Как управлять общими дисками (инструкции для администраторов)

Эта функция доступна в версиях Frontline Plus, Business Starter (если не указано иное), Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Nonprofits и G Suite Business. Сравнение версий

Если вы менеджер общего диска, ознакомьтесь со статьей Как создать общий диск.

Как администратор, вы можете изменить состав пользователей и их уровень доступа для любого общего диска в организации, а также изменить настройки доступа для отдельного общего диска и настройки доступа по умолчанию для всех новых общих дисков. Например, чтобы запретить отдельному сотруднику доступ к общему диску, вы можете удалить его из числа пользователей общего диска или изменить уровень доступа.

Примечание. Если вы перейдете с версии Business Starter на Frontline Plus, то не сможете управлять общими дисками. Чтобы и дальше управлять общими дисками пользователей без подписки Frontline, перейдите на Business Standard или более функциональную версию.

Содержание

Как добавить или удалить участников общего диска

Вам может потребоваться добавить пользователей общего диска с помощью консоли администратора, особенно если у него нет пользователей или менеджеров. Кроме того, вы можете удалить пользователей общего диска, у которых не должно быть доступа к его содержимому.

Чтобы управлять участниками на странице "Управление общими дисками", у аккаунта администратора должна быть лицензия, включающая приложение "Диск и Документы", которое также должно быть включено.

Примечание. Вы можете назначить для общего диска до 100 групп и до 600 пользователей (в составе групп и по отдельности). У общего диска может быть не больше 50 000 пользователей с учетом участников групп и отдельных пользователей.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Приложения > Google Workspace > Диск и Документы.

    У вас должно быть право администратора для настройки Диска и Документов.

  2. Нажмите Управление общими дисками.
  3. Наведите указатель на нужный общий диск и нажмите Управление участниками. Если в списке много общих дисков, его можно отфильтровать по названию или другим атрибутам общего диска.
    1. Чтобы найти общие диски без пользователей, нажмите Добавить фильтр > Нет участников.
    2. Чтобы найти общие диски без менеджеров, нажмите Добавить фильтр > Нет администраторов.
  4. Чтобы добавить пользователя или группу:
    1. Введите адрес электронной почты.
    2. Выберите уровень доступа.
    3. Укажите, нужно ли уведомить пользователей. Если да, можно ввести сообщение.
    4. Если вы решили уведомить пользователей, нажмите Отправить, в противном случае выберите Поделиться.

  5. Чтобы удалить пользователя или группу:

    1. Рядом с именем пользователя или названием группы нажмите на уровень доступа.

    2. Нажмите кнопку Запретить доступ.

      Примечание. Когда вы исключаете участника из общего диска, этот пользователь также теряет доступ к файлам и папкам на общем диске, которыми с ним поделились напрямую.

  6. Нажмите Сохранить.

Как изменить уровень доступа пользователя общего диска

Как администратор, вы можете изменить уровень доступа для пользователя общего диска, даже если не являетесь менеджером этого диска. Например, чтобы лишить пользователя прав менеджера общего диска, вы можете снизить для него уровень доступа.

Чтобы управлять участниками на странице "Управление общими дисками", у аккаунта администратора должна быть лицензия, включающая приложение "Диск и Документы", которое также должно быть включено.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Приложения > Google Workspace > Диск и Документы.

    У вас должно быть право администратора для настройки Диска и Документов.

  2. Нажмите Управление общими дисками.
  3. Наведите указатель на общий диск с участником, уровень доступа которого нужно изменить, и нажмите Управление участниками. Список общих дисков можно отфильтровать по названию или другим атрибутам.
  4. В строке пользователя, настройки которого вы хотите изменить, нажмите на текущий уровень доступа, а затем выберите новый уровень доступа.
  5. Нажмите Готово.

Как установить настройки доступа по умолчанию для общих дисков

Не поддерживается в версии Business Starter. Все настройки доступа к общему диску разрешают доступ.

Администратор может установить настройки доступа по умолчанию для общих дисков в зависимости от организационного подразделения, к которому они относятся. Кроме того, вы можете запретить пользователям с правами менеджера менять эти настройки. Например, если вы хотите запретить сотрудникам в организационном подразделении делиться контентом с пользователями за пределами организации, заблокируйте внешний доступ и запретите менеджерам менять этот параметр.

Важно! Настройки доступа по умолчанию применяются только к новым общим дискам. Если нужно изменить настройки доступа для созданных ранее общих дисков, ознакомьтесь со следующим разделом.

Примечание. Настройки доступа для общих дисков не запрещают отправлять запрос на заполнение формы Google каким-либо пользователям.

Подготовка. Если вам нужно подготовить отдел или группу для этого параметра, ознакомьтесь со статьей Как добавить организационное подразделение.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Приложения > Google Workspace > Диск и Документы.

    У вас должно быть право администратора для настройки Диска и Документов.

