Bài viết này không mô tả cách di chuyển nội dung đến hoặc đi từ bộ nhớ dùng chung. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Di chuyển nội dung sang bộ nhớ dùng chung.
Thư mục dùng chung khác với bộ nhớ dùng chung. Việc di chuyển một mục khỏi thư mục dùng chung có thể làm thay đổi những người có thể xem mục đó và những quyền áp dụng cho mục đó. Hãy cân nhắc việc sử dụng bộ nhớ dùng chung trong tổ chức thay vì chỉ chia sẻ thư mục.
Lưu ý: Nếu bạn di chuyển các thư mục có nhiều tệp hoặc thư mục con, thì có thể mất một chút thời gian để di chuyển tất cả các mục đến vị trí mới.
Trước khi bạn bắt đầu
Cách di chuyển tệp hoặc thư mục từ một thư mục dùng chung sang Drive của tôi:
- Nhớ chia sẻ mục đó với quyền có thể chỉnh sửa.
- Bật chế độ cài đặt Người chỉnh sửa có thể thay đổi các quyền và chia sẻ cho tệp hoặc thư mục. Để xem hướng dẫn, hãy chuyển đến phần Hạn chế các chế độ chia sẻ đối với tệp trên Drive.
Quyền đối với tệp
Việc di chuyển một tệp hoặc thư mục từ một thư mục dùng chung vào Drive của tôi là hành động di chuyển chứ không phải sao chép. Nội dung được di chuyển sẽ không còn nằm trong thư mục dùng chung nữa. Kết quả là:
- Mọi quyền mà nội dung được di chuyển kế thừa từ thư mục dùng chung sẽ bị xoá. Tệp này sẽ kế thừa các quyền mới từ thư mục đích, ngoài những quyền khác được đặt một cách rõ ràng.
- Người dùng sẽ không thấy các tệp hoặc thư mục đã di chuyển trong thư mục dùng chung nữa.
Ví dụ
- Một người dùng đã chia sẻ một tệp với người dùng A và B.
Người dùng A và B có quyền truy cập vào tệp, bất kể vị trí của tệp. - Một người dùng đã chia sẻ một tệp được lưu trữ trong thư mục X với người dùng A và C.
Người dùng A, B và C có quyền truy cập vào tệp. - Một tệp được chia sẻ với người dùng D sẽ được chuyển vào thư mục Y.
Người dùng A, B và D có quyền truy cập vào tệp, nhưng người dùng C không còn thấy tệp đó trong thư mục X và không còn có quyền truy cập vào tệp đó nữa.
Thông báo khi di chuyển tệp
Khi di chuyển một tệp từ thư mục dùng chung sang Drive của tôi, người dùng sẽ thấy cảnh báo trước khi thao tác di chuyển có hiệu lực. Thông báo này giúp giảm nguy cơ người dùng vô tình di chuyển tệp và xoá quyền truy cập của người dùng khác.
Nếu tiếp tục di chuyển, người dùng sẽ thấy một thông báo khác cho biết về thay đổi này và cho họ cơ hội huỷ thao tác.
Người dùng cũng có thể theo dõi hoạt động của các tệp và thư mục trong phần Drive của tôi để xem nhật ký mọi thay đổi, kể cả thông báo khi tệp được di chuyển. Vì vậy, nếu bạn chia sẻ một thư mục trong Drive của tôi và người nào đó di chuyển một mục ra khỏi thư mục dùng chung, thì bạn có thể thấy thông báo trong nhật ký hoạt động rằng tệp đó đã bị xoá. Thông báo này cũng cho bạn biết ai đã di chuyển tệp và thời điểm di chuyển.
Tổ chức của bạn nên làm gì?
Nếu tổ chức của bạn không có cấu trúc thư mục dùng chung phức tạp, thì bạn có thể không cần làm gì cả. Tuy nhiên, những tổ chức sử dụng thư mục dùng chung thường xuyên có thể:
- Cân nhắc sử dụng bộ nhớ dùng chung trong tổ chức thay vì chia sẻ thư mục – Đọc bài viết Bộ nhớ dùng chung là gì?
- Hạn chế quyền truy cập vào thư mục chia sẻ ở mức Chỉ có thể xem – Nếu người dùng chỉ có quyền xem đối với một thư mục, thì họ sẽ không thể xoá hoặc thêm tệp vào thư mục đó. Đây là cách an toàn nhất để đảm bảo không ai thêm hoặc xoá nội dung khỏi thư mục dùng chung. Tuy nhiên, hãy phát triển một quy trình kinh doanh để xác định những người có chế độ chia sẻ có thể chỉnh sửa đối với một thư mục dùng chung. Ngoài ra, bạn có thể muốn hướng dẫn người dùng cẩn thận khi cấp quyền chỉnh sửa cho các thư mục dùng chung.
- Thêm lối tắt thay vì di chuyển tệp – Hướng dẫn người dùng thêm lối tắt ở bất cứ nơi nào họ muốn truy cập vào một tệp trong một thư mục khác. Hãy hướng dẫn họ xem bài viết Tạo lối tắt cho tệp hoặc thư mục và Tìm tệp và thư mục bằng lối tắt trên Google Drive.
Mẹo: Nếu một mục xuất hiện trong thư mục gốc của Drive của tôi mà trước đây không có, hãy đọc bài viết Tìm một tệp mà bạn cho rằng mình chưa xoá.