Как управлять внешним доступом к данным организации

Эта статья предназначена для администраторов. О предоставлении доступа к личным файлам и настройке разрешений для них читайте в статье Как предоставить доступ к файлам на Google Диске.

Поддерживается для всех версий Google Workspace, Cloud Identity и G Suite

Как администратор, вы можете разрешить или запретить сотрудникам предоставлять внешним пользователям доступ к файлам и папкам, хранящимся в таких продуктах Google, как Документы, Таблицы, Презентации, Мои карты и Сайты, а также на общих дисках. Кроме того, вы можете включить индикатор, который будет показывать, что общий диск или файлы на Диске принадлежат внешнему пользователю или что ими поделились с таким пользователем.

Примечания

Содержание

Примечание. Чтобы управлять предоставлением доступа внешним пользователям, у которых нет аккаунта Google, разрешите или запретите доступ для посетителей.

Примеры настроек доступа

Как настроить доступ для группы или организационного подразделения

Иногда бывает нужно сделать так, чтобы делиться контентом с пользователями за пределами организации могли только сотрудники из определенных групп или организационных подразделений. Для этого можно использовать настройки доступа к Диску или правила доверия.

Чтобы использовать настройки доступа к Диску:

  1. Если вы ещё этого не сделали, поместите аккаунты пользователей в организационные подразделения или группы конфигурации.
  2. Запретите внешний доступ для организационного подразделения верхнего уровня, выполнив инструкции в следующем разделе.
  3. Слева нажмите на группу или организационное подразделение, для которого вы хотите разрешить внешний доступ.

    Важно! Настройки, заданные для группы, переопределяют настройки для организационного подразделения. Если пользователь входит в несколько групп, к нему будут применяться настройки группы с наивысшим приоритетом.

  4. Разрешите внешний доступ.

Чтобы использовать правила доверия, следуйте инструкциям в статье Как создавать правила доверия для доступа к Диску и управлять ими.

Как делиться контентом с внешними пользователями, у которых нет аккаунта Google

Вы можете разрешить сотрудникам предоставлять доступ к файлам и папкам внешним пользователям, у которых нет аккаунта Google. Доступ для посетителей может быть включен как для всех, так и только для доверенных доменов. Инструкции можно найти в статье Как разрешить делиться файлами с пользователями, у которых нет аккаунта Google, с помощью доступа для посетителей.

Как разрешить внешний доступ только к контенту в определенных папках

Эта функция доступна в версиях Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits и G Suite Business. Сравнение версий

Настройки доступа в консоли администратора применяются к пользователям в определенных организационных подразделениях или группах. Настроек для отдельных папок в разделах "Мой диск" пользователей нет.

Чтобы разрешить предоставлять внешний доступ только к определенным файлам, можно использовать общие диски. В таком случае общий диск будет выступать в качестве папки.

  1. Создайте организационное подразделение без участников.
  2. Запретите внешний доступ для организационного подразделения верхнего уровня, выполнив инструкции в следующем разделе.
  3. Разрешите внешний доступ для нового организационного подразделения, переопределив параметр для организационного подразделения верхнего уровня.
  4. Чтобы разрешить предоставлять доступ пользователям за пределами организации, у которых нет аккаунтов Google, включите доступ для посетителей в новом организационном подразделении.
  5. Создайте общий диск для файлов и папок, к которым будет предоставлен внешний доступ.
  6. Определите, кому разрешено предоставлять внешний доступ к файлам, и добавьте этих пользователей в качестве участников общего диска с ролью Соавтор, Менеджер контента или Менеджер. Если пользователей много, добавьте их в составе группы.

    Примечания

  7. Назначьте общий диск новому организационному подразделению.
  8. Переместите контент на общий диск.
  9. Если вы хотите получать уведомления о добавлении на общий диск контента и предоставлении к нему внешнего доступа, вы можете настроить правило создания отчетов на основе событий журнала Диска.

