונית שבה ייווצרו תיקיות האחסון השיתופי כברירת מחדל.
למה כדאי להקצות תיקיות אחסון שיתופי ליחידות ארגוניות?
הקצאת תיקיות אחסון שיתופי ליחידות ארגוניות מאפשרת לכם שליטה פרטנית יותר על שיתוף הנתונים, האבטחה והאחסון. לדוגמה:
- אם הגדרות השיתוף ב-Drive לא מאפשרות שיתוף עם משתמשים חיצוניים או העברת תוכן למיקומים חיצוניים ב-Drive ביחידה הארגונית ברמה העליונה, אבל מאפשרות את הפעולות האלה ביחידות צאצא ארגוניות שמשתפות פעולה עם אנשים חיצוניים. כשמקצים תיקיות אחסון שיתופי ליחידות הארגוניות המשניות האלה, הצוותים האלה יכולים להשתמש בתיקיות האחסון השיתופי בצורה יעילה, והמדיניות הכוללת יכולה להישאר מגבילה יותר.
- אם אתם רוצים שכללי הגנה על נתונים שהוגדרו ליחידה ארגונית יחולו על אחסון שיתופי מסוים. מקצים את תיקיות האחסון השיתופי ליחידה הארגונית הזו כדי שיחולו עליהן אותם כללים להגנה על נתונים.
- אם הגדרתם כללי מדיניות לגבי אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים ביחידות ארגוניות, ואתם רוצים שהכללים האלה יחולו על נתונים בתיקיות האחסון השיתופי שבהן הם משתמשים. מקצים את תיקיות האחסון השיתופי ליחידות הארגוניות האלה. כך הנתונים בתיקיות האחסון השיתופי האלה יאוחסנו בהתאם למדיניות שלכם לגבי אזורים גיאוגרפיים לאחסון נתונים.
- אם אתם רוצים להגדיר מגבלות אחסון שונות בתיקיות אחסון שיתופי לפי יחידה ארגונית. מקצים תיקיות אחסון שיתופי ליחידות ארגוניות, ואז מגדירים מגבלות אחסון לכל אחת מהן.
הקצאת אחסון שיתופי ליחידה ארגונית
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Drive ו-Docs.כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ו-Docs.
- לוחצים על ניהול של תיקיות אחסון שיתופי.
- מוצאים את תיקיות האחסון השיתופי שרוצים להעביר.
- כדי למיין לפי נפח האחסון שבשימוש, לוחצים על כותרת העמודה נפח אחסון בשימוש.
- כדי לסנן את הרשימה, לוחצים על הוספת מסנן. אפשר לסנן לפי שם האחסון השיתופי, סטטוס, תאריך יצירה, ללא חברים וללא מנהלים.
- כדי למצוא תיקיות אחסון שיתופי לפי יחידה ארגונית, בצד ימין לוחצים על יחידות ארגוניות נבחרות. בוחרים את תיקיות האחסון השיתופי של היחידות הארגוניות שרוצים לראות.
- כדי להעביר אחסון שיתופי אחד, מציבים את הסמן מעל השורה ולוחצים על עוד שינוי יחידה ארגונית. כדי להעביר כמה תיקיות אחסון שיתופי בבת אחת, מסמנים את התיבה לצד כל תיקיית אחסון שיתופי, ואז לוחצים על שינוי יחידה ארגונית בחלק העליון.
- בוחרים את היחידה הארגונית שאליה רוצים להעביר את תיקיות האחסון השיתופי ולוחצים על המשך.
- לוחצים על העברה לכאן.
הגדרת היחידה הארגונית שמוגדרת כברירת מחדל לתיקיות אחסון שיתופי חדשות
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Drive ו-Docs.כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ו-Docs.
- לוחצים על הגדרות שיתוף.
- (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
- לוחצים על יצירת אחסון שיתופי.
- בקטע יחידה ארגונית לתיקיות אחסון שיתופי חדשות, בוחרים לאיזו יחידה ארגונית להקצות תיקיות אחסון שיתופי חדשות.
-
לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.
אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.