Przenoszenie treści z folderów udostępnionych na Dysku

Ten artykuł nie dotyczy przenoszenia treści z dysków współdzielonych ani na te dyski. Więcej informacji znajdziesz w artykule Przenoszenie treści na dysk współdzielony.

Foldery udostępnione różnią się od dysków współdzielonych. Przeniesienie elementu z folderu udostępnionego może zmienić ustawienia jego widoczności i dotyczące go uprawnienia. Zamiast korzystać w organizacji z folderów udostępnionych, rozważ używanie dysków współdzielonych.

Uwaga: jeśli przeniesiesz foldery zawierające dużo plików lub podfolderów, to przesłanie wszystkich elementów do nowej lokalizacji może trochę potrwać.

Zanim zaczniesz

Aby przenieść pliki lub foldery z folderu udostępnionego na Mój dysk:

  • Pamiętaj, żeby udostępniać elementy z uprawnieniem Może edytować.
  • Włącz dla pliku lub folderu ustawienie Edytorzy mogą udostępniać pliki i zmieniać uprawnienia do nich. Instrukcje znajdziesz w artykule Ograniczanie opcji udostępniania plików z Dysku.

Uprawnienia do plików

Gdy przenosisz plik lub folder z folderu udostępnionego do Mojego dysku , zostaje on przeniesiony, a nie skopiowany. Przeniesiona treść nie znajduje się już w folderze udostępnionym. W efekcie:

  • Wszystkie uprawnienia odziedziczone przez przenoszoną treść z folderu udostępnionego zostaną usunięte. Treść odziedziczy nowe uprawnienia z folderu docelowego (oprócz innych ustawionych uprawnień).
  • Użytkownicy nie widzą już przeniesionych plików ani folderów w folderze udostępnionym.

Przykład

  1. Użytkownik udostępnił plik użytkownikom A i B.
    Użytkownicy A i B mają dostęp do pliku niezależnie od jego lokalizacji.
  2. Użytkownik udostępnił plik przechowywany w folderze X użytkownikom A i C.
    Użytkownicy A, B i C mają dostęp do pliku.
  3. Plik udostępniony użytkownikowi D został przeniesiony do folderu Y.
    Użytkownicy A, B i D mają dostęp do pliku, ale użytkownik C nie widzi go już w folderze X i nie ma do niego dostępu.

Powiadomienia o przenoszeniu plików

Gdy użytkownik przenosi plik z folderu udostępnionego na Mój dysk, przed dokonaniem przeniesienia zobaczy komunikat. Pomaga to zmniejszyć ryzyko przypadkowego przeniesienia plików przez użytkownika i usunięcia dostępu do plików dla innych osób.

Jeśli użytkownik będzie kontynuował przenoszenie, zobaczy kolejny komunikat powiadamiający o zmianie i umożliwiający cofnięcie operacji.

Użytkownicy mogą też śledzić aktywność związaną z plikami i folderami w Moim dysku – mają możliwość zobaczyć historię wprowadzonych zmian, w tym informacje o przeniesieniu plików. Oznacza to, że jeśli udostępnisz folder z Mojego dysku i ktoś przeniesie plik z folderu udostępnionego, to w historii aktywności znajdziesz informację o usunięciu pliku. W powiadomieniu znajdziesz też informacje o tym, kto i kiedy przeniósł plik.

Co powinna zrobić Twoja organizacja?

Jeśli Twoja organizacja nie korzysta z rozległej struktury folderów udostępnionych, najprawdopodobniej nie musisz podejmować żadnych działań. Organizacje, które intensywnie korzystają z folderów udostępnionych, mogą:

  • Rozważ używanie w organizacji dysków współdzielonych zamiast folderów udostępnionych – zapoznaj się z artykułem Co to są dyski współdzielone?
  • Ograniczyć foldery udostępnione tylko do ustawienia dostępu Może wyświetlać – jeśli użytkownik ma uprawnienia tylko do wyświetlania folderu, nie może dodawać do niego plików ani ich usuwać. Jest to najbezpieczniejszy sposób na to, aby nikt nie dodawał ani nie usuwał treści z folderu udostępnionego. Opracuj też proces biznesowy pozwalający na identyfikowanie osób z ustawieniem udostępniania Może edytować dla folderu udostępnionego. Możesz też poinformować użytkowników, aby ostrożnie przyznawali dostęp do folderów udostępnionych.
  • Dodawać skróty (a nie przenosić pliki) – poinstruuj użytkowników, aby dodawali skróty do plików, jeśli chcą mieć do nich dostęp z innego folderu. Poproś ich o przeczytanie sekcji Tworzenie skrótu do pliku lub folderu artykułu o porządkowaniu plików na Dysku Google, a także artykułu Znajdowanie plików i folderów za pomocą skrótów Dysku Google.

Wskazówka: jeśli w katalogu głównym Mojego dysku pojawił się element, którego w nim wcześniej nie było, zapoznaj się z sekcją Znajdź plik, który Twoim zdaniem nie został usunięty.