העברת התוכן של הארגון לאחסון שיתופי

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Business Starter,‏ Business Standard,‏ Business Plus,‏ Enterprise Standard,‏ Enterprise Plus,‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard,‏ Education Plus,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials,‏ Enterprise Essentials Plus,‏ Nonprofits,‏ G Suite Business. השוואה בין המהדורות

אדמינים יכולים להעביר תיקיות לאחסון שיתופי, בתנאי שיש להם הרשאת צפייה בתיקייה והרשאות ניהול באחסון השיתופי. אתם יכולים גם לקבוע מי יוכל להעביר קבצים מתיקיית 'האחסון שלי' לאחסון השיתופי ב-Google Drive, ולהקצות למשתמשים שזקוקים לכך תפקיד אדמין עם הרשאות מוגבלות.

העברת תיקיות לתיקיות באחסון השיתופי כאדמין

משתמשים עם גישת ניהול לאחסון שיתופי יכולים להעביר תיקייה מ'האחסון שלי' לאחסון השיתופי. עם זאת, יש מגבלות על הקבצים שהם יכולים להעביר, ולכן לפעמים עדיף שהאדמין יעביר את התיקייה.

בשלבים הבאים מוסבר איך להוסיף את עצמכם כמנהלים של האחסון השיתופי, לקבל גישה לתיקייה שרוצים להעביר ואז להעביר את התיקייה.

הערה: יכול להיות שגישת הקבצים תשתנה כשמעבירים תיקייה:

  • כל החברים באחסון השיתופי יכולים לראות את התוכן של התיקייה, כולל קבצים שהוסתרו בעבר. (קבצים מוסתרים מופיעים בתיקיית 'האחסון שלי' כשמשתפים תיקייה עם מישהו אבל מסירים את הגישה לקובץ ספציפי בתיקייה הזו). חלק מהמשתתפים לא יכולים לראות תיקיות אם הגישה לתיקיות מוגבלת.
  • משתמשים שהייתה להם גישה לתיקייה ששותפה איתם ישירות לפני ההעברה, עדיין יכולים לגשת לתיקייה. למשתמשים עם גישת עריכה לתיקייה לפני ההעברה תהיה גישת ניהול תוכן אחרי ההעברה.
  • יכול להיות שמשתמשים שהייתה להם גישה עקיפה לתיקייה ולתוכן שלה דרך גישה לתיקיית האב יאבדו את הגישה לתיקייה. הרשאות עקיפות לקבצים שעברו בירושה מההרשאות של התיקייה הראשית לא מועתקות.

כדי להעביר תיקייה לאחסון שיתופי:

  1. אם עדיין אין לכם הרשאת ניהול באחסון השיתופי:

    1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

      כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.

    2. לוחצים על ניהול של תיקיות אחסון שיתופי.
    3. מצביעים על תיקיית האחסון השיתופי שאליה רוצים להעביר את התיקיות ולוחצים על ניהול חברים. אם יש לכם הרבה תיקיות באחסון השיתופי, אתם יכולים לסנן את הרשימה לפי שם התיקייה או לפי מאפיינים אחרים.
    4. מוסיפים את חשבון האדמין לתיקיית האחסון השיתופי עם הרשאות ניהול.

  2. אם אין לכם גישה לתיקיות שאתם רוצים להעביר לאחסון השיתופי, אתם צריכים לבקש מהבעלים לתת לחשבון האדמין שלכם הרשאת צפייה או הרשאה גבוהה יותר.

  3. פותחים את drive.google.com באמצעות חשבון האדמין.

  4. בצד ימין, לוחצים על קבצים ששותפו איתי ומאתרים את התיקייה שרוצים להעביר.

  5. בצד ימין, מרחיבים את תיקיות אחסון שיתופי ומאתרים את האחסון השיתופי שאליו רוצים להעביר את התיקייה.

  6. גוררים את התיקייה שרוצים להעביר אל האחסון השיתופי.