Как включить или отключить внешний доступ к файлам и папкам на Диске

Предоставление доступа к контенту на Диске пользователям за пределами организации может быть важно для совместной работы, но с ним также возникает риск утечки данных. Если вы разрешите внешний доступ, то сможете ограничить его, например включить предупреждения для пользователей, предоставляющих доступ, или запретить доступ по ссылке.

Если вы отключите внешний доступ, сотрудники не смогут делиться с внешними пользователями следующими объектами:

  • приглашениями для совместного доступа к объектам Документов, Таблиц и Презентаций;
  • ссылками на файлы, хранящиеся на Google Диске;
  • объектами, прикрепленными к электронным письмам (как загруженными напрямую с устройств, так и хранящимися на Диске).

Внешние пользователи также потеряют доступ ко всем объектам, к которым им был предоставлен доступ ранее.

Вы также можете заблокировать те же объекты, доступ к которым предоставляют внешние пользователи сотрудникам вашей организации. Эти ограничения применяются к внешним пользователям в группах. Если файлом поделятся с группой, в которую входят внешние участники, они не смогут просматривать его.

Примечание. Ограничения применяются на уровне пользователя, а не группы. Поэтому, хотя файлы могут быть доступны для внешней группы, внешние пользователи из этой группы, заблокированные вашими настройками доступа, не смогут получить к ним доступ.

Чтобы разрешить или запретить внешний доступ:

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Приложения > Google Workspace > Диск и Документы.

    У вас должно быть право администратора для настройки Диска и Документов.

  2. Нажмите Настройки доступа > Параметры доступа.
  3. Если вы хотите применить параметр только к части пользователей, сбоку выберите организационное подразделение (часто используется для отделов) или группу конфигурации (более сложный вариант).

    Настройки группы переопределяют значения для организационных подразделений. Подробнее…

  4. Чтобы разрешить внешний доступ, нажмите Включить и выберите параметры доступа.
  5. Чтобы запретить внешний доступ, нажмите Отключить. Кроме того, вы можете запретить сотрудникам организации получать доступ к внешнему контенту, в том числе контенту в сторонних системах хранения.
  6. Нажмите Сохранить. Вы также можете нажать Переопределить для организационного подразделения.

    Чтобы восстановить унаследованное значение, нажмите Наследовать (или Сбросить настройки для группы).

Изменения вступят в силу в течение 24 часов. В это время могут действовать как старые, так и новые настройки.

Как разрешить предоставлять внешний доступ только определенным доменам

Вы также можете разрешить предоставлять доступ к файлам только для пользователей из доверенных доменов (доменов из белого списка). Если вы используете белый список, обратите внимание на следующее:

  • В белый список можно добавлять только домены Google Workspace (если не используется доступ для посетителей).
  • Выбрать отдельные домены из белого списка нельзя. Разрешены все доверенные домены.
  • Сотрудники не могут делиться файлами с пользователями личных аккаунтов.
  • Если в вашей организации используются лицензии Cloud Identity и Google Workspace, белый список также применяется к пользователям Cloud Identity.

Подготовка. При необходимости узнайте, как применить параметр к отделу или группе.

Если вы этого ещё не сделали, добавьте домены в белый список.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Приложения > Google Workspace > Диск и Документы.

    У вас должно быть право администратора для настройки Диска и Документов.

  2. Нажмите Настройки доступа > Параметры доступа.
  3. Если вы хотите применить параметр только к части пользователей, сбоку выберите организационное подразделение (часто используется для отделов) или группу конфигурации (более сложный вариант).

    Настройки группы переопределяют значения для организационных подразделений. Подробнее…

  4. Нажмите Белый список доменов и выберите параметры доступа.
  5. Нажмите Сохранить. Вы также можете нажать Переопределить для организационного подразделения.

    Чтобы восстановить унаследованное значение, нажмите Наследовать (или Сбросить настройки для группы).

  6. (Только в Формах) В разделе Настройки доступа нажмите Ответы, полученные через форму. Выберите, разрешается ли пользователям в домене отвечать на формы, созданные вне организации, или делиться формами с внешними пользователями для получения ответов.

