এই নিবন্ধে শেয়ার্ড ড্রাইভে কন্টেন্ট আনা-নেওয়ার পদ্ধতি বর্ণনা করা হয়নি। বিস্তারিত জানতে, “শেয়ার্ড ড্রাইভে কন্টেন্ট আনা” দেখুন।
শেয়ার্ড ফোল্ডার এবং শেয়ার্ড ড্রাইভ দুটি ভিন্ন জিনিস। শেয়ার্ড ফোল্ডার থেকে কোনো আইটেম সরালে, কারা সেটি দেখতে পাবে এবং আইটেমটির ওপর কী ধরনের অনুমতি প্রযোজ্য হবে, তা পরিবর্তিত হতে পারে। শুধু ফোল্ডার শেয়ার করার পরিবর্তে আপনার প্রতিষ্ঠানে শেয়ার্ড ড্রাইভ ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করুন।
দ্রষ্টব্য : যদি আপনি অনেক ফাইল বা সাবফোল্ডারসহ ফোল্ডার স্থানান্তর করেন, তবে সমস্ত আইটেম নতুন অবস্থানে স্থানান্তরিত হতে কিছুটা সময় লাগতে পারে।
শুরু করার আগে
শেয়ার করা ফোল্ডার থেকে My Drive- এ ফাইল বা ফোল্ডার সরাতে :
- আইটেমটি এমনভাবে শেয়ার করুন যাতে সম্পাদনা করার অ্যাক্সেস থাকে।
- সম্পাদকদের ফাইল বা ফোল্ডারের অনুমতি এবং শেয়ার সেটিং পরিবর্তন করার সুবিধাটি সক্ষম করুন। নির্দেশাবলীর জন্য, ড্রাইভ ফাইলগুলিতে শেয়ারিং বিকল্পগুলি সীমাবদ্ধ করুন- এ যান।
ফাইল অনুমতি
একটি শেয়ার্ড ফোল্ডার থেকে কোনো ফাইল বা ফোল্ডারকে 'মাই ড্রাইভ' -এ সরানো একটি স্থানান্তর, অনুলিপি নয়। সরানো বিষয়বস্তু আর শেয়ার্ড ফোল্ডারে থাকে না। ফলে:
- স্থানান্তরিত কন্টেন্টটি শেয়ার্ড ফোল্ডার থেকে যে পারমিশনগুলো পেয়েছিল, সেগুলো মুছে ফেলা হয়। এটি অন্যান্য সুস্পষ্টভাবে সেট করা পারমিশনের পাশাপাশি গন্তব্য ফোল্ডার থেকে নতুন পারমিশনও গ্রহণ করে।
- ব্যবহারকারীরা শেয়ার করা ফোল্ডারে সরানো ফাইল বা ফোল্ডারগুলো আর দেখতে পাবেন না।
উদাহরণ
- একজন ব্যবহারকারী, ব্যবহারকারী A এবং B-এর সাথে একটি ফাইল শেয়ার করেছেন।
ফাইলটির অবস্থান নির্বিশেষে ব্যবহারকারী A এবং B উভয়েরই এতে প্রবেশাধিকার রয়েছে। - একজন ব্যবহারকারী X ফোল্ডারে সংরক্ষিত একটি ফাইল A এবং C ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করেছেন।
ব্যবহারকারী A, B এবং C ফাইলটিতে প্রবেশাধিকার রাখেন। - ব্যবহারকারী D-এর সাথে শেয়ার করা একটি ফাইল Y ফোল্ডারে সরানো হয়েছে।
ব্যবহারকারী A, B এবং D-এর ফাইলটিতে প্রবেশাধিকার আছে, কিন্তু ব্যবহারকারী C আর ফোল্ডার X-এ ফাইলটি দেখতে পাচ্ছেন না এবং ফাইলটিতে তার আর প্রবেশাধিকার নেই।
ফাইল স্থানান্তরের সময় বিজ্ঞপ্তি
যখন কোনো ব্যবহারকারী একটি ফাইল শেয়ার করা ফোল্ডার থেকে 'মাই ড্রাইভ' -এ সরান, তখন স্থানান্তরটি কার্যকর হওয়ার আগে তিনি একটি সতর্কবার্তা দেখতে পান। এই বিজ্ঞপ্তিটি ব্যবহারকারীর ভুলবশত ফাইল সরানোর ফলে অন্য ব্যবহারকারীদের অ্যাক্সেস বন্ধ হয়ে যাওয়ার ঝুঁকি কমাতে সাহায্য করে।
