บทความนี้ไม่ได้อธิบายการย้ายเนื้อหาไปยังหรือจากไดรฟ์ที่แชร์ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์
โฟลเดอร์ที่แชร์จะแตกต่างจากไดรฟ์ที่แชร์ การย้ายรายการจากโฟลเดอร์ที่แชร์อาจเปลี่ยนแปลงบุคคลที่สามารถดูรายการนี้ได้ รวมถึงสิทธิ์ที่มีผลต่อรายการนั้นๆ พิจารณาใช้ไดรฟ์ที่แชร์ในองค์กรแทนการแชร์โฟลเดอร์เพียงอย่างเดียว
หมายเหตุ: หากคุณย้ายโฟลเดอร์ที่มีไฟล์หรือโฟลเดอร์ย่อยจำนวนมาก ระบบอาจใช้เวลาพอสมควรในการย้ายรายการทั้งหมดไปที่ตำแหน่งใหม่
ข้อควรทราบก่อนที่จะเริ่มต้น
หากต้องการย้ายไฟล์หรือโฟลเดอร์จากโฟลเดอร์ที่แชร์ไปยังไดรฟ์ของฉัน ให้ทำดังนี้
- แชร์รายการที่มีสิทธิ์แก้ไขได้
- เปิดใช้การตั้งค่าเอดิเตอร์จะเปลี่ยนสิทธิ์และแชร์ได้สำหรับไฟล์หรือโฟลเดอร์นั้นๆ โปรดดูวิธีการที่หัวข้อจำกัดตัวเลือกการแชร์สำหรับไฟล์ในไดรฟ์
สิทธิ์ในไฟล์
การย้ายไฟล์หรือโฟลเดอร์จากโฟลเดอร์ที่แชร์ไปยังไดรฟ์ของฉันถือเป็นการย้าย ไม่ใช่การคัดลอก เนื้อหาที่ย้ายจะไม่อยู่ในโฟลเดอร์ที่แชร์อีกต่อไป ซึ่งจะส่งผลดังนี้
- ระบบจะนำสิทธิ์ที่เนื้อหาที่ย้ายได้รับมาจากโฟลเดอร์ที่แชร์ออก โดยจะรับสิทธิ์ใหม่จากโฟลเดอร์ปลายทาง นอกเหนือจากสิทธิ์อื่นๆ ที่ตั้งค่าไว้อย่างชัดเจน
- ผู้ใช้จะไม่เห็นไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ย้ายในโฟลเดอร์ที่แชร์อีกต่อไป
ตัวอย่าง
- ผู้ใช้แชร์ไฟล์กับผู้ใช้ ก และ ข
ผู้ใช้ A และ B มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ ไม่ว่าไฟล์จะอยู่ที่ใดก็ตาม - ผู้ใช้แชร์ไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ X กับผู้ใช้ A และ C
ผู้ใช้ ก, ข และ ค มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ - ไฟล์ที่แชร์กับผู้ใช้ D ย้ายไปยังโฟลเดอร์ Y
ผู้ใช้ ก, ข และ ง มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ แต่ผู้ใช้ ค จะไม่เห็นไฟล์ในโฟลเดอร์ X และไม่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์อีกต่อไป
การแจ้งเตือนเมื่อย้ายไฟล์
เมื่อผู้ใช้ย้ายไฟล์จากโฟลเดอร์ที่แชร์ไปยังไดรฟ์ของฉัน ผู้ใช้จะเห็นคำเตือนก่อนที่การย้ายจะมีผล การแจ้งเตือนนี้จะช่วยป้องกันการย้ายไฟล์หรือลบสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้รายอื่นโดยไม่ตั้งใจ
หากผู้ใช้ดำเนินการย้ายต่อ ผู้ใช้จะเห็นข้อความแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงอีกข้อความหนึ่ง ซึ่งจะเปิดโอกาสให้ผู้ใช้ยกเลิกการดำเนินการได้
นอกจากนี้ ผู้ใช้ยังติดตามกิจกรรมสำหรับไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ของฉันเพื่อดูประวัติการเปลี่ยนแปลงได้ด้วย ซึ่งรวมถึงการแจ้งเตือนเมื่อมีการย้ายไฟล์ ดังนั้น หากคุณแชร์โฟลเดอร์จากไดรฟ์ของฉันและมีผู้ใช้รายอื่นย้ายรายการออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์ คุณจะเห็นหมายเหตุในประวัติกิจกรรมว่ามีการนำไฟล์ออก นอกจากนี้ การแจ้งเตือนยังระบุด้วยว่าใครเป็นผู้ย้ายไฟล์และย้ายเมื่อใด
องค์กรของคุณควรดำเนินการอย่างไรบ้าง
หากองค์กรของคุณไม่มีโครงสร้างโฟลเดอร์ที่แชร์ขนาดใหญ่ คุณก็อาจไม่ต้องดำเนินการใดๆ อย่างไรก็ตาม องค์กรที่ใช้โฟลเดอร์ที่แชร์อย่างแพร่หลายอาจดำเนินการต่อไปนี้
- พิจารณาใช้ไดรฟ์ที่แชร์ในองค์กรแทนการแชร์โฟลเดอร์ - อ่านไดรฟ์ที่แชร์คืออะไร
- ล็อกโฟลเดอร์ที่แชร์ให้มีสิทธิ์ดูเท่านั้น - หากผู้ใช้มีสิทธิ์ดูโฟลเดอร์เท่านั้น ผู้ใช้จะนำไฟล์ออกหรือเพิ่มไฟล์ลงในโฟลเดอร์ไม่ได้ ซึ่งเป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการตรวจสอบว่าไม่มีใครเพิ่มหรือนำเนื้อหาออกจากโฟลเดอร์ที่แชร์ อย่างไรก็ตาม ให้พัฒนากระบวนการทำงานเพื่อระบุบุคคลที่มีสิทธิ์แก้ไขได้ในการตั้งค่าการแชร์ของโฟลเดอร์ที่แชร์ หรืออีกวิธีหนึ่ง คุณอาจแจ้งผู้ใช้ให้ระมัดระวังการให้สิทธิ์แก้ไขโฟลเดอร์ที่แชร์
- เพิ่มทางลัดแทนการย้ายไฟล์ ฝึกให้ผู้ใช้ของคุณเพิ่มทางลัดในทุกครั้งที่ต้องการเข้าถึงไฟล์จากโฟลเดอร์อื่น โปรดดูข้อมูลที่หัวข้อสร้างทางลัดสําหรับไฟล์หรือโฟลเดอร์และค้นหาไฟล์และโฟลเดอร์ด้วยทางลัดใน Google ไดรฟ์
เคล็ดลับ: หากรายการปรากฏในรูทไดรฟ์ของฉันซึ่งก่อนหน้านี้ไม่มีอยู่ โปรดอ่านหัวข้อค้นหาไฟล์ที่คิดว่าไม่ได้ลบไปก่อนหน้านี้