  7. כדי להעביר את התיקייה לאחסון השיתופי, צריך לאשר את בקשת האישור. יכול להיות שתקבלו התראות לגבי הבעיות הבאות:

    • בתיקייה יש פריטים שלא ניתן להעביר, כמו פריטים שנמצאים בבעלות של ארגון אחר. כדי לעיין ברשימת הפריטים שלא ניתן להעביר, לוחצים על הורדה של רשימת פריטים (CSV) בתיבת ההודעה. הרשימה כוללת את שם הפריט, הבעלים והסיבה שבגללה אי אפשר להעביר אותו. פרטים נוספים מופיעים בקטע קבצים ותיקיות שלא ניתן להעביר בדף הזה.
    • ניסיתם להעביר יותר מ-100,000 פריטים בבת אחת. אם תיקיית ההורה גדולה מדי, אפשר ליצור תיקיית הורה חדשה באחסון השיתופי ואז להעביר את תיקיות המשנה בנפרד כדי לא לחרוג מהמגבלה.
    • ההעברה תגרום לכך שיהיו יותר מ-500,000 פריטים באחסון השיתופי או יותר מ-20 תיקיות משנה. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא מגבלות על אחסון שיתופי.
    • אין לכם הרשאה להעביר תוכן לתיקיות באחסון שיתופי שבבעלות ארגונים חיצוניים.

קבצים ותיקיות שלא ניתן להעביר

אם יש קבצים או תיקיות שלא ניתן להעביר בגלל הרשאות או בעיות גישה, נוצר קיצור דרך לפריט באחסון השיתופי כדי לשמור על מבנה התיקיות הקיים, והפריט מועבר לתיקיית הבסיס ב'אחסון שלי' של בעל הקובץ. כדי להימנע משינוי משמעותי במבנה התיקיות או בתוכן שלהן בגלל פריטים שלא ניתן להעביר, העברת תיקייה תידחה בתרחישים הבאים:

  • אי אפשר להעביר 25 פריטים או יותר
  • לא ניתן להעביר 10% או יותר מהפריטים

כדי לעיין ברשימה של קבצים שלא ניתן להעביר אותם ולהבין למה אי אפשר להעביר אותם, לוחצים על הורדה של רשימת קבצים (CSV) בהודעה שמופיעה אחרי שמנסים להעביר את הקבצים.

בעלי קבצים או עורכים יכולים להעביר קבצים לתיקיות אחסון שיתופי

ההגדרה הזו קובעת מי יכול להעביר קובץ לאחסון שיתופי: בעלים ובעלי הרשאת עריכה, או רק הבעלים של הקובץ. הבעלות על קובץ משתנה מהבעלים לארגון כשמעבירים קובץ לאחסון שיתופי, ולכן האפשרות הזו קובעת מי יכול לשנות את הבעלות על קובץ.

  • כשהתיבה המשתמשים יכולים להעביר קבצים בין תיקיות אחסון שיתופי מסומנת:

    • הבעלים של קובץ יכול להעביר אותו לאחסון שיתופי שבו יש לו לפחות הרשאת עריכה, ניהול תוכן או ניהול.
    • בעלי הרשאת עריכה יכולים להעביר קובץ לאחסון שיתופי שבו יש להם הרשאת עריכה, ניהול תוכן או ניהול. עם זאת, אם האחסון השיתופי מוגדר כך שאי אפשר לשתף את הקבצים שבו עם אנשים שאינם חברים בו, הבעלים של הקובץ חייב להיות חבר באחסון השיתופי.

  • אם תיבת הסימון המשתמשים יכולים להעביר קבצים לתיקיות אחסון שיתופי לא מסומנת, רק הבעלים של הקובץ יכולים להעביר אותו לתיקיית אחסון שיתופי שיש להם בה גישה ברמה עורכים, מנהלי תוכן או מנהלים.

לפני שמתחילים: אם צריך, קראו איך קובעים הגדרות למחלקות ולקבוצות.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז ‫Drive ו-Docs.

    כדי לעשות את זה, צריך הרשאות אדמין ל-Drive ול-Docs.

  2. לוחצים על הגדרות העברה.
  3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על חלק מהמשתמשים, בצד, בוחרים יחידה ארגונית (בדרך כלל מדובר במחלקה) או הגדרות לקבוצת משתמשים (מתקדם).

    הגדרות של קבוצות מבטלות את ההגדרות של היחידות הארגוניות. מידע נוסף

  4. מסמנים את התיבה המשתמשים יכולים להעביר קבצים לתיקיות אחסון שיתופי.
  5. לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

    אם רוצים בהמשך לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה (או על ביטול הגדרות לקבוצה).

איך מאפשרים למשתמש להעביר את רוב הקבצים והתיקיות לתיקיות אחסון שיתופי

אם משתמש צריך להעביר קבצים ותיקיות שלא נמצאים בבעלות שלו או שאין לו גישת עריכה אליהם, ואתם רוצים להקצות לו הרשאות אדמין מוגבלות, אתם יכולים לעשות זאת.

  1. יוצרים תפקיד אדמין עם ההרשאה Drive ו-Docs העברת קבצים או תיקיות לאחסון שיתופי.
  2. מקצים למשתמש את תפקיד האדמין.