Artikel ini tidak menjelaskan cara memindahkan konten ke atau dari drive bersama. Untuk mengetahui detailnya, lihat Memindahkan konten ke drive bersama.
Folder bersama berbeda dengan drive bersama. Memindahkan item dari folder bersama dapat mengubah siapa yang dapat melihat item dan izin apa yang berlaku untuk item tersebut. Pertimbangkan untuk menggunakan drive bersama di organisasi Anda, bukan sekadar berbagi folder.
Catatan: Jika Anda memindahkan folder dengan banyak file atau subfolder, mungkin dibutuhkan waktu cukup lama untuk memindahkan semua item ke lokasi baru.
Sebelum memulai
Untuk memindahkan file atau folder dari folder bersama ke Drive Saya:
- Pastikan untuk membagikan item dengan akses Dapat mengedit.
- Aktifkan setelan Editor dapat mengubah izin dan berbagi untuk file atau folder tersebut. Untuk mengetahui petunjuknya, buka Membatasi opsi berbagi di file Drive.
Izin file
Memindahkan file atau folder dari folder bersama ke Drive Saya berarti pemindahan, bukan penyalinan. Konten yang dipindahkan tidak lagi berada di folder bersama. Sebagai hasilnya:
- Semua izin yang diwarisi konten yang dipindahkan dari folder bersama akan dihapus. File tersebut mewarisi izin baru dari folder tujuan, selain izin lain yang ditetapkan secara eksplisit.
- Pengguna tidak lagi melihat file atau folder yang dipindahkan di folder bersama.
Contoh
- Seorang pengguna membagikan file kepada pengguna A dan B.
Pengguna A dan B memiliki akses ke file, di mana pun lokasinya. - Seorang pengguna membagikan file yang disimpan di folder X kepada pengguna A dan C.
Pengguna A, B, dan C memiliki akses ke file. - File yang dibagikan kepada pengguna D dipindahkan ke folder Y.
Pengguna A, B, dan D memiliki akses ke file, tetapi pengguna C tidak lagi melihatnya di folder X dan tidak lagi memiliki akses ke file tersebut.
Notifikasi saat memindahkan file
Saat pengguna memindahkan file dari folder bersama ke Drive Saya, mereka akan melihat peringatan sebelum pemindahan diterapkan. Notifikasi ini membantu mengurangi risiko pengguna memindahkan file dan menghapus akses dari pengguna lain secara tidak sengaja.
Jika pengguna melanjutkan pemindahan, dia akan melihat pesan lain yang memberi tahu dia tentang perubahan tersebut, sehingga dia dapat mengurungkannya.
Pengguna juga dapat melacak aktivitas untuk file dan folder di Drive Saya guna melihat histori perubahan apa pun, termasuk notifikasi saat file dipindahkan. Artinya, jika Anda membagikan folder dari Drive Saya, kemudian seseorang memindahkan item dari folder bersama, Anda dapat melihat notifikasi pemindahan file tersebut di histori aktivitas. Pemberitahuan tersebut juga memberi tahu Anda siapa yang memindahkan file dan kapan.
Apa yang harus dilakukan organisasi Anda?
Jika organisasi Anda tidak memiliki struktur folder bersama yang ekstensif, Anda mungkin tidak perlu melakukan apa pun. Namun, organisasi yang sering menggunakan folder bersama mungkin:
- Pertimbangkan untuk menggunakan drive bersama di organisasi Anda, bukan berbagi folder—Baca Apa itu drive bersama?
- Kunci folder bersama Anda ke akses Dapat melihat saja—Jika pengguna hanya memiliki akses lihat ke folder, mereka tidak dapat menghapus atau menambahkan file ke folder tersebut. Ini adalah cara teraman untuk memastikan seseorang tidak menambahkan atau menghapus konten dari folder bersama. Namun, kembangkan proses bisnis untuk mengidentifikasi orang lain dengan setelan berbagi Dapat mengedit untuk folder bersama. Atau, Anda mungkin perlu memberi tahu pengguna agar berhati-hati dalam memberikan akses edit ke folder bersama.
- Menambahkan pintasan, bukan memindahkan file—Latih pengguna Anda untuk menambahkan pintasan di mana pun mereka ingin mengakses file dari folder lain. Lihat petunjuknya di Membuat pintasan untuk file atau folder dan Menemukan file & folder dengan pintasan Google Drive.
Tips: Jika item yang sebelumnya tidak ada muncul di root Drive Saya, baca Menemukan file yang menurut Anda tidak dihapus.