যদি ব্যবহারকারী স্থানান্তরটি সম্পন্ন করেন, তবে তিনি পরিবর্তনটি সম্পর্কে অবহিত করে আরেকটি বার্তা দেখতে পান, যা তাকে এটি পূর্বাবস্থায় ফিরিয়ে আনার সুযোগ দেয়।
ব্যবহারকারীরা 'মাই ড্রাইভ' -এ থাকা ফাইল ও ফোল্ডারের কার্যকলাপ ট্র্যাক করতে পারেন, যার মাধ্যমে যেকোনো পরিবর্তনের ইতিহাস দেখা যায়, এমনকি ফাইল সরানো হলে তার নোটিশও পাওয়া যায়। তাই, আপনি যদি 'মাই ড্রাইভ' থেকে কোনো ফোল্ডার শেয়ার করেন এবং কেউ সেই শেয়ার করা ফোল্ডার থেকে কোনো আইটেম সরিয়ে ফেলে, তাহলে আপনি কার্যকলাপের ইতিহাসে একটি নোটিশ দেখতে পাবেন যে ফাইলটি সরানো হয়েছে। নোটিশটিতে এও বলা থাকে যে, কে এবং কখন ফাইলটি সরিয়েছে।
আপনার প্রতিষ্ঠানের কী করা উচিত?
যদি আপনার প্রতিষ্ঠানে একটি বিস্তৃত শেয়ার্ড ফোল্ডার কাঠামো না থাকে, তবে আপনার হয়তো কিছুই করার প্রয়োজন হবে না। তবে, যেসব প্রতিষ্ঠান ব্যাপকভাবে শেয়ার্ড ফোল্ডার ব্যবহার করে, তাদের ক্ষেত্রে যা হতে পারে:
- আপনার প্রতিষ্ঠানে ফোল্ডার শেয়ার করার পরিবর্তে শেয়ার্ড ড্রাইভ ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করুন — পড়ুন ‘ শেয়ার্ড ড্রাইভ কী?’
- আপনার শেয়ার করা ফোল্ডারগুলোকে শুধুমাত্র দেখার অ্যাক্সেসে সীমাবদ্ধ করুন — যদি কোনো ব্যবহারকারীর একটি ফোল্ডারে শুধুমাত্র দেখার অ্যাক্সেস থাকে, তবে তিনি সেখান থেকে ফাইল সরাতে বা যোগ করতে পারবেন না। শেয়ার করা ফোল্ডার থেকে কেউ যাতে কন্টেন্ট যোগ বা সরাতে না পারে, তা নিশ্চিত করার এটিই সবচেয়ে নিরাপদ উপায়। তবে, শেয়ার করা ফোল্ডারের জন্য যাদের ' সম্পাদনা' করার সেটিং আছে, তাদের শনাক্ত করার জন্য একটি ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া তৈরি করুন। বিকল্পভাবে, আপনি আপনার ব্যবহারকারীদের শেয়ার করা ফোল্ডারে সম্পাদনার অ্যাক্সেস দেওয়ার বিষয়ে সতর্ক থাকতে বলতে পারেন।
- ফাইল সরানোর পরিবর্তে শর্টকাট যোগ করুন — আপনার ব্যবহারকারীদের প্রশিক্ষণ দিন যেন তারা অন্য ফোল্ডার থেকে কোনো ফাইল অ্যাক্সেস করার জন্য যেকোনো জায়গায় শর্টকাট যোগ করতে পারে। তাদেরকে ‘কোনো ফাইল বা ফোল্ডারের জন্য শর্টকাট তৈরি করুন’ এবং ‘গুগল ড্রাইভ শর্টকাটের সাহায্যে ফাইল ও ফোল্ডার খুঁজুন’ বিষয়গুলো দেখতে বলুন।
পরামর্শ : আপনার My Drive রুটে যদি এমন কোনো আইটেম দেখা যায় যা আগে সেখানে ছিল না, তাহলে ‘এমন একটি ফাইল খুঁজুন যা আপনি মুছে ফেলেছেন বলে মনে করেন না ’ পড়ুন।