  2. Нажмите Настройки доступа > Создание общих дисков.
  3. Чтобы применить параметр к отделу или команде, сбоку выберите организационное подразделение (необязательно).
  4. Установите настройки общего доступа по умолчанию для новых общих дисков и укажите, разрешено ли менеджерам общего диска переопределять эти настройки. Доступные параметры:
    • Разрешить пользователям с правами менеджера переопределять указанные ниже настройки. Если параметр отключен, менеджеры не могут менять эти настройки доступа для отдельных общих дисков. В большинстве случаев рекомендуем разрешить менеджерам общих дисков менять настройки, чтобы предоставить им возможность работать совместно с внешними пользователями или другими командами.
    • Разрешить пользователям не из домена ваша организация доступ к файлам на общих дисках. Если параметр отключен, пользователи не смогут получить доступ, даже если вы разрешите сотрудникам предоставлять доступ к файлам внешним пользователям. Если этот параметр включен, менеджеры общих дисков не смогут добавлять внешних пользователей в качестве участников. Если сотрудникам запрещено делиться элементами на Диске с внешними пользователями, этот параметр ни на что не влияет, потому что он не может переопределить настройки доступа.
    • Разрешить делиться файлами с людьми, которые не являются пользователями общих дисков. Если параметр отключен, участники общих дисков не смогут предоставлять тем, кто не является участником, права просматривать, комментировать или редактировать файлы на общих дисках, а также делиться этими файлами с помощью ссылки.
    • Разрешить менеджерам контента предоставлять доступ к папкам. Если параметр отключен, только менеджеры могут предоставлять доступ к папкам.
    • Разрешить читателям и комментаторам скачивать, распечатывать и копировать файлы. Если этот параметр отключен, участники общих дисков с правами на просмотр или комментирование не смогут скачивать, копировать и печатать файлы на общих дисках.
      Примечание. Эта настройка продолжает действовать для файлов и папок, даже когда они переносятся за пределы общего диска. Для папок эту настройку нельзя отменить после того, как файл перемещен в раздел "Мой диск".
  5. Нажмите Сохранить. Вы также можете нажать Переопределить для организационного подразделения.

    Чтобы вернуться к наследуемому значению, нажмите Наследовать.

Изменения вступают в силу в течение 24 часов (обычно быстрее). Подробнее…

Как изменить настройки доступа для общего диска

Не поддерживается в версии Business Starter. Можно только разрешить предоставлять доступ.

Чтобы изменить настройки доступа на странице "Управление общими дисками", у аккаунта администратора должна быть лицензия, включающая приложение "Диск и Документы", которое должно быть включено.

Подготовка

Чтобы изменить настройки доступа для общего диска:

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Приложения > Google Workspace > Диск и Документы.

    У вас должно быть право администратора для настройки Диска и Документов.

  2. Нажмите Управление общими дисками.
  3. Наведите указатель на нужный общий диск и нажмите Настройки. Список общих дисков можно отфильтровать по названию или другим атрибутам.
  4. Измените настройки доступа. Все изменения автоматически сохраняются во время работы.
  5. Чтобы запретить менеджерам общих дисков переопределять ваши настройки, снимите первый флажок.
  6. Нажмите Готово.
Изменения вступают в силу в течение 24 часов (обычно быстрее). Подробнее…

Как указать, кто может переносить контент на внешние общие диски

Вы можете разрешить или запретить пользователям следующее:
  • Перемещение контента с общего диска организации на:
    • общий диск другой организации;
    • Раздел "Мой диск" в другой организации.
  • Перемещение контента из папки "Мой диск" сотрудника вашей организации на общий диск другой организации.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Приложения > Google Workspace > Диск и Документы.

    У вас должно быть право администратора для настройки Диска и Документов.

  2. Нажмите Настройки доступа > Параметры доступа.
  3. Выберите организационное подразделение или группу.
  4. В разделе Распространение контента за пределами вашей организации выберите один из вариантов:
    • Все
      • Пользователи с правами менеджера общего диска могут перемещать хранящиеся на нем файлы за пределы организации. Подробнее…
      • Пользователи из выбранного организационного подразделения или группы могут перенести данные из раздела "Мой диск" на общий диск другой организации, например компании, группы или учебного заведения. Подробнее…
    • Только пользователи домена ваша организация
      • Пользователи с правами менеджера общего диска могут перемещать хранящиеся на нем файлы за пределы организации.
      • Пользователи из выбранного организационного подразделения или группы могут перенести данные из раздела "Мой диск" на общий диск другой организации.
    • Никто
      • Никто не может перемещать хранящиеся на общем диске файлы за пределы организации.
      • Ни один пользователь из выбранного организационного подразделения или группы не может переносить данные из раздела "Мой диск" на общий диск другой организации.
      • Ни один пользователь из выбранного организационного подразделения или группы не может создавать файлы на общем диске другой организации.
  5. Нажмите Сохранить.

Важно! Если вы выбрали дочернее организационное подразделение или группу, эта настройка управляет только перемещением данных из раздела "Мой диск" на общий диск в другой организации (например, в другой компании или учебном заведении). Если настройки организационного подразделения верхнего уровня разрешают пользователю открывать доступ к файлам за пределами своей организации, но на уровне дочернего организационного подразделения это запрещено, он не сможет открыть доступ внешним пользователям.

Изменения вступят в силу в течение 24 часов. В это время могут действовать как старые, так и новые настройки.

Как посмотреть действия пользователей на общих дисках

Чтобы узнать, когда были изменены файлы, настройки и состав пользователей общих дисков и кто внес изменения, можно использовать журнал аудита Диска.

Как посмотреть отключенные общие диски и подать по ним апелляцию

Если на общем диске будет обнаружен контент, который нарушает Условия использования, этот общий диск может быть отключен. Контент не будет удален, но пользователи не смогут получить к нему доступ, пока общий диск не будет снова включен по результатам рассмотрения вашей апелляции.

Если вы считаете, что общий диск был отключен по ошибке, вы можете отправить запрос на проверку. Период ожидания апелляции длится 29 дней, Если вы не подадите апелляцию, отключенный общий диск будет автоматически удален.

  1. В консоли администратора Google нажмите на значок меню > Приложения > Google Workspace > Диск и Документы.

    У вас должно быть право администратора для настройки Диска и Документов.

  2. Нажмите Управление общими дисками.
  3. Нажмите Добавить фильтр > Статус > Отключено и нажмите Применить.
  4. Наведите указатель на отключенный общий диск, для которого нужно подать апелляцию, и нажмите Ещё > Запросить проверку.

Ваша апелляция будет рассмотрена, и в случае положительного решения диск будет восстановлен.