העברת התוכן של הארגון לאחסון שיתופי

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Starter,‏ Business Standard,‏ Business Plus,‏ Enterprise Standard,‏ Enterprise Plus,‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard,‏ Education Plus,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials,‏ Enterprise Essentials Plus,‏ Nonprofits,‏ G Suite Business. השוואה בין המהדורות

כאדמינים, אתם יכולים להעביר תיקיות לאחסון שיתופי, בתנאי שיש לכם גישת צפייה בתיקייה ואתם מנהלים של האחסון השיתופי. אתם יכולים גם לקבוע מי יכול להעביר קבצים מ"האחסון שלי" לתיקיות באחסון השיתופי ב-Google Drive, ולהקצות תפקיד אדמין מוגבל למשתמשים שצריכים אותו.

העברת תיקיות לאחסון שיתופי כאדמין

משתמשים שיש להם הרשאת ניהול באחסון שיתופי יכולים להעביר תיקייה מ"האחסון שלי" לאחסון השיתופי. עם זאת, יש מגבלות על הקבצים שהם יכולים להעביר, ולכן לפעמים עדיף שהאדמין יעביר את התיקייה.

בשלבים הבאים מוסבר איך להוסיף את עצמכם כמנהלים של האחסון השיתופי, לקבל גישה לתיקייה שרוצים להעביר ואז להעביר את התיקייה.

הערה: הגישה לקבצים עשויה להשתנות כשמעבירים תיקייה:

  • כל החברים באחסון השיתופי יכולים לראות את התוכן של התיקייה, כולל קבצים נסתרים שהיו מוסתרים בעבר. (קבצים מוסתרים מופיעים בתיקיית "האחסון שלי" כשמשתפים תיקייה עם מישהו אבל מסירים את הגישה לקובץ ספציפי בתיקייה הזו). חלק מהמשתמשים לא יכולים לראות תיקיות אם הגישה אליהן מוגבלת.
  • משתמשים שתיקייה שותפה איתם ישירות לפני ההעברה עדיין יכולים לגשת לתיקייה. משתמשים עם הרשאת עריכה בתיקייה לפני ההעברה מקבלים הרשאת מנהל תוכן אחרי ההעברה.
  • משתמשים שהייתה להם גישה עקיפה לתיקייה ולתוכן שלה דרך גישה לתיקיית הורה, עלולים לאבד את הגישה לתיקייה. הרשאות קבצים עקיפות שהועברו בירושה מהרשאות תיקיית ההורה לא מועתקות.

כדי להעביר תיקייה לאחסון שיתופי:

  1. אם עדיין אין לכם הרשאת ניהול באחסון השיתופי:

    1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Drive ו-Docs.

      כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ו-Docs.

    2. לוחצים על ניהול של תיקיות אחסון שיתופי.
    3. מצביעים על האחסון השיתופי שאליו רוצים להעביר את התיקיות ולוחצים על ניהול חברים. אם יש לכם הרבה תיקיות אחסון שיתופי, אתם יכולים לסנן את הרשימה לפי שם התיקייה או מאפיינים אחרים.
    4. מוסיפים את חשבון האדמין לאחסון השיתופי עם הרשאות מנהל.

  2. אם עדיין אין לכם גישה לתיקיות שאתם רוצים להעביר לאחסון שיתופי, בקשו מהבעלים לתת לחשבון האדמין שלכם הרשאת צפייה או הרשאה גבוהה יותר.

  3. פותחים את drive.google.com באמצעות חשבון האדמין.

  4. בצד ימין, לוחצים על קבצים ששותפו איתי ומחפשים את התיקייה שרוצים להעביר.

  5. בצד ימין, מרחיבים את תיקיות אחסון שיתופי ומחפשים את האחסון השיתופי שאליו רוצים להעביר את התיקייה.

  6. גוררים את התיקייה שרוצים להעביר לאחסון השיתופי.