    Примечание. Если эти параметры отключены, к респондентам применяются настройки доступа Google Диска.

  7. Нажмите Сохранить. Вы также можете нажать Переопределить для организационного подразделения.

    Чтобы восстановить унаследованное значение, нажмите Наследовать (или Сбросить настройки для группы).

Изменения вступят в силу в течение 24 часов. В это время могут действовать как старые, так и новые настройки.

Как включить или отключить индикатор внешнего доступа к файлам

По умолчанию, если общий диск или файл на Диске принадлежит внешнему пользователю или им поделились за пределами организации, рядом с объектом появляется индикатор с предупреждением Внешний. Вы можете включить или отключить этот параметр для некоторых или всех пользователей. Если вы отключите этот параметр, то все равно сможете видеть файлы, к которым предоставлен внешний доступ, в разделе События журнала Диска.

Чтобы включить или отключить индикатор:

Подготовка. При необходимости узнайте, как применить параметр к отделу или группе.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Приложения > Google Workspace > Диск и Документы.

    У вас должно быть право администратора для настройки Диска и Документов.

  2. Нажмите Настройки доступа > Параметры доступа.
  3. Если вы хотите применить параметр только к части пользователей, сбоку выберите организационное подразделение (часто используется для отделов) или группу конфигурации (более сложный вариант).

    Настройки группы переопределяют значения для организационных подразделений. Подробнее…

  4. Нажмите Добавление отметок для внешних файлов > установите или снимите флажок Добавление отметок для внешних файлов, чтобы включить или отключить индикатор.
  5. Нажмите Сохранить. Вы также можете нажать Переопределить для организационного подразделения.

    Чтобы восстановить унаследованное значение, нажмите Наследовать (или Сбросить настройки для группы).

Изменения вступят в силу в течение 24 часов. В это время могут действовать как старые, так и новые настройки.

Принцип работы индикатора

Если индикатор предупреждения включен, он отображается для файлов на Диске, которые принадлежат внешним пользователям или к которым предоставлен доступ кому-либо за пределами вашей организации, за исключением следующих случаев:

  • Индикатор отображается, если файл предоставлен группе Google, которая принадлежит вашей организации и в которой разрешены внешние пользователи, даже если таких пользователей в ней нет.
  • Индикатор всегда отображается, если доступ к файлу есть у какого-либо сервисного аккаунта независимо от того, принадлежит ли этот аккаунт вашей организации.
  • Индикатор всегда отображается, если доступ к файлу есть у автоматически созданной группы Google Класса

Как контролировать возможность перемещать контент на общий диск другой организации

Вы можете разрешить или запретить перемещение контента с общих дисков, если в этой операции задействован внешний источник или место назначения. Пример:

  • Вы можете запретить перемещение контента с общего диска организации на общий диск с внешним владельцем или в раздел "Мой диск" внешнего пользователя.
  • Вы можете запретить перемещение контента из раздела "Мой диск" пользователя в организации на общий диск с внешним владельцем.

Подробнее о том, как указать, кто может переносить контент на внешние общие диски…

Как управлять настройками доступа к Диску с помощью правил доверия

Эта функция доступна в версиях Frontline Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus и Enterprise Essentials Plus. Сравнение версий

Вместо настроек доступа к Диску для внешних пользователей можно применять правила доверия. С их помощью можно управлять предоставлением доступа как для внутренних, так и для внешних пользователей. Эти правила позволяют администраторам лучше контролировать совместную работу пользователей. Подробнее о том, как создавать правила доверия для доступа к Диску и управлять ими…

Что делать с аккаунтами пользователей, у которых больше нет Диска?

Если в аккаунте пользователя больше нет Google Диска и Документов, например после удаления лицензии Google Workspace, он может делиться принадлежащими ему файлами только внутри организации, даже если примененные к ним настройки доступа разрешают внешний доступ.

Чтобы разрешить внешний доступ к файлам пользователя, можно назначить его аккаунту лицензию для добавленных в архив аккаунтов.