Algemene opties voor het delen van toegang instellen voor uw organisatie

Doelgroepen gebruiken zodat gebruikers op de juiste manier content kunnen delen

Dit artikel is bestemd voor beheerders. Klik hier voor meer informatie over hoe u de toegang tot uw eigen bestanden beheert.

Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, G Suite Business, Nonprofits. Versies vergelijken

Als beheerder kunt u bepalen welke opties voor algemene toegang gebruikers hebben als ze een bestand in Mijn Drive delen. Standaard hebben gebruikers 2 algemene toegangsopties: Beperkt of uw hele organisatie. U kunt andere opties toevoegen door doelgroepen te maken.

Doelgroepen zijn lijsten met groepen en gebruikers, zoals een afdeling of team, die u instelt. Nadat u doelgroepen heeft gemaakt, kunt u kiezen welke de primaire doelgroep is. De primaire doelgroep is de doelgroep die automatisch aan gebruikers wordt voorgesteld. De primaire doelgroep heet in eerste instantie uw organisatie en bevat alle gebruikers in uw organisatie.

Op deze pagina

Voorbeelden van algemene toegang

  • Pas de primaire doelgroep aan: U kunt per groep of organisatie-eenheid instellen welke doelgroep de primaire doelgroep is. Als u bijvoorbeeld een organisatie-eenheid Marketing heeft, kunt u een doelgroep Marketing maken en deze instellen als de primaire doelgroep voor die organisatie-eenheid. Als een gebruiker in de organisatie-eenheid Marketing algemene toegang toestaat, is de eerste optie die deze heeft Marketing.
  • Algemene toegangsopties beperken: Je kunt doelgroepen toevoegen aan en verwijderen uit de algemene opties voor delen van gebruikers. U kunt bijvoorbeeld gebruikers toestaan algemene toegang te geven tot alleen hun afdeling en de optie voor de hele organisatie verwijderen.

Hoe opties voor algemene toegang worden toegepast

  • Gedeelde Drives krijgen de algemene toegangsopties die u instelt voor de organisatie-eenheid waaraan de gedeelde Drive is toegewezen.
  • Als u een doelgroep verwijdert uit de instellingen voor delen, blijven bestanden gedeeld met die doelgroep, ook al is die doelgroep niet meer beschikbaar in de algemene opties voor delen. Als u meer toegang wilt blokkeren, moet u leden uit de doelgroep verwijderen of de doelgroep verwijderen uit de lijst met doelgroepen in de directory.
  • Als uw organisatie Cloud Identity- en Google Workspace-licenties heeft, gelden de opties voor algemene toegang voor Cloud Identity-gebruikers.

Algemene toegangsopties instellen

Voordat u begint: Raadpleeg indien nodig informatie over hoe u de instelling toepast op een afdeling of groep.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Drive en Documenten.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Drive en Documenten vereist.

  2. Klik op Instellingen voor delen > Doelgroepen.
    In de lijst Doelgroepen staan alle doelgroepen die al op de service zijn toegepast, in de volgorde waarin ze worden vermeld in de instellingen voor delen van gebruikers.
  3. (Optioneel) Als u wilt dat de instelling alleen geldt voor bepaalde gebruikers, selecteert u een organisatie-eenheid (vaak gebruikt voor afdelingen) of een configuratiegroep (geavanceerd).

    Groepsinstellingen overschrijven instellingen voor organisatie-eenheden. Meer informatie

  4. Klik op Doelgroep toevoegen.
  5. Vink het selectievakje aan naast de doelgroep die u wilt toevoegen. Als de enige doelgroep de organisatie-eenheid op het hoogste niveau is, klikt u op Doelgroep maken. Ga naar Over doelgroepen voor meer informatie over hoe u doelgroepen instelt.
  6. Klik op Opslaan.
  7. Plaats de muisaanwijzer op de doelgroep die u wilt instellen als primaire doelgroep en wijzig deze naar positie 1 door het nummer te slepen of te wijzigen.
  8. (Optioneel) Zet de andere doelgroepen in de gewenste volgorde. Als u een doelgroep wilt verwijderen, klikt u op Item verwijderen .
  9. Klik op Opslaan. U kunt ook op Overschrijven klikken voor een organisatie-eenheid.

    Als u de overgenomen waarde later wilt herstellen, klikt u op Overnemen (of Niet ingesteld voor een groep).

Het kan 24 uur duren voordat de wijzigingen zijn doorgevoerd. Gedurende deze tijd kunnen zowel oude als nieuwe instellingen om beurten worden afgedwongen.

De standaard algemene toegang instellen voor nieuwe items

Algemene toegang is standaard ingesteld op Beperkt. Dit is de aanbevolen instelling voor de meeste gebruikers, zodat ze een bestand alleen kunnen delen als ze er klaar voor zijn en persoonlijke bestanden privé kunnen houden.

Voordat u begint: Raadpleeg indien nodig informatie over hoe u de instelling toepast op een afdeling of groep.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apps en dan Google Workspace en dan Drive en Documenten.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Drive en Documenten vereist.

  2. Klik op Instellingen voor delen > Standaard voor algemene toegang.
  3. (Optioneel) Als u wilt dat de instelling alleen geldt voor bepaalde gebruikers, selecteert u een organisatie-eenheid (vaak gebruikt voor afdelingen) of een configuratiegroep (geavanceerd).

    Groepsinstellingen overschrijven instellingen voor organisatie-eenheden. Meer informatie

  4. Kies een optie:
    1. Privé voor de eigenaar: Alleen de eigenaar van het bestand heeft toegang tot nieuwe bestanden.
    2. Iedereen in uw organisatie heeft toegang tot het item met de link (voor organisaties zonder doelgroepen): Bestanden met deze instelling worden niet opgenomen in de zoekresultaten, tenzij er links naar deze bestanden staan in andere bestanden die doorzoekbaar zijn.
    3. Iedereen in uw organisatie kan het item zoeken en vinden (voor organisaties zonder doelgroepen): Bestanden met deze instelling worden pas weergegeven in de Drive van een gebruiker nadat deze het bestand heeft geopend of het bestand met de gebruiker is gedeeld.
    4. De primaire doelgroep heeft toegang tot het item als die de link heeft (voor organisaties met doelgroepen): Bestanden met deze instelling worden niet opgenomen in de zoekresultaten, tenzij er links naar deze bestanden staan in andere bestanden die doorzoekbaar zijn.
    5. De primaire doelgroep kan het item zoeken en vinden (voor organisaties met doelgroepen): Bestanden met deze instelling worden pas weergegeven in de Drive van een gebruiker nadat deze het bestand heeft geopend of het bestand met de gebruiker is gedeeld.
  5. Klik op Opslaan. U kunt ook op Overschrijven klikken voor een organisatie-eenheid.

    Als u de overgenomen waarde later wilt herstellen, klikt u op Overnemen (of Niet ingesteld voor een groep).

Het kan 24 uur duren voordat de wijzigingen zijn doorgevoerd. Gedurende deze tijd kunnen zowel oude als nieuwe instellingen om beurten worden afgedwongen.