  7. מאשרים את בקשת האישור כדי להעביר את התיקייה לאחסון השיתופי. יכול להיות שתקבלו התראות על הבעיות הבאות:

    • בתיקייה יש פריטים שלא ניתנים להעברה, כמו פריטים שבבעלות של ארגון אחר. כדי לראות את רשימת הפריטים שלא ניתן להעביר, בתיבת ההתראה לוחצים על הורדה של רשימת הקבצים (CSV). הרשימה כוללת את שם הפריט, הבעלים והסיבה לכך שלא ניתן להעביר אותו. פרטים נוספים זמינים בקטע קבצים ותיקיות שלא ניתן להעביר בדף הזה.
    • אתם מנסים להעביר יותר מ-100,000 פריטים בבת אחת. אם תיקיית ההורה גדולה מדי, אתם יכולים ליצור תיקיית הורה חדשה באחסון השיתופי ואז להעביר תיקיות משנה בנפרד כדי לא לחרוג מהמגבלה.
    • ההעברה תגרום לכך שיהיו יותר מ-500,000 פריטים באחסון השיתופי או יותר מ-20 תיקיות משנה. פרטים נוספים זמינים במאמר מגבלות על אחסון שיתופי.
    • אין לך הרשאה להעביר תוכן לתיקיות אחסון שיתופי שבבעלות ארגונים חיצוניים.

קבצים ותיקיות שלא ניתן להעביר

אם יש קבצים או תיקיות שלא ניתן להעביר בגלל בעיות בהרשאות או בגישה, נוצר קיצור דרך לפריט באחסון השיתופי כדי לשמור על מבנה התיקיות הקיים, והפריט מועבר לתיקיית הבסיס ב"האחסון שלי" של בעלי הקובץ. כדי למנוע ארגון מחדש של מבנה התיקיות או התוכן בגלל פריטים שלא ניתן להעביר, העברת תיקייה נדחית בתרחישים הבאים:

  • אי אפשר להעביר 25 פריטים או יותר
  • ‫10% או יותר מהפריטים לא ניתנים להעברה

כדי לראות רשימה של קבצים שלא ניתן להעביר ואת הסיבה לכך, בהודעה שמופיעה אחרי שמנסים להעביר את הקבצים, לוחצים על הורדה של רשימת קבצים (CSV).

בעלי קבצים או עורכים יכולים להעביר קבצים לתיקיות אחסון שיתופי

ההגדרה הזו קובעת מי יכול להעביר קובץ לאחסון שיתופי – בעלים ובעלי הרשאת עריכה, או רק הבעלים של הקובץ. כשמעבירים קובץ לאחסון שיתופי, הבעלות על הקובץ עוברת מהבעלים לארגון. לכן, האפשרות הזו קובעת מי יכול לשנות את הבעלות על הקובץ.

  • כשהאפשרות המשתמשים יכולים להעביר קבצים לתיקיות אחסון שיתופי מסומנת:

    • הבעלים של קובץ יכולים להעביר אותו לאחסון שיתופי שבו יש להם לפחות הרשאת עריכה, ניהול תוכן או ניהול.
    • בעלי הרשאת עריכה יכולים להעביר קובץ לאחסון שיתופי שבו יש להם הרשאת עריכה, ניהול תוכן או ניהול. עם זאת, אם האחסון השיתופי מוגדר כך שאי אפשר לשתף את הקבצים שבו עם אנשים שאינם חברים, הבעלים של הקובץ חייב להיות חבר באחסון השיתופי.

  • אם האפשרות המשתמשים יכולים להעביר קבצים לתיקיות אחסון שיתופי לא מסומנת, רק הבעלים של הקובץ יכולים להעביר אותו לאחסון שיתופי שבו יש להם גישה ברמת עורכים, מנהלי תוכן או מנהלים.

לפני שמתחילים: אם זה רלוונטי, קראו את המאמר בנושא איך מחילים הגדרה על מחלקה או על קבוצה.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ו-Docs.

  2. לוחצים על הגדרות העברה.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

    הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

  4. מסמנים את התיבה המשתמשים יכולים להעביר קבצים לתיקיות אחסון שיתופי.
  5. לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

    אם רוצים לשחזר אחר כך את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות כשמדובר בקבוצה).

איך מאפשרים למשתמשים להעביר את רוב הקבצים והתיקיות לתיקיות אחסון שיתופי

אם משתמש צריך להעביר קבצים ותיקיות שהוא לא הבעלים שלהם או שאין לו גישת עריכה אליהם, ואתם מוכנים להקצות לו הרשאת אדמין, אתם יכולים להקצות לו תפקיד אדמין מוגבל.

  1. יוצרים תפקיד אדמין עם ההרשאה העברת קבצים או תיקיות לאחסון שיתופי ב-Drive ו-Docs.
  2. מקצים את תפקיד האדמין למשתמש.