Ten artykuł nie opisuje przenoszenia treści na dyski współdzielone ani z nich. Więcej informacji znajdziesz w artykule Przenoszenie treści na dysk współdzielony.
Foldery udostępnione różnią się od dysków współdzielonych. Przeniesienie elementu z folderu udostępnionego może zmienić ustawienia jego widoczności i dotyczące go uprawnienia. Rozważ użycie dysków współdzielonych w organizacji zamiast udostępniania folderów.
Uwaga: jeśli przeniesiesz foldery zawierające dużo plików lub podfolderów, to przesłanie wszystkich elementów do nowej lokalizacji może trochę potrwać.
Zanim zaczniesz
Aby przenieść pliki lub foldery z folderu udostępnionego na Mój dysk:
- Pamiętaj, żeby udostępniać elementy z uprawnieniem Może edytować.
- Włącz dla pliku lub folderu ustawienie Edytorzy mogą udostępniać pliki i zmieniać uprawnienia do nich. Instrukcje znajdziesz w artykule Ograniczanie opcji udostępniania plików z Dysku.
Uprawnienia do plików
Gdy przenosisz plik lub folder z folderu udostępnionego do Mojego dysku, zostaje on przeniesiony, a nie skopiowany. Przeniesione treści nie znajdują się już w folderze udostępnionym. W efekcie:
- Wszystkie uprawnienia, które przeniesione treści odziedziczyły z folderu udostępnionego, zostaną usunięte. Odziedziczy nowe uprawnienia z folderu docelowego, a także inne, wyraźnie ustawione uprawnienia.
- Użytkownicy nie będą już widzieć przeniesionych plików ani folderów w folderze udostępnionym.
Przykład
- Użytkownik udostępnił plik użytkownikom A i B.
Użytkownicy A i B mają dostęp do pliku niezależnie od jego lokalizacji. - Użytkownik udostępnił plik zapisany w folderze X użytkownikom A i C.
Użytkownicy A, B i C mają dostęp do pliku. - Plik udostępniony użytkownikowi D został przeniesiony do folderu Y.
Użytkownicy A, B i D mają dostęp do pliku, ale użytkownik C nie widzi go już w folderze X i nie ma już do niego dostępu.
Powiadomienia o przenoszeniu plików
Gdy użytkownik przenosi plik z folderu udostępnionego na Mój dysk, przed przeniesieniem widzi ostrzeżenie. Pomaga to zmniejszyć ryzyko przypadkowego przeniesienia plików przez użytkownika i usunięcia dostępu do plików dla innych osób.
Jeśli użytkownik zdecyduje się na przeniesienie, zobaczy kolejny komunikat z informacją o zmianie i możliwością jej cofnięcia.
Użytkownicy mogą też śledzić aktywność związaną z plikami i folderami na Moim dysku, aby wyświetlać historię zmian, w tym powiadomienia o przeniesieniu plików. Oznacza to, że jeśli udostępnisz folder z Mojego dysku i ktoś przeniesie plik z folderu udostępnionego, to w historii aktywności znajdziesz informację o usunięciu pliku. Powiadomienie zawiera też informacje o tym, kto i kiedy przeniósł plik.
Co powinna zrobić Twoja organizacja?
Jeśli Twoja organizacja nie ma rozbudowanej struktury folderów udostępnionych, być może nie musisz nic robić. Jednak organizacje, które intensywnie korzystają z folderów udostępnionych, mogą:
- Rozważ użycie dysków współdzielonych w organizacji zamiast udostępniania folderów – przeczytaj artykuł Co to są dyski współdzielone?
- Zablokuj foldery udostępnione, aby były dostępne tylko do wyświetlania – jeśli użytkownik ma tylko uprawnienia do wyświetlania folderu, nie może usuwać z niego plików ani ich do niego dodawać. To najbezpieczniejszy sposób na upewnienie się, że nikt nie doda ani nie usunie treści z folderu udostępnionego. Opracuj też proces biznesowy pozwalający na identyfikowanie osób z ustawieniem udostępniania Może edytować dla folderu udostępnionego. Możesz też poinformować użytkowników, aby ostrożnie przyznawali uprawnienia do edycji do folderów udostępnionych.
- Dodawać skróty (a nie przenosić pliki) – poinstruuj użytkowników, aby dodawali skróty do plików, jeśli chcą mieć do nich dostęp z innego folderu. Poproś ich o przeczytanie sekcji Tworzenie skrótu do pliku lub folderu artykułu o porządkowaniu plików na Dysku Google, a także artykułu Znajdowanie plików i folderów za pomocą skrótów Dysku Google.
Wskazówka: jeśli w katalogu głównym Mojego dysku pojawi się element, którego wcześniej tam nie było, przeczytaj artykuł Znajdź plik, który Twoim zdaniem nie został usunięty.